15 proveedores de tecnología electoral participaron en la exhibición de voto electrónico organizada y realizada por la Comisión Asesora del voto electrónico el 16 de mayo de 2012 en la sede central de la Entidad en Bogotá.

Aplicación de la Ley Antitrámites: un compromiso para la Registraduría Nacional

Aunque desde enero de 2012 la Entidad inició la aplicación de la Ley Antitrámites que entró en vigencia el 10 de enero, será en julio cuando los colombianos empiecen a beneficiarse de las fortalezas de nuestro sistema de identificación y de las bases de datos que administra la Registraduría.

Hacerle la vida más sencilla a los colombianos es el objetivo general de la expedición el pasado 10 de enero de 2012 del Decreto 0019, conocido como Ley Antitrámites, el cual simplifica los procedimientos administrativos que deben adelantar los ciudadanos ante las entidades públicas.

El Decreto “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, entró en vigencia de manera inmediata en algunas de sus disposiciones y una serie de medidas se empezarán a aplicar en este mes de julio.

En total, el Decreto tiene 238 artículos con normas como la eliminación del pasado judicial, el certificado de supervivencia, la huella digital según el caso, la denuncia penal por pérdida de documentos y los documentos autenticados no podrán ser ahora exigidos por las entidades del Estado.
Además las entidades que prestan función administrativa deben adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagos por medios electrónicos con cualquier medio de pago

Esta norma permite además darle más competitividad al sector público a través de una administración más eficiente, eficaz y transparente.

Dentro de las normas contempladas en este Decreto, la Registraduría Nacional del Estado Civil cumple un papel primordial en cuanto a la verificación de la huella dactilar a través de medios electrónicos, la cual se realizará frente a las bases de datos de la Entidad.

A partir del 1 de julio de 2012 la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la Registraduría, la cual se alimentará con la información que remitan las notarías, los consulados, los registradores y las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil.

La aplicación final del Decreto se hará en 2014 cuando artículos como el 105, que contempla el servicio en línea que facilite a los ciudadanos consultar en cualquier momento el estado de su situación militar.

Para la Registraduría, el mes de julio será el momento para presentar las fortalezas del sistema de identificación y las bases de datos que maneja la Entidad. Así como la puesta en marcha de las tareas previas para lograr que las bases de datos puedan ser consultadas por terceros y garantizar su actualización permanente y en tiempo real.

 Primeras medidas

Días después de que el Presidente de la República sancionara el Decreto 0019, la Registraduría inició la aplicación de la norma con la eliminación  del trámite de certificación de las contraseñas o comprobante de documento en trámite y adicionalmente brindó a los ciudadanos la posibilidad que a través de la página web www.registraduria.gov.co conocieran e imprimieran de manera gratuita el certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía.

Este certificado se expedía únicamente en las sedes de la Registraduría, previa consignación de $3.250 en el Banco Popular o el Banco Agrario. En 2011 se expidieron más de 370.000 certificaciones.

Desde ese momento los ciudadanos interesados en obtener el certificado de vigencia de su cédula pueden ingresar a la página web www.registraduria.gov.co en donde se encuentra el botón “Certificado Vigencia de la Cédula”, y solicitarlo totalmente gratis.

El trámite a través de Internet es gratuito, pero si los ciudadanos deciden acudir a una Registraduría para conseguir el certificado éste tiene un costo de $3.250.

Así mismo, a partir de febrero la Registraduría eliminó el trámite de certificación de las contraseñas que se entregan a quienes tramitan el duplicado o la renovación de su documento de identidad.

Esta medida obedece a que el Artículo 18 del Decreto 0019 de 2012 señala que “en caso de que la persona no tenga documento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico”.

El Artículo 25 señala que “Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos”.

Camino al cumplimiento de la Ley Antitrámites

El estudio de las implicaciones de la entrada en vigencia del Decreto 0019 de 2012 se empezó a dar desde el mes de enero cuando el equipo directivo de la Registraduría, encabezado por el Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres definió las medidas que debía adoptar la Entidad en temas como la verificación de la huella dactilar por medios electrónicos, la eliminación de los certificados de supervivencias, la administración de la base de datos de registro civil de defunción y novedades de registro civil.

Durante la reunión se definieron las tareas para cada uno de los directivos, las cuales deben terminar durante este mes, para que en julio, cuando la mayoría de las disposiciones entran en vigencia, sean atendidas por la Entidad.

Estamos listos para la Ley Antitrámites

Por. Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil


A partir de julio gran parte de las disposiciones que contempla el Decreto 0019 de enero de 2012 o Ley Antitrámites y que comprometen el desempeño de la Registraduría Nacional del Estado Civil, entrarán en vigencia.
 
La verificación de la huella dactilar por medios electrónicos pone a prueba nuestras bases de datos, que a la fecha contienen más de 900 millones de huellas dactilares de los más de 38 millones de colombianos que se han acercado a la Entidad a realizar trámites de identificación, desde 1952 a la fecha.

El banco de huellas que logró almacenar la Entidad corresponde a la toma de las impresiones dactilares de cada uno de los 10 dedos de la mano, que son incorporadas a la base de datos de la Registraduría cuando los colombianos realizan algún proceso de identificación, razón por la cual de una misma persona la Registraduría puede tener varios juegos de impresiones.
 
Éste es el momento para demostrar la trascendencia del trabajo realizado por años en la Registraduría Nacional del Estado Civil y de exponer la fortaleza de nuestra base de datos de identificación de los ciudadanos colombianos a través de medios electrónicos, una de las más robustas del mundo y modelo para la identificación civil en otras latitudes.
 
