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Panorama y perspectivas del Registro Civil en Colombia

La Registraduría Nacional del Estado Civil viene trabajando de manera conjunta y coordinada con todas las entidades involucradas en el tema de registro civil. Este documento es la puerta de entrada y requisito indispensable para que las personas puedan acceder a los beneficios que ofrece el Estado.

Para tal fin, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha diseñado y emprendido estrategias tendientes a optimizar los recursos disponibles, así como reducir los indicadores de subregistro, y minimización de la problemática actual.


| Derecho Universal

Sin embargo, y aunque no parezca creíble, este derecho aparentemente tan cotidiano y simple de tener un nombre, aún no está plenamente establecido en nuestros países, convirtiéndose para muchos niños y niñas (en especial de escasos recursos) en un impedimento para ser reconocidos por el Estado como sujetos de derechos.

El origen de esta situación, es producto de dos variables fundamentales: En primer lugar, el desconocimiento por parte de los padres de la importancia del registro, y en segundo lugar, los problemas de oferta institucional y las dificultades administrativas y operativas para acceder a él.

Así las cosas, mediante acciones puntuales, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha ampliado la cobertura de registro civil y fortalecido la gestión institucional para llevar la función a los lugares más olvidados de la geografía nacional y a las comunidades menos favorecidas, ofreciendo respuesta efectiva a nuevos y crecientes problemas, originados en las particularidades de nuestro conflicto interno, buscando con este accionar el propósito común que nos une en torno al registro civil universal.

Para lograr estos avances, se ha recurrido a alianzas estratégicas con los diferentes actores del sector público y con organismos internacionales, tales como, ACNUR, UNICEF, OIM, quienes se han vinculado con asesoría y apoyo económico, trabajando coordinadamente con la Registraduria Nacional, en diversos frentes.

El proceso de registrar la vida civil constituye una parte importante de la misión que constitucionalmente le ha sido confiada a la Registraduria Nacional del Estado Civil y se materializa con la expedición del Registro Civil, la Tarjeta de Identidad para personas entre 7 y 17 años.

Sin embargo, a la fecha se han identificado, entre otros, tres aspectos relevantes que afectan el normal desarrollo de las actividades de registro civil e identificación de la población infantil: La cobertura, el Estatuto de Registro Civil y las variables estructurales.

| Falta Cobertura

En la actualidad, la cobertura del registro civil de nacimiento en Colombia de conformidad con la “Encuesta Nacional de Demografía y Salud” del año 2005 , se acerca al 92,8%, lo cual se traduce en un subregistro, es decir, de personas sin registro, del 7,2%, representada por minorías étnicas que residen en áreas afectadas por la violencia, los desplazados internos y los refugiados quienes no tienen el registro civil de nacimiento.

| Estatuto del Registro Civil

El actual Estatuto de Registro del Estado Civil es una norma de hace 40 años, que no está acorde con la realidad nacional y específicamente con las necesidades de la población urbana y rural, en cuanto a trámites de documentación, ubicación geográfica, desplazamiento forzoso, entre otros, ni a la par con la modernización de los sistemas.

Un ejemplo claro de su obsolescencia era la disposición que establece la circunscripción territorial para la inscripción de los hechos y actos objeto de registro en el estado civil. Esa disposición, modificada por el Artículo 118 de la Ley 1395 del 12 de julio de 2010, estaba acorde con las circunstancias de los años setenta pero no se ajustaba a las posibilidades tecnológicas con que cuenta la Registraduría actualmente producto del Proyecto de Modernización Tecnológica implementado en los últimos años.

| Variables estructurales

La problemática de registro civil de los menores está compuesta por la población vulnerable y de escasos recursos económicos que reside en lugares subnormales, tales como niños que nacen en su casa de habitación y que sus padres no tienen la cultura de identificación o no cuentan con los recursos para desplazarse hasta la oficina de registro.

Específicamente, las consecuencias de esta problemática se presentan por las siguientes variables estructurales:

1. Educativos: Altos índices de analfabetismo y desconocimiento de los derechos y obligaciones constitucionales.

2. Económicos: Falta de recursos para transporte, alojamiento, alimentación, fotografía, hemoclasificación.

3. Geográficos: Zonas de difícil acceso para los funcionarios de la Registraduría e imposibilidad de la población de llegar a las cabeceras municipales.

4. Culturales: El porte de documentos no es imprescindible en las zonas rurales.

5. Informativos: desconocimiento de la obligatoriedad, beneficios y requisitos.

6. Conflicto armado y desplazamiento: Según el informe del Alto Comisionado de la ONU , Colombia ocupa el segundo lugar a nivel mundial en el fenómeno del desplazamiento, en la mayoría de los casos son mujeres y niños quienes han sido forzados a migrar por causa del conflicto armado interno.

7. Desactualización tecnológica: La Registraduría está presente en 1.102 municipios del país con sus 1.139 sedes en donde se expiden de manera sistematizada el registro civil, y de éstas, más del 50% se encuentran conectadas en línea. Las demás actualizan la base de datos a través de acceso telefónico o medio magnético lo que dificulta la actualización en tiempo real. Para el caso de las notarías tan sólo 71 de ellas se encuentran en línea con la Base de Datos de la Registraduría Nacional.

La situación se considera crítica debido a que los niños y niñas que no son registrados corren mayor riesgo de ser excluidos del acceso a los servicios sociales básicos como salud, protección y educación, y también tienen mayor riesgo de ser vinculados a grupos armados ilegales o a otras acciones delictivas.

Teniendo en cuenta que el 95% de los niños y niñas nacen en instituciones de salud y que la función de registrar la vida civil de los colombianos, solamente era atendida por la oficinas autorizadas (Registradurías y Notarías), lo que generaba extemporaneidad en la inscripción, la Registraduría Nacional expidió la Resolución No. 0802 del 22 de febrero de 2002, donde estableció la prestación del servicio de Registro Civil de Nacimiento en Clínicas y Hospitales, de una manera oportuna dentro del centro médico.

Posteriormente, a través de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, se dictaron disposiciones para que “la Registraduría Nacional del Estado Civil estableciera la inscripción de registro civil en clínicas y hospitales”.

Lo anterior fue consignado en la Ley 1098 de 2006 – Código de la Infancia y la Adolescencia, al disponer en su artículo 41, numeral 12 que el Estado deberá “Garantizar la inscripción y el trámite de registro civil de nacimiento mediante un procedimiento eficaz y gratuito y para el efecto, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Protección Social, conjuntamente reglamentarán el trámite administrativo que garantice que el niño o niña salga del centro médico donde nació con su registro civil de nacimiento y certificado de nacido vivo”.

En la actualidad se está prestando el servicio en 293 hospitales públicos y privados que han generado 114.288 Registros Civiles de Nacimiento desde 2008. Sin embargo, conscientes de la ventaja que ofrece implementar este tipo de servicio y teniendo en cuenta el avance del Proyecto de Modernización Tecnológica PMT II en la Registraduría, se amplió el sistema en 900 nuevas oficinas a las que se les ha asignado equipo, impresora, UPS.

Adicionalmente, se han mantenido contactos con UNICEF presentando diferentes proyectos que involucran apoyo técnico y financiero para desplegar en un ambicioso programa de ampliación de la cobertura del servicio de registro civil, vinculando equipos para involucrar el mayor número posible de instituciones públicas y privadas de salud.

| Nación pluriétnica y multicultural

Colombia con la Constitución del 1991 fue reconocida como una nación pluriétnica y multicultural. Particularmente existen cerca de 81 pueblos indígenas distribuidos en 450 comunidades, ubicados en lugares donde no existe ningún tipo de servicio en cuanto a Registro Civil.

