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Número consecutivo del hallazgo |
Código hallazgo |
Descripción hallazgo
(No
mas de 50 palabras) |
Causa del hallazgo |
Efecto del hallazgo |
Acción correctiva |
Objetivo |
Descripción de las Metas |
Unidad de medida de las Metas |
Dimensión de la meta |
Fecha iniciación Metas |
Fecha terminación Metas |
Plazo en semanas de las Meta |
Avance físico de ejecución de las metas |
Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas |
Puntaje Logrado por las metas (Poi) |
Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) |
Puntaje atribuido metas vencidas |
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1 |
22 02 001 |
La Entidad no cuenta, ni pertenece a un sistema integrado
de información y se observa deficiencias en los canales de comunicación,
resultado del análisis al Sistema de Control Interno. La información por
parte del FSVR desde y hacia los funcionarios y la ciudadanía no fluye
en forma eficiente. |
Se debe principalmente al tamaño reducido de la Entidad y
que la población objetivo la constituyen exclusivamente los funcionarios
de la Registraduría Nacional del Estado Civil. |
Todo lo anterior genera dificultades en el acceso de la
información y a los servicios prestados por el FSVR. |
Con el apoyo de la Oficina de Prensa y la Gerencia de
Informática, se aprovecharan los canales institucionales de la
Registraduría Nacional del Estado Civil. |
Fortalecer el Sistema de Información integral del Fondo
Social de Vivienda. |
Incluir en el Boletín semanal "Nuestra Huella Digital", y
socializar periódicamente entre los funcionarios, las actividades,
recomendaciones del Fondo de Vivienda. y fortalecer la presencia del
Fondo Social de Vivienda en la Pagina Web de la RNEC. |
Reportes informativos |
12 |
28/09/2009 |
28/09/2010 |
52 |
6 |
50% |
26 |
26 |
52 |
|
2 |
19 06 001 |
El Decreto 2913 de 2007, establece en el artículo 1o. "El
plazo para adoptar el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano, MECÍ, por parte de las entidades obligadas a implementarlo,
vence el 8 de diciembre de 2008". A 31 de Diciembre de 2008, el FSVR
presentó un incumplimiento alto en unos elementos del proceso de
adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECÍ
1000:2005, a saber: desarrollo del Talento Humano; Comunicación
Organizacional; Comunicación Informativa; Auto evaluación del Control;
Auto evaluación de Gestión; Evaluación del Sistema de Control Interno y
Planes de Mejoramiento Individual. |
No se han elaborado adecuadamente, en diferentes
dependencias de la estructura de la entidad, las acciones, mecanismos y
procedimientos requeridos para el mejoramiento de la función
administrativa. Por lo tanto se evidencio incumplimiento al Decreto
2313 de 2007. |
Aparece el riesgo que se presenten diferencias en el
cumplimiento de los objetivos de la entidad. Así mismo, las finalidades
que la entidad persigue para cumplirle a los clientes a cabalidad queda
relegada. |
El Fondo Social de Vivienda como un ente independiente,
dada la autonomía administrativa contemplada en el Decreto 1010 de
2000. Con el apoyo de la Oficina de Planeación revisara los elementos
descritos en el hallazgo, procediendo a la adecuación en la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECÍ:1000:2005.