En julio numerosas entidades deberán adquirir los dispositivos electrónicos necesarios para tomar las huellas dactilares de sus usuarios, y deberán presentar un requerimiento formal a la Registraduría Nacional del Estado Civil para así iniciar con la implementación del proceso de cruce de información, pero será la Registraduría la encargada de confirmar la identidad y el estado civil de los colombianos, a través de la información que reposa en nuestras bases de datos.
 
Para ofrecer un servicio eficiente, hemos solicitado al Gobierno Nacional un presupuesto adicional de $40.824.080.153, y nos encontramos a la espera de su adjudicación para desplegar un aplicativo de fácil manejo para las entidades que requieran confirmar la información de los ciudadanos.
 
Con estos recursos, la Registraduría plantea la creación de una réplica de su base de datos o “espejo”, la cual será más liviana para permitir fácil acceso y disponibilidad de la información, así como la protección de los datos que seguirán en la base principal de la Entidad para evitar que sean alterados o manipulados.
 
Para mantener actualizada la base de datos alterna o “espejo” la Entidad requiere de canales de información modernos que permitan la actualización rápida y segura de los datos, para que los usuarios reciban un servicio oportuno.
 
No obstante, y en tanto se asignan los recursos solicitados, la Entidad desarrolla alternativas para garantizar el acceso a nuestras bases de datos de las entidades que así lo requieran. Entendemos que el eje central de la Ley Antitrámites es el cotejo en línea de la identidad de los ciudadanos a partir de su huella dactilar, aprovechando los desarrollos tecnológicos adelantados por la Registraduría en los últimos años, y estamos trabajando para afinar todos nuestros sistemas de tal manera que podamos extender las ventajas del modelo de identificación biométrico colombiano a la mayor cantidad de sectores posibles de nuestra sociedad.
 
La Ley Antitrámites permitirá además que en tiempo real y en fechas específicas las Notarías, Registradurías, Hospitales, parque cementerios y funerarias actualicen la información correspondiente a los registros civiles de defunción de los colombianos.

En febrero la Entidad, una vez entró en vigencia el Decreto, adoptó dos medidas para facilitar los procesos que los colombianos adelantaban en las diferentes sedes como eran la certificación de las contraseñas y la solicitud de vigencia del documento. El primer trámite fue eliminado en concordancia con lo estipulado en el  Artículo 18 del citado decreto en el cual se señala que los documentos expedidos por las autoridades competentes se presumen auténticos. De igual manera se desarrolló un aplicativo en la página web de la Registraduría para que los ciudadanos soliciten en línea y gratis la vigencia de la cédula. Este certificado se expedía únicamente en las sedes de la Registraduría, previa consignación de $3.250.

Es pues, el Decreto 0019 o Ley Antitrámites, expedido el 10 de enero del presente año, la oportunidad que muchas veces fue soñada y hoy es una realidad, para probar la importancia de la identificación biométrica y demostrarle a los colombianos en sus trámites cotidianos los beneficios de la identificación a partir de la huella dactilar.

Julio será el punto de partida de un nuevo modelo para garantizar seguridad tanto a las entidades como a los ciudadanos de contar con una información real y oportuna.

Nueva plataforma tecnológica: propuesta de la Registraduría para atender Ley Antitrámites

Empresas públicas y privadas consultarán la base de datos de la Registraduría Nacional para tener certeza de la información de un ciudadano y evitar a los colombianos la presentación del certificado de supervivencia.

Optimizar la infraestructura tecnológica con la que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil es la propuesta de la Entidad para dar cumplimiento a los Artículos 21 y 143 del Decreto 0019 de enero de 2012 o Ley Antitrámites, que contemplan la verificación de la información de los ciudadanos a través del Archivo Nacional de Identificación, ANI.

 En el Artículo 21 del Decreto 0019 se establece que  “a partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones administrativas”.

Para atender esta disposición la Registraduría plantea la creación de una réplica de su base de datos, la cual será más liviana para permitir fácil acceso y disponibilidad de la información, aprovechando la base que reposa en el centro de procesamiento de datos con el que cuenta la Entidad en Medellín.

En este centro se concentra la información necesaria para que las entidades consulten la base de datos de la Registraduría. Actualmente el centro de procesamiento cumple funciones de contingencia y sólo se utiliza en el momento de que ocurra algún inconveniente con los servidores que se encuentran en la ciudad de Bogotá.

Esta réplica de la base de datos ANI no sólo contendrá la información de los mayores de 18 años, sino que se le agregará la información de los menores de edad, en lo que respecta al Número Único de Identificación Personal, Nuip y Números de Identificación Personal, Nip´s. Las entidades podrán realizar consultas de una persona o de varias a la vez.

Previo a lo anterior, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá generar a cada empresa su respectivo usuario y su contraseña de acceso al sistema, para garantizar que quien ingrese al aplicativo sea el usuario que está autorizado.

 Las Registradurías y Notarías podrán ingresar al sistema para actualizar la información correspondiente a los registros civiles de defunción de los colombianos, y los parques cementerios, funerarias y hospitales podrán ingresar para reportar las defunciones.

 Las entidades y empresas que consulten la base de datos creada, en ningún momento entrarán a la base de datos central o principal ubicada en la ciudad de Bogotá, la cual está protegida para preservar la seguridad de la información.

 Para mantener actualizada la base de datos alterna o “espejo” la Entidad requiere de canales de información modernos que permitan la actualización rápida y segura de los datos, ofreciendo que los usuarios reciban un servicio oportuno.

 Los usuarios externos mediante el empleo de internet accederán y podrán consultar los datos de cada ciudadano que se encuentren en la base de datos.