Por lo tanto, la Registraduria Nacional del Estado Civil ha diseñado y puesto en marcha estrategias que hacen accesible y sostenible el derecho a la identidad, con la participación y el aporte de indígenas, afrodescendientes y demás grupos vulnerables.

Adicionalmente, para que las personas desplazadas por la violencia ocasionada por el conflicto armado interno puedan disfrutar de los beneficios y prerrogativas ofrecidas por el Estado colombiano, se requiere de su plena identificación, lo que hizo necesario la expedición del Decreto 290 del 17 de febrero de 1999 "por el cual se dictan medidas tendientes a facilitar la inscripción en el Registro Civil de nacimiento y expedición de documentos de identificación para las personas desplazadas por la violencia ocasionada por el conflicto armado interno”.

| Atención a población vulnerable

De la mano con lo expuesto anteriormente, en Diciembre de 2007 se fortaleció el Convenio de Cooperación Internacional suscrito entre la Registraduría Nacional, el Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados ACNUR, la Corporación Opción Legal, el Fondo de las Naciones Unidas UNICEF, la Organización Internacional para las Migraciones O.I.M. y Plan Internacional, con el propósito de conformar la Unidad de Atención a Población Vulnerable, UDAPV, cuyo objetivo es contribuir de una manera oportuna y eficaz en la entrega de los documentos de identificación de la población desplazada y vulnerable por la violencia en Colombia.

Así, la Registraduria Nacional del Estado Civil, ha designando de manera permanente y exclusiva personal, ha suministrado las instalaciones, equipos y apoyos necesarios. Del mismo modo, ha dado prelación y hecho seguimiento a la producción de documentos tramitados en las campañas masivas; ha colocado a disposición toda la plataforma tecnológica y las bases de datos del sistema de registro civil, así como el material indispensable para las campañas y jornadas de documentación que se han realizado hasta la fecha.

Adicionalmente, la Entidad para dar cumplimiento a la Sentencia T-025 del 2004 de la Corte Constitucional está ejecutando un Proyecto de Inversión por valor de $2.000 millones, lo que permitirá fortalecer la capacidad de respuesta y la atención a la población desplazada por la violencia.

| Unidades Móviles

La función de identificación y registro civil tiene dificultades de orden técnico y logístico en muchas regiones del país, situación que se hacía cada vez más evidente a la hora de prestar el servicio.

Con el ánimo de reducir los obstáculos operativos y técnicos y particularmente desarrollar a cabalidad la función de registro civil en zonas de difícil acceso, se crearon las Unidades Móviles: Vehículos que funcionan como una oficina ambulante de atención al público, dotadas de aire acondicionado, plantas eléctricas, computadores portátiles, impresoras, cámaras fotográficas, fotocopiadoras, scanner, mesa de reseña, equipo de hemoclasificación, servidor de base de datos, estación satelital y una antena satelital, entre otros, servicios de última tecnología, que son utilizados en jornadas de documentación en las zonas más apartadas.

A la fecha se dispone de 9 unidades móviles que vienen adelantando campañas de documentación en todo el territorio colombiano, logrando atender entre los años 2000 a 2009 más de 800.000 personas, en jornadas de registro e identificación, de las cuales, el 29% corresponde a registros civiles de nacimiento.

El Memorando de Entendimiento suscrito entre el BID, UNICEF y OEA para garantizar el registro civil de nacimiento gratuito, oportuno y universal en el marco del establecimiento de una meta común para todos los niños y niñas en América Latina y el Caribe para el año 2015, resulta de vital importancia para lograr las metas del país consignadas en el Plan Nacional de Desarrollo y en la Estrategia Departamentos y Municipios por la Infancia y la Adolescencia.

Esta alianza debe estar enfocada a desarrollar iniciativas regionales y subregionales para mejorar la recopilación y divulgación de datos relacionados con el registro civil de nacimiento, fortalecer el proceso de modernización de sistemas de registro civil y vincular el registro civil de nacimiento con otros servicios sociales incluyendo salud, educación y participación ciudadana.

Por estas razones, se está trabajando en un Convenio de cooperación BID-UNICEF-OEA y Registraduría Nacional del Estado Civil cuyo objeto sea la cobertura universal del registro civil de las niñas y niños que nacen en Colombia y para garantizarles el derecho a un nombre y una nacionalidad, así como las posibilidades de acceder a los demás derechos.

En este marco, y en consonancia con el mencionado Memorando de Entendimiento, la Registraduria Nacional del Estado Civil participó en el Taller de Trabajo, Identificación y Registro, celebrado en la ciudad de Lima – Perú, durante los días 8 y 9 de mayo de 2008 . Entre las conclusiones y recomendaciones cabe destacar las siguientes:

Fortalecimiento de alianzas y redes entre los países e intercambio de experiencias con un enfoque de derechos que permita atender las dificultades y estrategias en legislación y modernización administrativa, coordinación de servicios sociales, inclusión social, sensibilización y alianzas. Se identificaron vacíos en los marcos normativos existentes para fortalecer los sistemas de registro civil, eliminar trabas y facilitar el proceso.

Específicamente, la Registraduria Nacional del Estado Civil, como consecuencia de la actualización tecnológica y puesta en marcha de la modernización (PMTII), considera imprescindible que, alguna de las instituciones participantes que cuentan con iniciativa legislativa o por intermedio de un grupo de parlamentarios, presenten a consideración del Congreso de la República un proyecto de ley que modifique un número importante de normas del Estatuto General de Registro Civil para actualizar la normatividad acorde con la evolución y modernización del sistema.

Así mismo, para brindar mayores garantías en la expedición del Registro Civil y dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2188 de 2001, relacionado con la determinación de las especificaciones mínimas, formato único y papel de seguridad de los registros, se presentó, en el mes de marzo de 2010, un Proyecto de Inversión ante el Departamento Nacional de Planeación con el fin de hacer económicamente sostenible la implementación de estas medidas en los seriales de nacimiento, matrimonio y defunción, el cual se encuentra en trámite de aprobación.

| Infancia incluida

La Registraduria Nacional en cumplimiento de las políticas sobre La Inclusión de la Infancia, la Adolescencia y el Ambiente Sano en la Planeación del Desarrollo Territorial y en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, el Ministerio de Protección Social, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia UNICEF, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, el Instituto Nacional de Salud y otras autoridades, unieron esfuerzos con el fin de promover, garantizar y vigilar la inclusión de los temas de la infancia y la adolescencia en la planeación del desarrollo territorial y la asignación presupuestal que asegure la puesta en marcha de las acciones respectivas y mejore las condiciones de vida de las niñas, niños y adolescentes.

| El Registro y el PMT II

El sistema de registro civil requirió de la implementación de una herramienta tecnológica que permite convertir los registros manuales o registros de otros sistemas a registros del sistema del Proyecto de Modernización Tecnológica II, garantizando la unificación de los mismos en una base de datos relacional alfanumérica, así como una base de datos de imágenes, que amplía considerablemente la capacidad de almacenamiento y admite la creación y alimentación automática de los registros en oficinas o estaciones remotas.

Como complemento, los colombianos recién nacidos y quienes cumplen 18 años tendrán un NUIP, Número Único de Identificación Personal. Una cifra numérica de identidad de 10 dígitos que los distinguirá desde que nacen hasta que mueren.

Así mismo, se adelantó la digitalización de 42 millones y la grabación de 12 millones de registros civiles para tener las bases de datos de imágenes y texto actualizadas en 45 millones de registros. Es decir, que con la implementación de este megaproyecto, los colombianos tendrán documentos con mayores elementos de seguridad que garantizarán su plena identificación sistematizada.

| Consideraciones finales

"El registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación, doctor Martín Fernando Salcedo Vargas presidió con personal de la Clínica Materno Infantil de Bogotá el acto de instalación de los equipos para hacer oportunamente el Registro Civil de niños y niñas".

