En la decisión, la juez señaló que la Registraduría Nacional del Estado Civil será veedora y certificará el proceso para garantizar que las bases de datos que contienen el censo electoral, donde reposan los datos biográficos y minucias dactiloscópicas de más de 31 millones de ciudadanos, sean borradas de manera segura.

El Director Nacional de Censo Electoral, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, Jin Anthony Cotrino Sossa, indicó que espera que la Policía garantice de una forma técnica idónea, que no se copió la información en otro lugar, pues copiar estos datos es cuestión de segundos y la información ha estado en poder de la Policía por más de un mes.
  
La Registraduría en comunicación enviada al Fiscal General de la Nación, Doctor Eduardo Montealegre Lynett, al Procurador General de la Nación, Alejandro Ordoñez Maldonado; al director de Investigación Criminal e Interpol, Dijín, Brigadier General Carlos Ramiro Mena Bravo y al Presidente del Consejo Superior de la Judicatura, Héctor Enrique Peña, denunció ante las autoridades competentes la copia ilegal de la base de datos de la Entidad que contiene el censo electoral donde reposan los datos biográficos y minucias dactiloscópicas de más de 31 millones de ciudadanos.

El Director de censo Electoral indicó en las comunicaciones a las autoridades que el procedimiento realizado fue un exceso en lo legal y lo material, ya que esta conducta no fue solicitada en la orden judicial del Fiscal 48, que por el contrario solicita únicamente recabar imágenes forenses de la información contenida en el computador del 1 al 30 de junio y no de una base de datos de muchos años atrás.

Los riesgos que genera esta copia son:

• Uso indebido de la información que contienen datos biográficos.
• Divulgación de los archivos de los miembros activos de las fuerzas armadas y de policía.

• Al tener el software de impresión de los formularios electorales E-10 (Lista de Sufragantes) y E-11 (Acta de instalación y registro general de votantes) y los archivos de impresión del precenso nacional que se utilizaran para las consultas internas de los partidos y movimientos político del 30 de septiembre de 2012, se pueden sacar copia de estos formularios, los cuales son de uso exclusivo de la Registraduría, al igual se podrían generar los formularios para cualquier otra elección que se desarrolle.
• Uso indebido de las bases de datos de Salud (SISBEN – FOSIGA – EPS).

• Al tener la documentación detallada del sistema Nacional de Censo Electoral y los Backup de la base de datos, se podría efectuar una réplica del mismo fuera de la Registraduría Nacional del Estado Civil, lo cual hace que se pierda la privacidad y confidencialidad del mismo.

La reserva del censo electoral es definida en el Decreto 2241 de 1986 en su Artículo 213 señala que “…con fines investigativos, los jueces y los funcionarios de policía y seguridad tendrán acceso a los archivos de la Registraduría. Cualquier persona podrá inspeccionar en todo tiempo los censos electorales, pero en ningún caso se podrá expedir copias de los mismos”.

La Registraduría se mostró dispuesta a cualquier solicitud judicial, siempre que esté alineada con la Constitución, la Ley y los procedimientos preestablecidos, salvaguardando los derechos fundamentales de las personas.

Procedimiento
Los agentes de la Dijín se presentaron a la sede de la Registraduría el jueves 9 de agosto a la 1:30 pm para iniciar el proceso de elaboración de imágenes forenses, en cumplimiento de una orden del fiscal 48 de Cali, Armando Rodríguez Cortázar, a fin de obtener elementos materiales y probatorios y evidencia física. A los agentes les fue explicada la reserva contenida en el censo electoral.

Después de adelantado el proceso, los agentes salieron de la Entidad a la 1:00 am del viernes 10 de agosto y trasladaron los dos discos duros de los equipos de cómputo de la Registraduría al centro Cibernético Policial, medida que no fue solicitada en la orden judicial.

Uno de los dos discos duros fue regresado el domingo 12 de agosto de 2012.