 Las empresas y entidades que consulten la información podrán tener certeza del nombre, el apellido, el número de la cédula de ciudadanía y la fecha de expedición del documento de identidad. Los demás datos que reposan en el Archivo de Identificación, ANI, tienen carácter reservado de conformidad con el Artículo 213 del Código Electoral, entre los que están los datos biográficos de la persona, su filiación y fórmula dactiloscópica.

 Esta propuesta fue presentada al Ministerio de Hacienda el 15 de febrero de 2012, para que sean aprobados los recursos necesarios para su implementación. La Entidad se encuentra a la espera de la apropiación de los dineros necesarios.
 
Qué se hará en julio
Mientras el Gobierno Nacional entrega los recursos necesarios para tener una plataforma web para la consulta de bases de datos, se utilizará un aplicativo web diseñado por la Superintendencia de Notariado y Registro para la captura de registros civiles de defunción por parte de las Notarías.

 Las empresas o entidades encargadas de la verificación del estado civil de un colombiano consultarán este aplicativo.

 La Registraduría Nacional del Estado Civil pondrá a disposición del Ministerio de la Protección Social una base de datos actualizada del Archivo Nacional de Identificación, ANI que incluye la fecha de defunción para que ésta sea puesta en la plataforma de Gobierno en Línea y allí las entidades pertinentes la consultarán para verificar la supervivencia.

 La actualización de esta base de datos se hará por parte de la Registraduría diariamente para garantizar seguridad en la información que consulten las empresas.

 Las entidades que suscriban convenio interadministrativo con la Entidad podrán acceder a las bases de datos de la Registraduría Nacional. 

Certeza en la información

17 empresas públicas en la actualidad cruzan información de la base de datos con la que cuenta la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Desde el 1 de enero y hasta del 2 de mayo de 2012 se han realizado 19.876 consultas en línea y 4.022.205 por cruces de archivos.

 La consulta vía web requiere la firma de un protocolo de seguridad por parte de la empresa interesada y la firma de un contrato para que el usuario mediante una contraseña pueda acceder al Archivo Nacional de Identificación, ANI. Mediante la modalidad de consulta de medio magnético se requiere la firma de un acta de confidencialidad por parte del interesado.

Cumplimiento de la norma

El Decreto 0019 de enero de 2012 contempla en sus artículos 21 y 143 que a corto plazo se realice el andamiaje necesario para la consulta en línea de la información.

 Los artículos que contienen esta disposición son el 21 que indica que  “la Registraduría Nacional del Estado Civil interoperará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la persona”.
 
Así mismo en su artículo 143 señala que “para los casos de trámites de pensión ante las entidades de seguridad social, el peticionario podrá autorizar expresamente a la administradora para que consulte las bases de datos disponibles en la Registraduría Nacional del Estado Civil sobre la fecha de nacimiento, lugar y demás aspectos que pudieran influir en el reconocimiento y cuantificación de las prestaciones y servicios”.

Notarías, consulados, hospitales y registradurías deberán reportar la información de registro civil en tiempo real

El Decreto 0019 de 2012 en su Artículo 23 señala: “Las autoridades y particulares que presten el servicio de registro civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

La Registraduría Nacional del Estado Civil a través de la Dirección Nacional de Registro Civil, tiene la función de administrar la base de datos en la que se encuentra la información de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción de todos los colombianos que viven dentro y fuera del país.

Esta base de datos es alimentada con los datos que remiten las notarías, las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales, y los consulados en donde los ciudadanos se acercan a realizar los trámites de registro civil.

Con el fin de tener la base de datos actualizada y unificada, y conforme lo estipula el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, estas entidades que tienen la función de registro civil, tienen plazo hasta el 1 de julio de este año para reportar la información contenida y desde esa fecha enviar a la Entidad en tiempo real todos los trámites de registro civil de defunción que realicen los colombianos.

Algunas de las 876 notarías, las 1.139 sedes de la Registraduría en el país y los 136 consulados de Colombia en el exterior, además de contar con los desarrollos del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase, PMT II, implementan estrategias para que en el plazo máximo establecido en el Decreto, se reporte la información de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción en tiempo real.

El Decreto 0019 en su Artículo 23 prevé que “Las  autoridades y particulares que presten el servicio de registro civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias”

Las notarías

La Superintendencia de Notariado y Registro desde abril de 2012, instruyó a las notarías para remitir el inventario de seriales de los registros civiles de defunción que reposan en sus sedes a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La Registraduría desde esta fecha se encuentra en un proceso de verificación y cruce de información, con el fin de establecer cuáles registros no se encuentran grabados en la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil, para que las notarías sólo remitan los registros civiles de defunción que faltan por incorporar a la base de datos de la Registraduría Nacional.

Cuando todos los registros civiles de defunción que reposan en las notarías ya se encuentren incorporados en la base de datos de la Superintendencia de Notariado y Registro, la información será consolidada por esta entidad para ser entregada a la Registraduría. Esta información debe cumplir con las características técnicas requeridas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para que la misma pueda ser incorporada a la base de datos de registro civil.

Según lo señala el Artículo 23 del Decreto 0019 “La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes y cruzará, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los datos de los registros civiles de defunción”.

La Superintendencia en coordinación con la Registraduría Nacional del Estado Civil, desarrolla un formulario Web para que todos los notarios del país diligencien y reporten todos los registros civiles de defunción que se encuentren en cada una de las notarías.

Esta herramienta informática tiene un diseño tipo formulario, con características físicas similares al formato de los registros civiles de defunción y a través de ella, los notarios, por medio de un usuario y una contraseña, suministrada por la Superintendencia de Notariado y Registro, acceden al aplicativo que captura la información de los registros civiles de defunción.