El Decreto Ley 1260 de 1970, actual Estatuto de Registro del Estado Civil permitió organizar el servicio de registro civil de una manera ordenada en términos jurídicos y administrativos al establecer el registro civil como único documento idóneo para acreditar el estado civil de las personas y señalar normas claras para su expedición, a la vez que dispuso la unificación de formatos y la conformación de un archivo nacional que contiene los duplicados o primeras copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.

Hoy, 40 años después de expedido, el Decreto 1260 de 1970 no está acorde con la realidad actual nacional y específicamente con los avances tecnológicos que se han logrado en la materia, ya que hoy el registro civil ha pasado de ser un proceso netamente manual a tener implementadas las inscripciones en línea, permitiendo que se realicen las consultas en las bases de datos desde cualquier oficina de registro civil y la expedición de copias a partir de las imágenes digitalizadas.

La tecnología permite ofrecer un mejor servicio a la población tanto urbana como rural, en especial de aquella que se encuentra ubicada en zonas de difícil acceso geográfico y/o en condiciones de desplazamiento forzoso y vulnerabilidad, entre otros.

Es importante que el Estatuto de Registro Civil sea actualizado, no obstante la modificación introducida por el Artículo 118 de la Ley 1395 del 12 de julio de 2010 en lo relacionado con la circunscripción territorial para el registro.

En una Colombia globalizada, afectada por variables sociales, económicas, tecnológicas, culturales, geográficas, climáticas, de conflicto interno y desplazamiento forzado, se requiere que el Estado garantice la cobertura total del registro civil de nacimiento, así como el derecho a un nombre y a una nacionalidad.

En este contexto, la Registraduría Nacional no sólo se ha dotado técnicamente con la adquisición de equipos, y de unidades móviles que llegan a los sitios más apartados del país, sino que también propugna por la capacitación del personal de las Notarías y del sector salud de las instituciones médicas que se vinculan al programa, así como la divulgación de sus servicios registrales a los usuarios de los hospitales sobre el derecho de los recién nacidos, sobre la obligación de las familias, de los funcionarios públicos y privados de facilitar el registro civil de nacimiento, por todos los medios posibles. Pero este esfuerzo requiere el concurso de muchos más actores, principalmente de quienes tienen las responsabilidades mayores.

Por consiguiente, aun cuando se evidencian obstáculos y barreras que atentan contra este derecho fundamental de las personas, las Entidades participantes en este importante evento, deben evaluar los logros alcanzados y complementar sus estrategias con las experiencias compartidas.

Colombia puede mirar con optimismo un futuro cercano en el que los injustamente excluidos se cuenten también entre los colombianos que gozan de sus plenos derechos.

| Programa “Juntos”

La Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema, “Juntos” es una estrategia del Gobierno Nacional coordinada por parte de los diferentes organismos y niveles del Estado para optimizar los recursos disponibles con el objetivo de atender con acceso preferente a las familias en situación de extrema pobreza y mejorar sus condiciones de vida.

Este modelo de gestión permite trabajar conjunta y coordinadamente con todas las entidades involucradas, superando la perspectiva tradicional de formular políticas sociales por sectores.

Precisamente, la Registraduría Nacional del Estado Civil para alcanzar el primer logro básico del Programa Juntos se ha articulado con esta iniciativa gubernamental, aportando conocimiento, experiencia, tecnología y cobertura nacional a través de 1.139 sedes en el país y 9 unidades móviles, convirtiéndose el registro civil en la puerta de entrada y requisito indispensable para que las familias en extrema pobreza puedan acceder a los demás beneficios que ofrece el Estado.

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El Registro Civil es la base del nuevo sistema de identificación colombiano

El nacimiento inicia la existencia de una persona, el matrimonio la modifica y el fin llega con la muerte o defunción.

Estos hechos se inscriben en el documento llamado Registro Civil (de nacimiento, de matrimonio y de defunción), el cual sirve para probar legalmente el estado civil de las personas.

El Registro Civil tiene una estrecha relación con el sistema de identificación colombiano que mediante la cédula de ciudadanía para mayores de 18 años y la tarjeta de identidad para los menores de edad, busca individualizar a cada colombiano.

La individualización parte del hecho de que la identidad de una persona no depende del documento en sí mismo sino de la información que reposa en ellos.

El documento no sólo sirve para acreditar la identidad. La información no varía y por eso es la base del sistema de registro y de identificación.

Los dos sistemas paralelos: el de registro civil y el de identificación, se entrelazan en algunas etapas del proceso que se inicia con el Registro Civil de Nacimiento, el cual contiene los datos biográficos como nombre, fecha, hora, lugar de nacimiento y nombre de los padres, entre otros.

| Sistemas complementarios

El Registro Civil de Nacimiento debe ser diligenciado con sumo cuidado porque con la asignación actual del Número Único de Identificación Personal, Nuip adoptado a partir del 1 de febrero de 2000 por la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante la Resolución Número 0146 del 18 de enero de 2000, la información que reposa en el Registro Civil queda vigente para toda la vida, es decir desde el nacimiento hasta la muerte.

Mucha gente no le da importancia, por ejemplo, a la fecha de nacimiento. Sin embargo, ésta es fundamental cuando la persona se va a pensionar y observa que tiene una fecha de nacimiento en la cédula y una diferente en el registro civil.

Esa incongruencia en los documentos sólo puede ser resuelta por un juez. La fortaleza del Registro Civil es que es un medio probatorio.

El Nuip se asigna al niño o niña en el momento de nacer. Ese Nuip sirve para solicitar la tarjeta de identidad a los 7 años.

Ese mismo número se ha utilizado en el proceso de renovación de tarjetas de identidad a los 14 años, se usa para obtener la cédula de ciudadanía a los 18 años y será el mismo que se escribe en el Registro Civil de Defunción que posteriormente sirve para cancelar o dar de baja la cédula de ciudadanía.

Lo que busca el Nuip es tener bajo un mismo número la información sobre el estado civil de la persona desde el nacimiento hasta la muerte. El Registro Civil de Nacimiento es el pilar del sistema de identificación y la llave de acceso a los servicios del Estado para que los niños y niñas puedan ingresar a la escuela y queden inscritos en el servicio de salud.

Los datos del Registro Civil de las personas los conserva la Registraduría Nacional del Estado Civil en una base de datos de Registro Civil (BDRC) que es totalmente diferente y a la vez se complementa con la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI) en donde reposa la información biográfica y las imágenes de las huellas de los ciudadanos cedulados.

Cuando la persona muere, mediante un certificado de defunción expedido por un médico e inscrito en el Registro Civil de Defunción, se cancela por muerte el número de la cédula de la persona no sin antes verificar que ese registro se ha confrontado con la información existente de la cédula y el Registro Civil de Nacimiento.

Después de que se cumple con este proceso, las bases de datos interactúan con el Censo Electoral o listado de potenciales sufragantes.

El Censo retira del listado las cédulas que fueron canceladas por muerte. Allí precisamente, radica la importancia del Registro Civil de Nacimiento y del Nuip porque entrelaza el sistema de Registro Civil con el sistema de identificación y el Censo Electoral.

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Ajustar la normatividad es urgente para el sistema de Registro Civil

El Decreto Ley 1260 de 1970 o Estatuto Orgánico del Registro del Estado Civil está vigente desde hace 40 años y en diversas ocasiones, el Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres y la Registraduría Nacional del Estado Civil han planteado la necesidad urgente de hacer ajustes a esa normatividad.

