Registraduría Nacional del Estado Civil - Notarías, consulados, hospitales y registradurías deberán reportar la información de registro civil en tiempo real
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última actualización 11:48 am noviembre 24 de 2014

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Notarías, consulados, hospitales y registradurías deberán reportar la información de registro civil en tiempo real

 El Decreto 0019 de 2012 en su Artículo 23 señala: “Las autoridades y particulares que presten el servicio de registro civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

La Registraduría Nacional del Estado Civil a través de la Dirección Nacional de Registro Civil, tiene la función de administrar la base de datos en la que se encuentra la información de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción de todos los colombianos que viven dentro y fuera del país.

Esta base de datos es alimentada con los datos que remiten las notarías, las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales, y los consulados en donde los ciudadanos se acercan a realizar los trámites de registro civil.

Con el fin de tener la base de datos actualizada y unificada, y conforme lo estipula el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, estas entidades que tienen la función de registro civil, tienen plazo hasta el 1 de julio de este año para reportar la información contenida y desde esa fecha enviar a la Entidad en tiempo real todos los trámites de registro civil de defunción que realicen los colombianos.

Algunas de las 876 notarías, las 1.139 sedes de la Registraduría en el país y los 136 consulados de Colombia en el exterior, además de contar con los desarrollos del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase, PMT II, implementan estrategias para que en el plazo máximo establecido en el Decreto, se reporte la información de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción en tiempo real.

El Decreto 0019 en su Artículo 23 prevé que “Las autoridades y particulares que presten el servicio de registro civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias”

Las notarías

La Superintendencia de Notariado y Registro desde abril de 2012, instruyó a las notarías para remitir el inventario de seriales de los registros civiles de defunción que reposan en sus sedes a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La Registraduría desde esta fecha se encuentra en un proceso de verificación y cruce de información, con el fin de establecer cuáles registros no se encuentran grabados en la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil, para que las notarías sólo remitan los registros civiles de defunción que faltan por incorporar a la base de datos de la Registraduría Nacional.

Cuando todos los registros civiles de defunción que reposan en las notarías ya se encuentren incorporados en la base de datos de la Superintendencia de Notariado y Registro, la información será consolidada por esta entidad para ser entregada a la Registraduría. Esta información debe cumplir con las características técnicas requeridas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para que la misma pueda ser incorporada a la base de datos de registro civil.

Según lo señala el Artículo 23 del Decreto 0019 “La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes y cruzará, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los datos de los registros civiles de defunción”.

La Superintendencia en coordinación con la Registraduría Nacional del Estado Civil, desarrolla un formulario Web para que todos los notarios del país diligencien y reporten todos los registros civiles de defunción que se encuentren en cada una de las notarías.

Esta herramienta informática tiene un diseño tipo formulario, con características físicas similares al formato de los registros civiles de defunción y a través de ella, los notarios, por medio de un usuario y una contraseña, suministrada por la Superintendencia de Notariado y Registro, acceden al aplicativo que captura la información de los registros civiles de defunción.

84 de las 878 notarías del país cuentan actualmente con el Sistema de Información de Registro Civil y con el Programa de Modernización Tecnológinca, PMT, en donde los datos contenidos en los registros se manejan a través de archivos planos para posteriormente ser reportados en la base de datos de la Registraduría. Estos datos son enviados por medio magnético para luego ser cargados a la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil. Las otras 794 notarías trabajarán con el aplicativo Web que instalará la Superintendencia para reportar la información a la Registraduría de manera oportuna.

Las Registradurías

La Registraduría Nacional del Estado Civil, actualmente cuenta con 1.139 sedes, las cuales trabajan con un software de registro civil y con conexiones en línea y fuera de línea, que permiten realizar la incorporación de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción a la base de datos de la Dirección Nacional de Registro Civil.

Las Registradurías ubicadas en las ciudades capitales y las Registradurías Especiales del país actualmente trabajan con el Sistema de Información de Registro Civil en línea, en donde los trámites que se producen en estas sedes, quedan inscritos de manera inmediata en la base de datos central.

Las demás Registradurías del país trabajan con el sistema fuera de línea, el cual por medio de archivos planos consolida la información y la hace llegar a la base de datos de la Entidad por medio magnético.

Con los Sistemas de Información de Registro Civil y con las redes de comunicación en línea y fuera de línea, todas las Registradurías del país están trabajando para incorporar de manera rápida y oportuna la información de los registros civiles tramitados en las ciudades y municipios del territorio nacional.

Consulados de Colombia en el exterior

La Registraduría Nacional del Estado Civil en una alianza estratégica con el Ministerio de Relaciones Exteriores, trabaja para incorporar el Sistema de Información de Registro Civil en los consulados que tienen más demanda al momento de producir documentos de identificación de colombianos que residen en el exterior.

Ahora, 25 de 136 consulados de Colombia en el exterior, cuentan con el Sistema de Información de Registro Civil y reportan la información contenida en los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, que queda incorporada en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Los 25 consulados que transmiten la información de los registros civiles, cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad a la Entidad, se encuentran en Atlanta, Barcelona, Barinas, Chicago, Guayaquil, Londres, Los Ángeles, Madrid, México, Miami, Montreal, Nueva York, Panamá, Paris, Quito, Roma, San Antonio de Táchira, San Cristóbal, San José de Costa Rica, Sao Paulo, Toronto, Valencia (España), Caracas, Maracaibo y Valencia (Venezuela).

Actualmente seis consulados tienen conexión en línea con la Entidad, es decir que los trámites que solicitan los colombianos en estas ciudades son reportados en tiempo real. Estos consulados son los de Nueva York y Miami en Estados Unidos; Caracas, Maracaibo y Valencia en Venezuela y el consulado de Panamá.

Por ahora los otros 19 consulados que cuentan con este aplicativo están entregando la información por medio magnético los cinco primeros días de cada mes para ser cargada a la base de datos, pero con el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, la Cancillería estudia posibilidades que les permitan a los consulados entregar la información de manera inmediata a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Hospitales, funerarias, parques cementerios

El Artículo 23 del Decreto 0019 del 10 de enero de 2012, indica que “Las autoridades públicas competentes, los hospitales, las funerarias y los parques cementerios están obligados a reportar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, la información de los fallecimientos respecto a los cuales tengan noticia por el ejercicio de sus funciones o con motivo de la prestación de los servicios funerarios. La información debe incluir como mínimo y cuando ello sea posible, la identidad de la persona fallecida –con nombres y apellidos- y el tipo y número de documento de identidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil determinará la forma en que debe tramitarse el reporte”

Con base en lo anterior, la Registraduría Nacional por medio de la Gerencia de Informática desarrolla un formulario Web en el cual los hospitales, funerarias y parques cementerios, remitirán la información de los fallecimientos de los que tengan noticia para que desde ya sea cargada y validada por la Dirección de Registro Civil y se puedan efectuar las cancelaciones de cédulas de ciudadanía por fallecimiento.

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

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