84 de las 878 notarías del país cuentan actualmente con el Sistema de Información de Registro Civil y con el Programa de Modernización Tecnológinca, PMT, en donde los datos contenidos en los registros se manejan a través de archivos planos para posteriormente ser reportados en la base de datos de la Registraduría. Estos datos son enviados por medio magnético para luego ser cargados a la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil. Las otras 794 notarías trabajarán con el aplicativo Web que instalará la Superintendencia para reportar la información a la Registraduría de manera oportuna.

Las Registradurías

La Registraduría Nacional del Estado Civil, actualmente cuenta con 1.139 sedes, las cuales trabajan con un software de registro civil y con conexiones en línea y fuera de línea, que permiten realizar la incorporación de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción a la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil.

Las Registradurías ubicadas en las ciudades capitales y las Registradurías Especiales del país actualmente trabajan con el Sistema de Información de Registro Civil en línea, en donde los trámites que se producen en estas sedes, quedan inscritos de manera inmediata en la base de datos central.

Las demás Registradurías del país trabajan con el sistema fuera de línea, el cual por medio de archivos planos consolida la información y la hace llegar a la base de datos de la Entidad por medio magnético.

Con los Sistemas de Información de Registro Civil y con las redes de comunicación en línea y fuera de línea, todas las Registradurías del país están trabajando para incorporar de manera rápida y oportuna la información de los registros civiles tramitados en las ciudades y municipios del territorio nacional.

Consulados de Colombia en el exterior

La Registraduría Nacional del Estado Civil en una alianza estratégica con el Ministerio de Relaciones Exteriores, trabaja para incorporar el Sistema de Información de Registro Civil en los consulados que tienen más demanda al momento de producir documentos de identificación de colombianos que residen en el exterior.

Ahora, 25 de 136 consulados de Colombia en el exterior, cuentan con el Sistema de Información de Registro Civil y reportan la información contenida en los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, que queda incorporada en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Los 25 consulados que transmiten la información de los registros civiles, cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad a la Entidad, se encuentran en Atlanta, Barcelona, Barinas,  Chicago, Guayaquil, Londres, Los Ángeles, Madrid, México, Miami, Montreal, Nueva York, Panamá, Paris, Quito, Roma, San Antonio de Táchira, San Cristóbal, San José de Costa Rica, Sao Paulo, Toronto, Valencia (España), Caracas,  Maracaibo y Valencia (Venezuela).

Actualmente seis consulados tienen conexión en línea con la Entidad, es decir que los trámites que solicitan los colombianos en estas ciudades son reportados en tiempo real. Estos consulados son los de Nueva York y Miami en Estados Unidos; Caracas, Maracaibo y Valencia en Venezuela y el consulado de Panamá.

Por ahora los otros 19 consulados que cuentan con este aplicativo están entregando la información por medio magnético los cinco primeros días de cada mes para ser cargada a la base de datos, pero con el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, la Cancillería estudia posibilidades que les permitan a los consulados entregar la información de manera inmediata a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Hospitales, funerarias, parques cementerios

El Artículo 23 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, indica que “Las autoridades públicas competentes, los hospitales, las funerarias y los parques cementerios están obligados a reportar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, la información de los fallecimientos respecto a los cuales tengan noticia por el ejercicio de sus funciones o con motivo de la prestación de los servicios funerarios. La información debe incluir como mínimo y cuando ello sea posible, la identidad de la persona fallecida –con nombres y apellidos- y el tipo y número de documento de identidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil determinará la forma en que debe tramitarse el reporte”

Con base en lo anterior, la Registraduría Nacional por medio de la Gerencia de Informática desarrolla un formulario Web en el cual los hospitales, funerarias y parques cementerios, remitirán la información de los fallecimientos de los que tengan noticia para que desde ya sea cargada y validada por la Dirección de Registro Civil y se puedan efectuar las cancelaciones de cédulas de ciudadanía por fallecimiento.

La verificación de la huella dactilar pieza clave para las entidades públicas

La aplicación de la Ley Antitrámites le dará a la Entidad la oportunidad para mostrar la fortaleza de sus bases de datos para la identificación de los colombianos.

La Registraduría Nacional del Estado Civil a través del Archivo Nacional de Identificación, ANI, y del Sistema de Identificación Automatizada de Huellas Dactilares, Afis, (por sus siglas en ingles), será la Entidad encargada de entregar a las entidades públicas y privadas que así lo requieran, la información de más de 38 millones de colombianos mayores de 18 años de edad vivos y muertos, por medio de la captura y cotejo de la huella dactilar.

Dichas entidades deberán proveerse de mecanismos de obtención electrónica para realizar la verificación de la identidad de los ciudadanos por medio de captores biométricos y por plataformas tecnológicas que permitan el cruce de información entre las entidades involucradas y la Registraduría.

De forma inmediata se realizará la conexión a la base de datos ligera y el motor central de cotejo de la entidad involucrada realizará la verificación de la información del ciudadano. El sistema informará si existe correspondencia de la impresión dactilar capturada con la información registrada en la base de datos.

La Registraduría Nacional del Estado Civil a través de la Resolución 6167 del 27 de julio de 2011, indica en su Artículo 4 que “las entidades públicas interesadas en acceder a la información contenida en las bases de datos, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el propósito y las razones de la solicitud las cuales deben estar relacionadas con el objeto de las funciones que desarrollan”.

Adicional a esto, el Artículo 5 de esta misma Resolución estipula que “la entidad pública interesada deberá proveer el canal de comunicaciones, la infraestructura y plataforma requeridas para el servicio solicitado”.