Esencialmente, el objetivo de introducir cambios busca que las normas estén adecuadas a la evolución social y tecnológica. Con la ejecución del Proyecto de Modernización Tecnológica, en su segunda fase, PMTII, la Registraduría ha hecho avances en esa materia pero en forma paralela e independiente al desarrollo de la norma que ya tiene cuatro décadas de vigencia.

Recientemente, las gestiones de la Registraduría dieron fruto con la aprobación reciente del Artículo 118 de la Ley 1395 del 12 de julio de 2010, por medio del cual se puso fin al tema de la territorialidad de la inscripción del registro civil, vigente en la Ley 1260 de 1970.

En consecuencia y a partir de la expedición de la Ley 1395, la inscripción de los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior.

Esto significa que antes, el niño o niña debía ser inscrito en el mismo sitio en donde ocurrió el nacimiento porque así lo ordenaba la norma. Si la persona se hallaba en otro lugar debía retornar o hacer la inscripción por correspondencia, proceso que también es dispendioso.

Como consecuencia del desplazamiento forzado, muchas personas tenían dificultades para regresar a sus lugares de origen y con la eliminación de la territorialidad, se les facilita hacer el trámite de inscripción en el registro civil de los nacimientos, matrimonios y defunciones.

Tras la aprobación de la Ley, se están haciendo los ajustes necesarios en los sistemas utilizados en las oficinas de la Registraduría en todo el país para darle cumplimiento a la Ley.

El fin de la territorialidad no exime el cumplimiento de los requisitos y soportes exigidos por la Ley para efectuar el registro de un nacimiento en el primer mes de nacido tales como el certificado de nacido vivo.

| Ajustes propuestos y en estudio

No obstante esta modificación, el Estatuto de Registro Civil requiere ajustes y en este sentido, la Registraduría está trabajando desde tiempo atrás. En 2008, por ejemplo, la Entidad organizó y realizó en Bogotá el Primer Foro Nacional de Registro Civil “Hazme Visible”, realizado en la ciudad de Bogotá, con la participación de defensores de familia y registradores.

Durante dos días, los funcionarios encargados de cumplir diariamente con la función de registro civil plantearon la urgente necesidad de reformar el Estatuto Vigente, con el fin da ajustarlo a la realidad actual que vive el país e hicieron algunas sugerencias y propuestas que todavía esperan que sean tenidas en cuenta por los legisladores.

| Cédula para Registro Civil de Defunción

Se propone también incluir el número de cédula en los Registros Civiles de Defunción porque hasta el momento, el Decreto Ley 1260 de 1970 no lo contempla como obligación y la Registraduría Nacional del Estado Civil sólo puede sugerir que se haga, pero su recomendación no tiene fuerza obligatoria. La falta del número de cédula en el Registro Civil de Defunción impide que se pueda dar de baja por muerte una cédula en el Archivo Nacional de Identificación y por ende en el censo electoral.

| Términos de inscripción

Las normas que establecen los términos para la inscripción de nacimiento, matrimonio y defunción (Artículos 48, 67 y 73 Decreto Ley 1260 de 1970), son inoperantes. En consecuencia, se recomienda eliminar dichos términos de manera que se puedan realizar en cualquier tiempo.

| Reglamentar la corrección

Se propone reglamentar la corrección del registro civil de nacimiento de los hermafroditas con el fin de que no se le exijan documentos que le dificulten el trámite. Adicionalmente, que se mantenga el actual artículo 91 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 4º del Decreto 999 de 1988, pero que se amplíen los casos que puedan ser corregidos por solicitud escrita. Así, las correcciones serían más prácticas como es el caso de la corrección de cedula de ciudadanía previa verificación en el ANI, en la alfabética o en la cédula de ciudadanía.

| Registro para comunidades indígenas

En atención a que el Estado debe garantizar que todos los miembros de los pueblos indígenas tengan acceso a una identificación que refleje sus elementos culturales propios, es necesario incluir en el Estatuto de Registro del Estado Civil, un artículo que faculte al Registrador Nacional del Estado Civil para reglamentar lo relativo al registro del estado civil en las comunidades indígenas.

Asimismo, se considera necesario modificar el formato de registro para los grupos indígenas y afrodescendientes para que se incluyan casillas que determinen la comunidad, el clan o resguardo al que pertenecen. En este mismo sentido, se considera conveniente determinar el alcance de las resoluciones proferidas por las comunidades indígenas para tenerlas como documento antecedente de la inscripción de actos y hechos en el registro civil.

| Segundo apellido

Se propone la modificación del artículo 53 del Decreto Ley 1260 de 1970 para que al hijo extramatrimonial no reconocido pueda asignársele un segundo apellido, aun cuando la madre no tenga sino uno y sin necesidad del otorgamiento de escritura pública. Así mismo, tratándose de hijos extramatrimoniales, que en ausencia de datos de la madre cuando el padre sea el declarante puedan asignársele al inscrito los apellidos del padre.

| Registro único y definitivo

Entre las sugerencias que están planteadas figura la modificación del Artículo 5º. del Decreto Ley 1260 en el sentido de que los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas se inscriban en un único y definitivo registro civil en el que se incluirán los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, declaración de la unión marital de hecho, cambios de nombre, declaraciones de seudónimos, manifestaciones de avecindamiento, declaraciones de ausencia, defunciones, declaraciones de presunción de muerte, cambio de sexo, así como los hijos inscritos, con indicación del folio y el lugar del respectivo registro.

| Eliminar el Libro de varios

Debido a que las normas referentes al diligenciamiento de las actas complementarias y del libro de varios no tienen la relevancia y que además los datos allí consignados no afectan la inscripción del registro civil de nacimiento se propone su eliminación en el estatuto de registro civil.

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Los niños deben llegar con el registro civil bajo el brazo

No obstante la validez de la partida de bautismo impuesta por la ley, la costumbre, la tradición y la religión, en 1938 la Ley 92 extendió la función de expedir el Registro Civil a los alcaldes en los municipios donde no hubiera notarios y a los funcionarios consulares en el exterior.

Adicionalmente, la norma introdujo un cambio y estableció como prueba principal del estado civil de las copias expedidas por los notarios, alcaldes y funcionarios consulares y determinó como prueba supletoria, las partidas de origen eclesiástico.

En ese entonces, el Registro del Estado Civil se llevaba en libros numerados cuyos datos eran escritos manualmente, el folio correspondía al número de la página en la cual se anotaban los datos de las personas, el tomo era el número del libro y no había duplicado, sólo original para la oficina de registro.

Este sistema fue utilizado hasta el año 1970 para nacimientos, hasta 1981 para el Registro Civil de Matrimonios y para las defunciones hasta 1988.

| Estatuto vigente

El Decreto Ley 1260 de 1970, vigente hasta hoy con algunas modificaciones recientes, reiteró que la única prueba del estado civil serían las copias expedidas por los funcionarios encargados de llevar la función de Registro Civil y dispuso además que esa función sería ejercida por los alcaldes sólo en casos excepcionales donde no hubiera registrador o notario; por los Registradores en los municipios que no sean sede de notaría; por los Corregidores e Inspectores de Policía, autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil y los Cónsules de Colombia en el exterior.

Un nuevo sistema de Registro Civil se creó con la aprobación del Estatuto. Los libros fueron paulatinamente sustituidos por un archivo único centralizado, con formatos uniformes y un indicativo serial para efectos de control interno.

La inscripción de las personas en el Registro Civil bajo este sistema se hace por duplicado. El original se conserva en la oficina de registro y el duplicado se remite a la Dirección Nacional de Registro Civil, encargada de organizar el archivo.

El Registro Civil se estableció como requisito fundamental para obtener la Tarjeta de Identidad, creada mediante el artículo 109 del Decreto Ley 1260, para identificar las personas mayores de 7 años y menores de 18 años.

| Función centralizada

Para facilitar el proceso de identificación de los menores y con base en lo dispuesto por el Decreto 1695 de 1971, desde 1970 y hasta el 31 de enero de 2000, se utilizó el llamado Número de Identificación Personal, NIP compuesto por 6 dígitos correspondientes a la fecha de nacimiento y los 5 dígitos restantes a la sucesión nacional y el sexo de la persona.

A partir del 1 de enero de 1987, la Registraduría Nacional del Estado Civil asumió gradualmente la función del Registro Civil, según lo dispuesto por el artículo 60 de la Ley 96 de 1985 y el artículo 217 del Decreto 2241 de 1986 (Código Electoral).

El Decreto 1028 de 1989 asignó las funciones de Servicio Nacional de Inscripción que cumplía el Dane a la Registraduría Nacional del Estado Civil. En este mismo sentido, el Artículo 266 de la Constitución Política de 1991, puso en cabeza del Registrador Nacional del Estado Civil la dirección y organización del Registro Civil.

En desarrollo del mandato constitucional, el Decreto 1669 de junio de 1997 suprimió la División Legal de Registro del Estado Civil que tenía la Superintendencia de Notariado y Registro y ordenó trasladar sus funciones a la Registraduría Nacional.

La Resolución 5296 de noviembre de 2000 autorizó a los Notarios para prestar el servicio de Registro del Estado Civil de manera compartida con los Registradores en todo el país.

A partir del 1 de febrero de 2000 y con base en la Resolución 0146 del 18 de enero de 2000, se adoptó el Número Único de Identificación Personal, NUIP, compuesto por 10 caracteres algunos de los cuales identifican la oficina donde se inscribió el nacimiento.

| El Registro Civil y el PMT II

Con la puesta en marcha del proceso de renovación masivo de cédulas que se inició en el año 2000, y la renovación de tarjetas de identidad al nuevo formato en 2008, la información sobre Registro Civil se convirtió en pilar fundamental del sistema de identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En desarrollo de este proceso de integración, según el Informe de Gestión 2009, la Registraduría instaló servidores, estaciones, sistemas de backup, entre otros, para repotenciar el sistema de Registro Civil, incrementó la capacidad de la base de datos a 77 millones de registro e instaló 900 nuevas oficinas.

Este subproyecto se comenzó a ejecutar en 2008 mediante la asignación de monoestaciones (equipo, impresora, UPS, licencias Sybase, antivirus y licencia SIRC) para ampliar la cobertura a hospitales públicos, clínicas, consulados y notarías del país. La base de datos inicial del Registro Civil tenía 39 millones de registros en papel.

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Matrimonios católicos y de otros credos también se registran

La Ley 57 de 1887 reguló los efectos civiles y políticos de los matrimonios católicos y consagró como prueba principal del Estado Civil las certificaciones eclesiásticas, hecho que fue ratificado por el Concordato suscrito entre el Estado colombiano y la Iglesia Católica en 1887.

Sin embargo, más de un siglo después y con base en los desarrollos normativos, se deben registrar no sólo los matrimonios católicos sino los de otros credos que hayan celebrado convenio de derecho público interno con el Estado colombiano, según lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 25 de 1992 y también los matrimonios civiles, celebrados bien sea por un juez o un notario.

Teniendo en cuenta que “el matrimonio es un contrato solemne por el cual un hombre y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear y de auxiliarse mutuamente”, según el Artículo 113 del Código Civil, se debe legalizar su existencia ante el Estado por medio de un documento público que para este caso es el Registro de Matrimonio.

| Dónde hacer el registro

Cualquier persona que posea cédula de ciudadanía puede solicitar la inscripción del matrimonio. Según el Artículo 67 de del Decreto-Ley 1260 de 1970 o Estatuto Orgánico del Registro del Estado Civil, la inscripción de los matrimonios que se celebren dentro del país debe hacerse ante la oficina de Registro Civil correspondiente al lugar de su celebración.

Los matrimonios celebrados en el exterior entre dos colombianos por nacimiento, entre un colombiano por nacimiento y un extranjero o si uno de los cónyuges es colombiano bien sea de nacimiento o por adopción, se registra en el correspondiente consulado o en cualquier oficina de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Los matrimonios se deben registrar dentro de los 30 días siguientes a su celebración aunque en la práctica no hay término para el registro porque se puede registrar después de dicho límite.

| Requisitos

Para acreditar el matrimonio católico, los contrayentes deben presentar la correspondiente partida eclesiástica, acompañada de la certificación auténtica de la competencia del ministro religioso que ofició el matrimonio, según explica la Cartilla de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil y Unicef.

Con respecto a los matrimonios religiosos no católicos, los contrayentes deben presentar el acta religiosa correspondiente y anexar la certificación auténtica de la competencia del ministro religioso que ofició el matrimonio.

Estas entidades religiosas deben haber suscrito un tratado de derecho público interno con el Estado colombiano, tener Personería Jurídica y Representante Legal.

En el caso del matrimonio civil, ante Notario o Juez, el matrimonio se debe acreditar con la Escritura de Protocolización de las diligencias judiciales o administrativas.

-Nombre de los contrayentes.
-Fecha, lugar y despacho donde se celebró el matrimonio.
-Parroquia o sacerdote que lo celebró.
-Constancia de la presentación del documento antecedente.

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El Registro Civil de Defunción declara la muerte jurídica y administrativa de una persona

La defunción es el último de los hechos del estado civil de una persona y hacer la inscripción del fallecimiento en el Registro Civil les permite a los familiares y sobrevivientes realizar posteriores diligencias relacionadas con pensiones y sucesiones, entre otras.

En Colombia, los registros de fallecimientos se hacían en actas eclesiásticas de defunción que reposaban en las parroquias y se asentaban en un formulario que decía: “fue sepultado canónicamente el cadáver de…”, según información de la Arquidiócesis de Bogotá.

Precisamente, en febrero de 2010, en la Catedral de Santa Marta, el historiador William Hernández Ospino informó que había hallado en los archivos el acta de defunción de Simón Bolívar, elaborada y firmada por el presbítero José María Arenas, el 20 de diciembre de 1830.

Durante décadas, las actas de defunción eclesiásticas dieron cuenta de los fallecimientos. No obstante, la expedición de la Ley 92 de 1938, asignó esa función a los notarios, cónsules, inspectores de policía y hasta alcaldes en los sitios donde no había notario. En 1988, mediante el Decreto 1446, las actas de defunción eclesiásticas pasaron a ser pruebas supletorias del fallecimiento de una persona.

| Tras las copias

El certificado de defunción se diligencia en original desprendible y copia, se entrega el original desprendible a los interesados para efectos de solicitar la inscripción en el registro civil y obtener la licencia de inhumación.

Los funcionarios responsables de llevar los registros civiles de defunción deben remitir la primera copia del formato al archivo central de la Registraduría Nacional del Estado Civil con el propósito de alimentar la base de datos para proceder a cancelar las cédulas de los titulares fallecidos en el Archivo Nacional de Identificación y darlos de baja del Censo Electoral.

Infortunadamente, los registros civiles de defunción no siempre llegan a la Registraduría Nacional en los cinco primeros días de cada mes (Artículo 67 Ley 28 de 1979), y a la falta de oportuna remisión de estos documentos se suman los errores en el diligenciamiento de algunos de los Registros Civiles.