Procedimiento

Las entidades interesadas deben presentar un requerimiento formal a la Registraduría Nacional del Estado Civil para así iniciar con la instalación de mesas de trabajo técnicas que permiten la implementación del proceso.

Según se indica en la Resolución 6167 en su Artículo 20 “las peticiones presentadas por las entidades públicas para el acceso a la información serán tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien coordinará con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emitiendo los pronunciamientos que correspondan para cada caso” .

Después de esto se agenda la fecha para presentar las prueba técnica respectiva. La Registraduría Nacional del Estado Civil a través de la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, de la Dirección Nacional de Identificación y de la Gerencia de Informática, emitirá la respectiva certificación de aprobación. Si las pruebas son aceptadas, se procederá a  la instalación de la conexión para lograr el acceso a las bases de datos por medio de la captura de las huellas dactilares.

La prueba técnica, elemento fundamental del proceso, se realiza en las instalaciones de las Oficinas Centrales de la Registraduría, con el fin de evaluar la seguridad, funcionalidad, desempeño, eficiencia, calidad del servicio y de acceso, de la plataforma tecnológica dispuesta por las entidades que requieran el servicio de autenticación biométrica.

La Registraduría procederá a permitir el acceso a la información “dentro de los 30 días siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos, mediante la suscripción y legalización del convenio respectivo”, como lo señala la Resolución 6167.

Consulta de bases de datos tiene costo para particulares y es gratis para entidades públicas

A través de la Resolución 188 de 2012 publicada en el diario oficial 48408 del 20 de abril de 2012 la Registraduría definió las tarifas que por concepto de cruce de información deben cancelar las empresas privadas para acceder al Archivo Nacional de Identificación, ANI. Para las entidades públicas el Gobierno garantiza la gratuidad del servicio, previa suscripción de un convenio interadministrativo con la Registraduría Nacional.

A partir del 1 de julio de 2012 y para dar cumplimiento a la Ley Antitrámites, todas las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como las oficinas consulares de la República de Colombia, deberán contar con los equipos necesarios para cotejar la identidad de los ciudadanos a partir de su huella dactilar contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 Esta comprobación no tendrá costo para las entidades públicas o para aquellas particulares que ejerzan funciones administrativas según quedó establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014, mientras que los particulares tendrán que cancelar un costo. Para acceder a este servicio gratuito las entidades interesadas deben suscribir un convenio interadministrativo con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Según lo establece el Plan Nacional de Desarrollo en su Artículo 18, parágrafo 1, “el acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos para las entidades públicas. Las Entidades y los particulares que ejerzan funciones públicas sólo tendrán derecho a cobrar por el acceso a los datos y a las bases de datos que administren, los costos asociados a su reproducción”.

Hasta la entrada en vigencia del Plan Nacional de Desarrollo la Registraduría fijaba la tarifa para la expedición física y cruces de información no sujeta a reserva legal de bases de datos de la Entidad. 

Las empresas y entidades que crucen la información pueden tener certeza de los siguientes datos: nombre y apellido, número de la cédula de ciudadanía y fecha de expedición del documento de identidad. Los demás datos que reposan en el Archivo de Identificación, ANI, tienen carácter reservado de conformidad con el Artículo 213 del Código Electoral. Entre los datos reservados están los datos biográficos de la persona, su filiación y fórmula dactiloscópica.

Cobro a particulares

El Comité de Tarifas de la Registraduría en sesión cumplida el 16 de abril analizó y aprobó el estudio jurídico, técnico, financiero y presupuestal que sirve como base para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI. A partir de dicho análisis se fijó entre $23 y $44 el costo que deben pagar los particulares por cada registro consultado en el ANI. La tarifa varía dependiendo del número de consultas.

Los costos serán ajustados cada año según la inflación anual que establezca el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, Dane, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 4 de la Ley 1163 de 2007.

El pago de los costos establecidos se hará mediante consignación en las cuentas bancarias autorizadas a nombre del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Municipios de 3º, 4º, 5º y 6º categoría

La Ley Antitrámites establece además en su artículo 18 que las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta deberán contar con los equipos necesarios para cotejar la identidad de los ciudadanos a partir de su huella dactilar contra la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sólo a partir del 1 de enero de 2013.

 De igual manera establece que las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, lo harán a partir del 1 de julio de 2013.

Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec, el plazo vence el 1 de julio de 2013. 

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Toma de huellas: trabajo sencillo pero delicado

La Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta hoy con una base de datos que ya alcanza las 900 millones de huellas dactilares de los más de 38 millones de colombianos que se han acercado a la Entidad a realizar trámites de identificación desde 1952, muchos de ellos en más de una ocasión.

Las huellas de cada colombiano son el pilar de la Ley Antitrámites. Son hoy la primera herramienta de identificación en Colombia y por eso es indispensable que quienes se encargan de su captura tengan en cuenta que una impresión dactilar bien tomada constituye un medio de identificación confiable; por el contrario, fallas en su toma implican que la huella pierda todo su valor.

En la actualidad hay dos formas de obtener las huellas de cada ciudadano que realiza el trámite de su cédula de ciudadanía. La primera de ellas a través de una máquina de enrolamiento en vivo conocida como “booking”, la cual captura las huellas de manera electrónica sin tener que entintar los dedos del solicitante.

La segunda es de manera manual o “en papel”, es decir, sin utilizar la “booking”. En este procedimiento es necesario entintar la última falange del ciudadano.

La fábrica de la Registraduría Nacional produce documentos de identidad a partir del cotejo de información con una base de datos que ya alcanza más de 900 millones de huellas dactilares de los más de 38 millones de colombianos que se han acercado a la Entidad a realizar trámites de identificación, desde el año 1952, cuando comenzó la expedición de la cédula blanca laminada, a la fecha.

Estos más de 900 millones de impresiones dactilares corresponden a la toma de las huellas de cada uno de los 10 dedos de la mano, que son incorporadas a la base de datos de la Registraduría cuando los colombianos realizan algún proceso de identificación, bien sea de cédula de ciudadanía o de renovación de tarjeta de identidad, a partir de los 14 años, así como sus duplicados y rectificaciones, razón por la cual de una misma persona la Registraduría puede tener varios juegos de impresiones decadactilares.

Las fallas frecuentes:

• Impresión empastada: se puede dar por aplicar demasiada tinta, hacer mucha presión o se gira el dedo al rodarlo.

Al momento de la comprobación de la información, no se pueden definir con claridad las características de cada huella

• Impresión incompleta: este error se puede presentar por diferentes motivos como la falta de rodamiento y queda en la impresión sólo parte del dedo, por la utilización de poca tinta o la falta de tinta en la parte inferior de la falange.

En la impresión no se captura el extremo del dedo, lo que podría asemejarse a una amputación parcial de la falange superior del dedo.

• Más de una falange: queda en la tarjeta dactilar parte de la segunda falange, es importante que la franja inferior quede en blanco.

Cuando llegan las huellas a verificación este hecho impide la elaboración del documento de identidad y es necesario repetir el proceso de captura de huella, obligando al ciudadano a realizar de nuevo el proceso.

Recomendaciones para una toma adecuada de huellas

Todos los funcionarios de la Registraduría Nacional así como funcionarios consulares y otros que realizan la captura de las huellas dactilares deben tener en cuenta:

1. Observar que las manos del ciudadano estén completamente limpias, sin grasa, ni sudor. Si el usuario no cumple con estas condiciones debe proceder a lavar sus manos para garantizar que las huellas queden bien tomadas tanto para realizar el proceso en papel o en la máquina de enrolamiento en vivo conocida como “booking”

2. Observar los dedos del ciudadano a fin de establecer si presentan alguna anomalía que requiera un procedimiento especial. Si presenta alguna enfermedad que impida la toma correcta de las huellas dactilares se debe hacer la anotación. De igual manera se debe indicar si el ciudadano presenta ausencia de alguno de sus dedos.

3. Para el procedimiento en papel es importante entintar de manera pareja toda  la superficie. Para cada reseña se pasa el rodillo, primero por el lado derecho de la plancha, y luego por el izquierdo, confirmando siempre que la impresión quede bien tomada.

4. En la toma a través de la máquina conocida como “booking” se deben poner los dedos haciendo una presión. Si la toma que se observa en la pantalla es deficiente se debe repetir cuantas veces sea necesario hasta grabar las huellas que cumplan con todas las indicaciones.

Elementos necesarios para la toma de una buena huella

Lograr una adecuada toma de una huella dactilar en papel requiere de elementos sencillos, pero indispensables como:
 
•Tinta: debe utilizarse tinta especialmente elaborada para este fin, y generalmente se encuentra envasada en tubos de aluminio fáciles de manipular, los cuales protegen la tinta y la conservan fresca. Los envases deben mantenerse siempre tapados para impedir que ésta se seque, que le caiga polvo o partículas que puedan alterarla.
 
•Mesa de reseña: es un mueble que en uno de sus extremos se encuentra incrustada una lámina de acero, que se utiliza para extender la tinta. Al otro extremo está acondicionado un pisatarjetas para sujetar las tarjetas decadactilares donde se plasman las huellas de los ciudadanos. Esta mesa debe estar ubicada a una altura de 1 metro con 10 centímetros para lograr una buena postura del ciudadano.
 
•Útiles de aseo: se requieren para limpiar diariamente la plancha donde se ubican la tinta y el rodillo. Entre los principales elementos de aseo están la estopa y el varsol. Es indispensable confirmar a primera hora de la mañana y antes de iniciar la atención a los ciudadanos que los elementos se encuentren completamente aseados.

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La Registraduría solicitó al Gobierno Nacional $40.824 millones para dar cumplimiento a Ley Antitrámites

Los recursos son necesarios para habilitar la consulta de las bases de datos prevista en la Ley. Se reiteró además la solicitud de $7.456 millones que corresponden al faltante del presupuesto de proyectos de inversión que están directamente relacionados con el sostenimiento de las bases de datos.

Un presupuesto adicional de $40.824.080.153 solicitó la Registraduría Nacional del Estado Civil al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para dar cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 0019, así como al Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014.

Estos recursos son adicionales al presupuesto de gastos de la Entidad aprobado por el Gobierno Nacional para su funcionamiento en la vigencia 2012.

En la solicitud firmada el 15 de febrero de 2012 por el Registrador Nacional del Estado Civil, Carlos Ariel Sánchez Torres, se indica que de los $40.824 millones, $4.097 millones serán recurrentes en las próximas vigencias. Los cerca de $36.727 millones restantes serán utilizados por una sola vez para la implementación inicial, lo que contempla toda la plataforma Web para la consulta de datos de la base que tiene la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Del presupuesto presentado $21.860 millones están relacionados con la compra de equipos de hardware, software y aplicativos para que las entidades y empresas consulten la información.

$15.741 millones serán destinados para diferentes aspectos como la construcción de una réplica liviana del Archivo Nacional de Identificación, ANI; la migración de la información de las bases de datos de registro civil de defunción, nacimiento y matrimonio y el desarrollo, administración y mantenimiento del aplicativo para permitir el pago en línea y recaudos electrónicos en un ambiente seguro.