Estas circunstancias hacen que sea imposible proceder a cancelar el titular del documento en las bases de datos de la Registraduría, y además en otros casos aparecen sin número de cédula y sin claridad sobre la identidad del fallecido, lo que impide dar de baja del censo electoral esa cédula.

El Registro Civil de defunción es fundamental para determinar el número real de ciudadanos que pueden participar en los diversos certámenes electorales. En consecuencia, la Registraduría ha hecho visitas a diferentes oficinas como Medicina Legal, cementerios, iglesias, funerarias, inspecciones de policía y notarías para buscar registros civiles de defunción que no han sido digitalizados.

Adicionalmente, el Proyecto de Modernización Tecnológica en su fase II y el proceso de renovación de cédulas han contribuido a la depuración del censo y del Archivo Nacional de Identificación porque es “imposible que los muertos renueven la cédula”, ya que es un proceso personal y en el momento del trámite se toma la impresión de las huellas dactilares.

En la Circular 24 del 15 de julio de 1999, la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil complementó algunos aspectos relacionados con el certificado de defunción tales como los documentos indispensables para hacer la inscripción en el Registro referida en la Circular 009 del 17 de diciembre de 1998.

“Todo nacimiento y/o defunción ocurrido con posterioridad al 1° de enero de 1998 que haya sido atendido o contactado por el Sector Salud, debe ser certificado mediante el correspondiente certificado de nacido vivo y/o de defunción, el funcionario de registro, velará para que en estos certificados estén diligenciadas la mayoría de las casillas”, dice la Circular.

Cuando en el diligenciamiento del certificado de defunción, aparecen inconsistencias, borrones, tachaduras o enmendaduras en los datos esenciales como: nombre de la persona fallecida, lugar y fecha del fallecimiento, sexo del fallecido no se podrá realizar la inscripción por ser estos requisitos esenciales del registro.

| Datos básicos del Acta de Defunción

Según la Ley 92 de 138 en su “Artículo 5°. El acta de defunción expresará:

1°. El nombre y el apellido del muerto.

2°. El día y la hora en que hubiere acaecido la muerte.

3°. La edad, sexo y estado civil, expresando el nombre del cónyuge, si el difunto hubiere sido casado o viudo.

4°. La nacionalidad.

5° La última ocupación del difunto.

6° El último domicilio.

7° El nombre y apellido del padre y la madre del muerto si fueren conocidos.

8° La causa principal de la muerte.

9° El nombre del médico que certificó la muerte en su caso”.

Editorial

 

Doctor. Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil

Del 4 al 6 de noviembre de 2009 cerca de 150 invitados internacionales de más de 22 países se reunieron en el Hotel Tequendama de Bogotá, en el marco de la I Cumbre Regional de Registros Civiles e Identificación y el VI Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identificación y Estadísticas Vitales, Clarciev, organizado por el BID, la OEA y Clarciev, en el cual la Registraduría Nacional sirvió de anfitriona. En este evento nuevamente se evidenció la necesidad de actualizar y flexibilizar las normas sobre la materia con el fin de facilitar el acceso de los colombianos al servicio de inscripción en el registro civil.

Durante los últimos años la Registraduría Nacional del Estado Civil lideró las propuestas orientadas a eliminar el requisito de territorialidad en la inscripción del Registro Civil y por ello recibimos con satisfacción el cambio normativo introducido en nuestro ordenamiento jurídico, con la aprobación por parte del Congreso de la República de la Ley 1395 del 12 de julio de 2010 por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial, que en su artículo 118 señala: “Inscripción de actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias. Todos los actos, hechos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior”.

Desde 1970 la inscripción en el registro civil de los nacimientos, matrimonios y defunciones se adelantó únicamente en el municipio en el que ocurrían dichos hechos, lo cual dificultaba el trámite para los ciudadanos que se habían radicado en otro municipio. Esta limitante ha sido la principal causa de las tasas de subregistro en el país, aunque programas del Gobierno Nacional como Familias en Acción han contribuido a fomentar la cultura del registro entre todos los colombianos.

El pasado 16 de julio, en el Congreso Internacional: 40 años de los Estatutos Notarial, Regional y del Registro Civil de los Colombianos, realizado en el Hotel Tequendama, en Bogotá, con la presencia de más de 500 notarios de todo el país, la Registraduría Nacional nuevamente llamó la atención sobre la trascendencia de este tema: Según estimaciones del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), unos 70 millones de personas en la región, el 10% de la población, no tienen documentos que acrediten su identidad, y de acuerdo con UNICEF, el 11% de niños de cero a cinco años de América Latina no son registrados.

El problema de subregistro en Colombia es inferior al promedio regional. Sin embargo, la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el propósito de obtener la cobertura universal del Registro, desarrolla actividades con los hospitales para promover la inscripción en el registro civil de nacimiento en la misma entidad de salud y en el mismo momento en que ocurre el hecho jurídico del nacimiento como derecho fundamental. Y para quienes habitan lugares de difícil acceso, la Entidad facilita la inscripción en el registro civil mediante el desplazamiento de unidades móviles de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable, Udapv.

En los últimos dos años hemos llevado el software de registro civil a 293 clínicas y hospitales; tenemos en línea más del 50% de las Registradurías y 71 notarías en todo el país; contamos con unidades móviles que se desplazan a zonas apartadas a realizar campañas de identificación y con ocasión del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase PMTII, se logró aumentar la capacidad de almacenamiento a 77 millones de registros civiles on line para consulta, se digitalizaron 42 millones de registros y se grabaron más de 12 millones.

Con todos estos avances en infraestructura técnica y capacidad de respuesta institucional, más la adecuación normativa que acaba de introducirse, esperamos que mejoren los indicadores nacionales relacionados con las tasas de subregistro. Según la última Encuesta de Demografía y Salud, realizada en el 2005, el 7,2% de los niños y niñas del país carecen de Registro Civil de Nacimiento, situación que les impide acceder a otros derechos como salud y educación.

La eliminación del requisito de la territorialidad para acceder al registro civil facilita este trámite para cientos de colombianos de escasos recursos, o habitantes de zonas apartadas, que pese a los esfuerzos realizados por la Registraduría Nacional, hasta ahora se encontraban indocumentados por la dificultad que implicaba el traslado hasta su municipio de origen para tramitar el documento de identidad, que abre la puerta de acceso a los beneficios y servicios del Estado colombiano.

El PMT en el Registro Civil: más que acrónimos, soluciones efectivas

Por: Jin Anthony Cotrino Sossa.
Director Nacional de Registro Civil
Registraduría Nacional del Estado Civil
jacotrino@registraduria.gov.co

Mucho se ha dicho de los avances de la Segunda Fase del Proyecto de Modernización Tecnológica (PMT II), especialmente en el área de cedulación e identificación, con avances tan significativos como la base de datos AFIS, la fábrica de documentos y las soluciones Web Services.

Ya finalizado el PMT II, y por ende sus nueve (9) subproyectos, cinco (5) concernientes al área de Identificación, y cuatro a la de Registro Civil, es menester resaltar que en lo referente a esta última área los avances son fundamentales para la labor misional de la Registraduría Nacional del Estado Civil:

| Primero: El Proyecto contempló como subproyecto en primera instancia, la Repotenciación del Sitio Central de Registro Civil: Así se implementó un centro de cómputo de última tecnología que permite mejor desempeño y calidad en el servicio de soporte sobre la Base de Datos de Registro Civil (BDR). Este Centro permite también con base en la nueva tecnología, un incremento sustancial de las conexiones concurrentes a la BDR, mejorando así los mecanismos de atención en Registro Civil.

| Segundo: De la mano con esto, y toda vez que la información de Registro Civil no sólo estaba constituida por los Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción que desde el año 1999 se vienen incorporando a la BDR, era necesario incorporar a un medio de consulta efectivo, los Registros Civiles que la Registraduría había expedido desde que le fue asignada esta labor en 1991.