Plan Nacional de Desarrollo

En la solicitud de recursos adicionales al presupuesto de gastos presentado por la Registraduría Nacional del Estado Civil al Ministerio de Hacienda, se contempla la asignación de $7.456.052.310 que corresponden al faltante del presupuesto de proyectos de inversión que están directamente relacionados con el sostenimiento de las bases de datos.

De esta cifra $4.489.493.910 corresponde al faltante del valor solicitado para el mantenimiento y sostenibilidad del sistema de identificación y registro civil del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase, PMT II, a nivel nacional, proyecto presupuestado en $36.000 millones y al cual le fueron asignados $31.510 millones.

Los $2.966.558.400 restantes no fueron apropiados en el presupuesto de inversión de la Registraduría y son necesarios para la dotación de un plan de contingencia para la continuidad de procesos misionales.

La Registraduría manifestó al Gobierno la necesidad de contar con la totalidad de los recursos para financiar el mantenimiento, la sostenibilidad y la actualización de las bases de datos de identificación guardando concordancia con los establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, Parágrafo 1 del Artículo 227 de la Ley 1450 que señala que “el acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos. Las entidades y los particulares que ejerzan funciones públicas sólo tendrán derecho a cobrar por el acceso a los datos y a las bases de datos que administren, los costos asociados a su reproducción. Las entidades públicas no serán sujetos pasivos de la tasa a la que se refiere la Ley 1163 de 2007, con cargo al Presupuesto General de la Nación se atenderá el costo que generen el sostenimiento y acceso a los datos y bases de datos”.

Con el fin de evitar que las necesidades recurrentes, que se financian con el presupuesto de inversión, queden desfinanciadas como consecuencia de los techos de crecimiento establecidos por el Gobierno Nacional, la Registraduría solicitó al Ministerio de Hacienda estudiar la posibilidad que estos proyectos que tienen un objetivo estratégico para la Entidad queden incorporados en el presupuesto de funcionamiento como costos fijos anuales, los cuales tendrán el crecimiento normal del Índice de Precios al Consumidor, IPC.

Bases de datos

Luego que el Estado colombiano invirtiera cerca de $360.000 millones en la modernización de los sistemas de identificación colombianos, mediante la ejecución de la segunda fase del Programa de Modernización Tecnológica, PMT II, adelantado entre 2006 y 2010, ahora es necesario garantizar el mantenimiento y sostenibilidad de las bases de datos actualizadas que arrojó dicho proceso.

En la actualidad la Registraduría cuenta con una base de datos que ya alcanza más de 900 millones de huellas dactilares de los más de 38 millones de colombianos que se han acercado a la Entidad a realizar trámites de identificación, desde el año 1952, cuando comenzó la expedición de la cédula blanca laminada, a la fecha.

Estos más de 900 millones de impresiones dactilares corresponden a la toma de las huellas de cada uno de los 10 dedos de la mano, que son incorporadas a la base de datos de la Registraduría cuando los colombianos realizan algún proceso de identificación, bien sea de cédula de ciudadanía o de renovación de tarjeta de identidad, a partir de los 14 años, así como sus duplicados y rectificaciones, razón por la cual de una misma persona la Registraduría puede tener varios juegos de impresiones decadactilares.

El mantenimiento permanente de estas bases de datos garantiza una óptima prestación del servicio a todas las entidades públicas y privadas que cruzan datos con la Registraduría Nacional, con el fin de verificar la identidad de los colombianos y evitar fraudes por suplantación.

Valle elegirá nuevo gobernador el 1 de julio

Para esta elección la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá instalar aproximadamente 6.700 mesas, en 992 puestos de votación, para un potencial electoral de cerca de 3.300.000 sufragantes.

El 1 de julio de 2012, los habitantes del Valle del Cauca acudirán a las urnas para elegir a su nuevo gobernador, quien culminará el periodo constitucional 2012 – 2015.

De acuerdo con las consideraciones del decreto 0930 del 4 de mayo de 2012 suscrito por el Ministerio del Interior, la elección atípica del gobernador de Valle obedece a que la Contraloría General de la República declaró con responsabilidad fiscal solidaria a título de culpa grave y por una cuantía de $40.767.369.586 indexada a febrero de 2012, a Héctor Fabio Useche de la Cruz, elegido gobernador del Valle el pasado 30 de octubre de 2012. “Dicha situación genera inhabilidad sobreviviente al mencionado servidor público para desempeñar cargos públicos a partir de la ejecutoria del fallo que lo declaró responsable fiscal”.

Mediante el mencionado decreto, el Ministro del Interior, Germán Vargas Lleras, convocó a elecciones atípicas para elegir el gobernador del Valle el 1 de julio de 2012. Con base en esta fecha la Registraduría elaboró el calendario electoral, que fue publicado el 7 de mayo.

Un día después la Delegación Departamental de la Registraduría en Valle, a través de sus Registradurías Especiales y Municipales, comenzó la solicitud a las empresas públicas y privadas, así como a las universidades, de los listados de ciudadanos que pueden ser elegidos como jurados de votación. El sorteo está previsto para el 8 de junio.

Solicitud de presupuesto

Un total de $19.000 millones asignó el Gobierno Nacional para la celebración de la elección de gobernador de Valle, que se realizará el 1 de julio de 2012.

 El Registrador Nacional del Estado Civil envió el pasado 8 de mayo una comunicación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la que solicitó recursos por $32.284.763.809 para realizar la elección de gobernador de Valle, convocada por el Ministerio del Interior.

 De los $32.284.763.809 solicitados por la Entidad, el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, finalmente asignó mediante la Resolución 1252 del 15 de mayo, la suma de $19.000 millones para realizar la elección atípica de gobernador de Valle.
 