Por tal razón, el subproyecto de digitalización incorporó estos documentos en una base de consulta magnética denominada GED (Gestión Electrónica de Documentos), que permite consultar la imagen de los Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción.

En marco del PMT II se grabaron más de 12 millones y se digitalizaron más de 40 millones de Registros Civiles. Así, hoy día es totalmente posible buscar la copia de un Registro que haya sido digitalizado. Sin embargo, por obvias razones, la GED, no incluye los Registros Civiles del Sistema Tomo y Folio, en la medida que estas copias reposan en las distintas notarías del país.

| Tercero: Los ajustes y nuevas aplicaciones del nuevo software de Registro Civil son amigables al usuario y son un avance significativo frente al sistema del PMT I. Además de esto, el software del SIRC (Sistema de Información de Registro Civil), utilizado en todas las DCU (Digital Capture Units, por sus siglas en inglés), requirió desarrollos acordes a las necesidades de la ciudadanía, y el nuevo entorno social en que se adelanta la labor de Registro.

Los desarrollos incluyeron la mejor adecuación posible de un sistema informático de última generación del siglo XXI, a una norma evidentemente pretérita, el Decreto 1260 de 1970, que en su momento no proyectó, con el paso de los años, el marco social y tecnológico de la labor de Registro.

Es tan versátil el aplicativo, que actualmente se trabaja en la modificación de la última versión del SIRC (Release 26), que garantice el pleno cumplimiento de lo preceptuado en el Artículo 118 de la Ley 1395 del 12 de julio de 2010 referente a la Inscripción de actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias. Igualmente se está ajustando el sistema para la consulta web del lugar de inscripción de los Registros Civiles.

| Cuarto: Con la infraestructura implementada, el último subproyecto, Nuevas Oficinas, permite integrar al Sistema de Registro Civil cuando menos 900 nuevas terminales de Registro Civil, destinadas principalmente a Registradurías, que no estaban informatizadas, es decir que no contaban con estaciones de trabajo, al igual que Clínicas, Hospitales y Notarías, que quieran acceder en línea a la BDR. Cabe destacar que con esta solución, se incorporan inmediatamente a esta base, los Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, e igualmente permite consultar la información en tiempo real.

¿Qué sigue?

Falta que las herramientas tecnológicas desarrolladas lleguen a los usuarios finales: La Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, y la Dirección Nacional de Registro Civil, con el valioso concurso de la Gerencia de Informática, están iniciando un despliegue de equipos y expansión de comunicaciones que permitan, cuando menos a los Centros de Acopio Departamentales (CAP´s) y a las Registradurías Especiales, llevar la GED, y las soluciones Web que permitan atender con mayor celeridad las consultas jurídicas y técnicas que nuestros usuarios tienen a lo largo y ancho del país, reduciendo con ello, significativamente los derechos de petición y tutelas, y coadyuvando ostensiblemente al cumplimiento de nuestra consigna: "El Servicio es Nuestra Identidad".

Evolución de los formatos de Registro Civil

| Libros

La Ley 84 de 1873 conservó la función de Registro en cabeza de los Notarios pero en la práctica la llevó la Iglesia. Después, la Ley 92 de 1938, dispuso que las partidas eclesiásticas fueran prueba supletoria y estableció el sistema de libros. Se utilizó hasta 1970 para registrar los nacimientos, hasta 1981 para los matrimonios y hasta 1988 para las defunciones. Los libros eran numerados y los datos se escribían a mano, el folio correspondía al número de la página en donde se anotaban los datos de la persona. El tomo era el número del libro. No había duplicado, sólo original.

| Seriales

El sistema de tarjetas (seriales) se implementó paulatinamente en el país tras la expedición del Decreto Ley 1260 de 1970 y el Decreto 1844 de 1971. El procedimiento estaba unificado, el formato era uniforme y llevaba un indicativo serial para uso y control interno de la oficina responsable del registro. El documento tenía tres cuerpos: original para la oficina de registro civil, primera copia para el Servicio Nacional de Inscripción con la cual se organizó un archivo único centralizado. La segunda copia era para el usuario.

| NIP y NUIP

Desde 1970 hasta el 31 de enero de 2000 se utilizó el Número de Identificación Personal, NIP, de once dígitos, creado por el Decreto 1695 de 1971. Posteriormente, mediante la Resolución Número 0146 del 18 de enero de 2000 se adoptó el Número Único de Identificación Personal, NUIP alfanumérico y la Resolución 3571 del 30 de septiembre de 2003, determinó que estuviera compuesto por 10 dígitos numéricos.

Registro Civil de Nacimiento, formato serial

Registro Civil de Matrimonio, formato serial

Registro Civil de Defunción, formato serial

Consultas de Registro Civil: a un clic de distancia

Por: Oscar Ernesto Torres Parra.
Coordinador Grupo Informática
Dirección Nacional de Registro Civil.
Registraduría Nacional del Estado Civil
otorres@registraduria.gov.co

La Registraduría Nacional del Estado Civil cada día busca acercarse más a la ciudadanía. En la página web de la Entidad se puede consultar actualmente desde el sitio de votación hasta el estado de producción de documentos de identificación y su ubicación

Por eso, la Dirección Nacional de Registro Civil evalúa diariamente diferentes estrategias encaminadas a fortalecer el servicio al ciudadano y la atención en materia de Registro Civil, buscando que este servicio se pueda prestar con la mayor eficiencia y eficacia a nivel nacional, y que ofrezca a la ciudadanía respuestas eficientes y oportunas.

Sin embargo, diariamente recibe miles de derechos de petición de todos los municipios a lo largo y ancho del país. Una parte significativa, si no la más representativa, consiste en indagar en qué lugar se encuentran inscritos los Registros Civiles, de nacimiento, matrimonio o defunción, de los colombianos y colombianas. Normalmente, las personas requieren esto bien sea porque olvidan o no saben en qué oficina fueron registrados los hechos, o porque se realiza algún tipo de trámite legal.

Atender estos requerimientos implica un desgaste tanto para los ciudadanos como para la entidad: A los primeros, les obliga a redactar una solicitud y enviarla por correspondencia, o en el mejor de los casos desplazarse a la Registraduría más cercana a radicar el oficio, y ante esto, a la segunda entonces le corresponde destinar recursos humanos, técnicos y de papelería para dar la respuesta a la inquietud.

En concordancia con lo anterior y siguiendo las políticas de modernización de los servicios del Sistema de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Dirección Nacional de Registro Civil, desarrolló un aplicativo, actualmente en fase de pruebas, que permitirá a los ciudadanos, mediante una consulta (que estará disponible en la página WEB de la entidad), tener conocimiento de la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil.

Muy pronto, desde cualquier computador, en cualquier lugar del mundo, ingresando a la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil, toda persona que lo requiera, sólo con incorporar el número de identificación (NIP o NUIP) del inscrito o el serial del Registro, podrá consultar la oficina (Registraduría o Notaría), el lugar y la fecha en que se hizo la inscripción.

Actualmente, la Base de Datos de Registro Civil (BDR) contiene más de cuarenta y cinco millones de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción, tramitados en todas las Registradurías y Notarías.

No obstante lo anterior, cabe resaltar que los Registros Civiles del sistema de Tomo y Folio, no están incorporados en la BDR, toda vez que los registros civiles tramitados con anterioridad a la aplicación del Decreto 1260 de 1970 reposan en las diferentes notarías del país como parte de sus archivos independientes.

Esta solución permitirá en un futuro con base en la información que se encuentra en la base de datos del sistema de Registro Civil, la consulta por nombres, apellidos y/o fecha de nacimiento buscando acercar cada día más los recursos de información a la ciudadanía y agilizando los procesos derivados de nuestro sistema de Registro Civil.

"Imagen del software que permitirá a los ciudadanos realizar la consulta de la ubicación de su Registro Civil en la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil".

El ANI sigue la huella al Censo Electoral

Proceso de depuración de los Registros Civiles de Defunción en el sistema, para su posterior cargue en el Censo Electoral.

El Archivo Nacional de Identificación contiene la información de todas las personas a las cuales se les ha expedido la cédula de ciudadanía desde 1952, fecha en la cual se empezó a expedir la cédula de ciudadanía blanca laminada en el país.

La Oficina de Planeación de la Registraduría Nacional del Estado Civil inscribió y actualizó 17 proyectos de inversión para la vigencia 2009 ante el Banco de Proyectos de Inversión Nacional del Departamento Nacional de Planeación, DNP.

De acuerdo con la Ley 1260 del 23 de diciembre de 2008, se aprobaron nueve de los 17 proyectos y dos de ellos se referían a la “Actualización y servicio de Mantenimiento del Archivo Nacional de Identificación y levantamiento y depuración Sistemática del Archivo Nacional de Identificación Nacional y el Registro de Votantes”.

Para proceder a la correspondiente actualización, se digitalizaron los registros civiles de defunción que reposaban en las notarías y no habían sido remitidos a la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de dar de baja del censo a las personas fallecidas, en una experiencia similar a la realizada con los registros civiles de nacimiento, durante la ejecución del Programa de Modernización Tecnológica PMTII.

De los $54.000 millones de pesos solicitados al Gobierno Nacional para la ejecución del proyecto, aprobaron 11.700 millones de pesos que alcanzaron para digitalizar un total de 2.187.694 registros civiles de defunción en 2008 con lo cual se logró subsanar en alguna medida la desactualización del sistema.

En ese momento, quedaban aún pendientes más de 2 millones de registros, entre nacimiento, matrimonio y defunción, por ingresar a la base de datos, lo que en cierto momento pudo generar un desfase que se refleja en las listas de sufragantes y afecta el censo.

Hasta antes de iniciarse el Proyecto de Modernización Tecnológica, la fortaleza del ANI no se podía aprovechar porque la base de datos no se podía cruzar. Sin embargo, después de que se adoptó el Sistema Automatizado de Identificación Dactilar en el 2000 se empezó el proceso tendiente a que las bases de datos, tanto la de huellas como la de producción de documentos se pudieran comunicar entre sí.

| Probado en atípicas

Con el avance del proceso de depuración y mantenimiento del ANI, desde el 2009, comenzó a utilizarse en las elecciones atípicas la información del Archivo Nacional de Identificación para lo cual se instalaron en las entradas de los puestos de votación computadores con la base de datos del censo electoral de cada municipio, verificaban el número de cédula con la imagen de cada sufragante y los datos que reposan en el Archivo para así evitar suplantaciones.

En las jornadas electorales, la información del ANI sirve como filtro, sin importar el tipo de cédula que utiliza el ciudadano. Después del cotejo, si se detecta una posible suplantación de identidad o se constata que los datos del documento de identidad no corresponden con los arrojados por el dispositivo que captura la huella dactilar, el caso se remite a la mesa de justicia ubicada en cada puesto de votación.

El ANI también se utiliza para hacer la validación alfabética de las solicitudes de cédulas de ciudadanía y su poder radica en la cantidad de información recopilada y que puede cruzarse con otras bases de datos existentes en la Registraduría.

Allí, reposan actualmente 630 millones de huellas de colombianos que tramitaron su cédula blanca laminada, café plastificada o amarilla con hologramas entre 1952 y 2009, incluyendo duplicados, renovaciones y rectificaciones de cédulas.

Por la cantidad de información que almacena y su sistematización, esta gigantesca base de datos no tiene par entre las bases de datos de ciudadanos de los países de la región y hace que Colombia tenga liderazgo en materia de identificación.

| La actualización

En julio de 2009, la Registraduría Nacional del Estado Civil adjudicó a la firma Thomas Greg & Sons Limited Assenda S.A. del grupo Carvajal un contrato por 10.195 millones de pesos para actualizar parcialmente la base de datos de los ciudadanos fallecidos desde el 16 de junio de 1938 hasta el 31 de de mayo de 2009.

En cumplimiento de este contrato, se visitaron Notarías, Registradurías Auxiliares, Municipales y Especiales de 23 capitales de departamento del país y se capturaron los datos de los Registros Civiles de Defunción existentes en el Servicio Nacional de Inscripción de la Registraduría.

En el 2010, se apropiaron recursos por 32.000 millones de pesos para ejecutar el contrato 622 mediante el cual, el contratista se comprometió a visitar las notarías de 824 municipios para buscar los registros de defunción.

Este esfuerzo se complementó con la aprobación de la Ley 1365 de 2009 o Ley de Presupuesto mediante la cual, el Registrador Nacional recibió facultades temporales y extraordinarias para hacer cruces de las bases de datos y registros con las bases de entidades de salud, cementerios y Medicina Legal.

En la primera parte del proceso se revisaron 5.679.723 registros civiles de defunción, de los cuales 1.153.584 ingresaron para actualizar la Base de Datos de Registro Civil y 136.142 fueron cancelados por muerte del Archivo Nacional de Identificación.

| Base dinámica

El Archivo Nacional de Identificación se alimenta con el Registro Civil de Defunción que se tramita en la Registraduría o en una Notaría con base en un certificado de defunción.

Esta base que se mantiene en permanente dinámica, es utilizada por diferentes entidades desde el año 2008, cuando la Ley 1163 del 3 de octubre de 2007 estableció las tarifas para el cruce de datos con los archivos electrónicos de la Registraduría.

Las consultas de la base de datos se puede hacer vía web. Para acceder al servicio se requiere la aplicación del protocolo de seguridad establecido por la Dirección Nacional de Identificación de la Registraduría, la firma de un contrato que incluye la firma de un protocolo de seguridad por parte de la firma interesada en consultar el ANI mediante la creación de un nombre de usuario y contraseña.

La consulta en la modalidad de medio magnético es otra forma de acceder al servicio y no requiere contrato ni aprobación del protocolo de seguridad pero si la firma del acta de confidencialidad por parte del cliente. Este debe llevar a la Registraduría Nacional, en medio magnético, la información que va a cruzar con la base de datos de la Entidad. Ese servicio lo presta el área de soporte técnico y se actualiza permanentemente

Así Pasó

Registro, un derecho

Con la participación del Director Nacional de Registro Civil, doctor Jin Anthony Cotrino Sossa y las doctoras María Lugarda Barrero Cuervo y Adela Luz Ramírez, Registradoras Distritales de Bogotá, se realizó el Seminario de Registro Civil: “Registro, un Derecho”, los días 5 y 6 de agosto, en Bogotá.

El evento, organizado por la Registraduría Distrital se llevó a cabo en la sede de la Entidad en Bogotá. Asistieron registradores municipales y trataron temas como los requisitos para hacer correctamente la inscripción del Registro Civil, Ley de Infancia y Adolescencia, modificaciones, reemplazos y correcciones en el documento base de la identificación de los colombianos, entre otros.

La renovación continúa

La cédula blanca laminada y la café plastificada perdieron su vigencia el 30 de julio de 2010. Desde entonces, el único documento válido de identificación en Colombia es la cédula amarilla con hologramas. La Registraduría continúa renovando y entregando cédulas en todas las oficinas del país.

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