El presupuesto asignado incluye una partida por $6.600 millones para instalar 1.702 dispositivos electrónicos de cotejo de huella dactilar de sufragantes en distintas mesas de votación de los 16 municipios zonificados, los cuales conforman el 80% del censo electoral del departamento. Esta medida ha demostrado ser de gran utilidad y brinda garantía al proceso electoral, para evitar la suplantación de electores.

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Colombia y Perú intercambian experiencias en procesos de identificación

El Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil viajó en abril a Perú donde adelantó contacto de cooperación entre las dos naciones en materia de documentación de los ciudadanos.

La Organización de Estados Americanos, OEA, con el fin de propiciar un acercamiento entre las entidades que se encargan de la identificación de los peruanos y colombianos, organizó una reunión bilateral  para el intercambio de experiencias en esta materia y la cooperación en registro de ciudadanos en frontera.
 
A la reunión programada en Perú el pasado 26 de abril asistieron por Colombia el Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación, Martín Fernando Salcedo Vargas; por Perú el Jefe Nacional del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, Reniec, Jorge Yrivarren Lazo, y el delegado de la Organización de Estados Americanos, OEA, Diego Molina.
 
La reunión buscó  intercambiar experiencias en materia de identificación y fortalecer la cooperación para realizar procesos de expedición de documentos de las personas que viven en las zonas de frontera y gozan de la doble nacionalidad.
 
En la reunión se planteó la posibilidad de trabajar de manera conjunta en la frontera, especialmente en el municipio de Puerto Leguízamo, Putumayo, de difícil acceso en este departamento, ubicado a orillas del río Putumayo y al cual se accede solamente por vía área o fluvial.
 
Durante la reunión bilateral, se  conocieron además los avances en los servicios de  identificación biométrica que presta el Reniec en Perú a diferentes instituciones públicas y privadas. Estas experiencias exitosas son importantes para ser aprendidas y analizadas por Colombia para la identificación de sus ciudadanos.

Avanza campaña en la frontera peruana

Continúa la travesía de la Registraduría Nacional del Estado Civil por la ribera de los ríos Putumayo y Amazonas, en la frontera con el Perú, con el fin de realizar una campaña de identificación dirigida a los habitantes de 53 poblaciones ribereñas de estos departamentos, quienes pueden adelantar trámites de expedición de registro civil, tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía.

La campaña que inició el 11 de mayo en el departamento de Putumayo se extenderá hasta el 19 de julio cuando los funcionarios lleguen a Chimbote, en el Amazonas.

Para llevar a cabo los trámites de identificación en esta región apartada de la geografía colombiana, la Registraduría lleva una unidad móvil de trabajo que consiste en un computador, una impresora y un servidor, que permite la comunicación satelital con la base de datos a nivel Nacional.

Esta campaña se realiza en el marco de la VI Jornada Binacional de Apoyo al Desarrollo “Colombia – Perú 2012, liderada por la Armada Nacional, convocada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y apoyada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Gobernación del Putumayo y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Icbf.

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Así Pasó

Un total de 15 proveedores nacionales e internacionales de tecnología electoral participaron durante la exhibición de sistemas de voto electrónico que convocó la Comisión Asesora para la implementación del sistema de voto electrónico en Colombia. La presentación se llevó a cabo el pasado 16 de mayo en la plazoleta central de la Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicada en la Avenida El Dorado # 51 – 50 sede CAN y se desarrolló en el horario de 9:00 am a 1:00 pm.

Sistemas de escaneo de tarjeta electoral y de pantalla táctil, con comprobante o sin comprobante de votación, urnas electrónicas y uso de tabletas, entre otros, fueron algunas de las tecnologías de voto electrónico presentadas ante la Comisión Asesora para la implementación del sistema de voto electrónico en Colombia.

Los proveedores realizaron una simulación de mecanismos de voto electrónico, con el esquema de las consultas de partidos y movimientos políticos que se celebraron el 26 de octubre de 2008.

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El Consejo Nacional Electoral mediante la Resolución 00553 de 2012, fijó la fecha para la realización de las consultas de los partidos, movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos. Las colectividades que soliciten consultas para la toma de sus decisiones o la escogencia de sus candidatos a autoridades territoriales deberán realizarlas el 30 de septiembre de 2012.

De acuerdo con el artículo 107 de la Constitución Política de Colombia, los partidos y movimientos políticos “para la toma de sus decisiones o la escogencia de sus candidatos propios o por coalición, podrán celebrar consultas populares o internas o interpartidistas que coincidan o no con las elecciones a Corporaciones Públicas, de acuerdo con lo previsto en sus Estatutos y en la ley”.

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El Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres y el comandante de las Fuerzas Militares, General Alejandro Navas Ramos, suscribieron un convenio de cooperación mediante el cual las Fuerzas Militares podrán acceder a la información que contiene la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, lo que permitirá la consulta sin costo de la información del Archivo Nacional de Identificación, ANI, y la base de datos biométrica, para la plena identificación de los ciudadanos.

Con la firma de este convenio, protocolizado el pasado 9 de mayo y que tiene una aplicación inmediata, ya son 18 las empresas e instituciones del Estado que tienen acceso gratuito a la base de datos de la Entidad, lo que le permitirá a las Fuerzas Militares verificar la identidad de la población en sitios aislados como caseríos, veredas, pueblos; en retenes militares y en las incorporaciones para oficiales, suboficiales, soldados y civiles.

Las Fuerzas Militares adquirieron los captores biométrticos necesarios para confrontar la información de las huellas dactilares del ciudadano con las que reposan en la base de datos de la Entidad.

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