|
Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2913 de
2007. |
Revisión e Implementación de los Elementos del Modelo
Estándar de Control Interno MECÍ:1000:2005. |
Implementación de los Modelo Estándar de Control Interno
MECÍ y del Sistema de Gestión de Calidad. |
100% |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
50% |
50% |
23 |
23 |
47 |
|
3 |
12 02 001 |
En relación con el primer objetivo misional de la
vigencia 2007 definido como: "Lograr la mayor eficiencia en la
utilización de créditos de vivienda", vale la pena mencionar que la
entidad adjudica créditos de manera ordinaria y extraordinaria. En la
adjudicación de créditos vía extraordinaria, no existe reglamentación
para su asignación y los funcionarios beneficiarios, no surten el
proceso establecido ni se exigen los mínimos requisitos determinados en
los Estatutos del Fondo para los créditos ordinarios. |
Lo que indica la falta de reglamentación y políticas
claras que permitan un manejo adecuado en la asignación de los créditos
extraordinarios. |
Puede ocurrir que no se utilicen equitativamente los
recursos, o que ellos sean asignados de manera incorrecta. |
Elaboración de un procedimiento en el cual se
reglamentara la adjudicación de créditos extraordinarios, teniendo en
cuenta los conceptos de "Calamidad". |
Unificar criterios para la adjudicación de los créditos
extraordinarios. |
Elaboración de procedimiento |
Procedimiento |
1 |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
|
0% |
0 |
0 |
47 |
|
4 |
13 01 001 |
La Resolución No. 2030 del 23 de mayo de 2002 expedida
por la Registraduría Nacional, crea los Estatutos del FSVR, modificada
parcialmente por la Resolución 4927 de 2006, contiene los procedimientos
para la obtención de prestamos de vivienda incluido el mecanismo de
puntuación para seleccionar a los beneficiarios. El Fondo adjudica
créditos extraordinarios y en su adjudicación no se surten los tramites
que se establecen para la adjudicación normal de los créditos. |
Debido a que las asignaciones de créditos extraordinarios
son determinadas por la Junta Directiva del Fondo sin atención a ningún
procedimiento previamente establecido. |
Lo anteriormente mencionado implica inequidad y
discrecionalidad en la adjudicación de los créditos de vivienda. |
Elaboración de un procedimiento reglado en el cual se
reglamentara la adjudicación de créditos extraordinarios, teniendo en
cuenta los conceptos de "Calamidad". |
Contar con un procedimiento reglado para la adjudicación
de los créditos extraordinarios. |
Elaboración de procedimiento |
Procedimiento |
1 |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
|
0% |
0 |
0 |
47 |
|
5 |
11 03 001 |
La Resolución 4927 de 2006, establece que los créditos
extraordinarios y/o casos especiales se otorgan en casos de desastres
naturales o calamidad domestica; pero no existe un concepto de
calamidad, claro y preciso, para ser aplicable a la adjudicación de
estos créditos. Debido a esta carencia, las calamidades que dan origen
a la asignación de un crédito extraordinario son múltiples. |
No es posible la verificación de las condiciones,
aceptando el FSVR como prueba de la calamidad, la declaración
extrajuicio del beneficiario del crédito. |
Lo anterior genera falta de objetividad en la
adjudicación de cerca del 30% de los recursos totales de que dispone el
Fondo para la asignación de créditos de vivienda. |
Se reglamentara dentro de los estatutos del Fondo la
adjudicación de créditos extraordinarios, teniendo en cuenta el concepto
claro de calamidad, por la cual el aspirante solicita crédito de
vivienda. |
Obtener objetividad en la adjudicación de créditos
extraordinarios. |
Elaboración de procedimiento |
Procedimiento |
1 |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
|
0% |
0 |
0 |
47 |
|
6 |
11 02 002 |
La primera meta del Plan de Acción 2008 consistía en la
elaboración e implementación de un Manual de Indicadores de Gestión,
meta que ya se había contemplado en el Plan de Acción de la vigencia
anterior. |
Se observa un incumplimiento reiterado de dicha meta,
pues a 31 de diciembre de 2008 no se encontraba disponible este Manual
de Indicadores de Gestión, cuyo plazo era de 6 meses para la expedición
de la resolución contentiva de dicho manual. |
Por tal motivo, la entidad no posee una herramienta
formal para la implementación del Manual de Indicadores que le permitan
medir su gestión. |
El fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional
del Estado Civil, de consuno con la Oficina de Planeación, elaboro el
Manual de Indicadores de gestión de acuerdo con los lineamientos
establecidos en el Nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECÍ:
1000:2005. |
Contar con Indicadores que permitan medir la gestión del
Fondo. |
Manual de Indicadores |
Manual |
1 |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
|
0% |
0 |
0 |
47 |
|
7 |
19 05 001 |
En la versión preliminar del Manual de Indicadores de
Gestión con que cuenta el FSVR y en el formato correspondiente de la de
la Rendición de la Cuenta no es posible hallar indicadores de economía,
equidad y valoración de costos ambientales. |
Con lo cual se evidencia que la entidad no tiene
establecidos o no presenta, metas ni Indicadores suficientes, para
evaluar su desempeño en lo que respecta a economía y equidad en la
gestión. |
Si la entidad no conoce apropiadamente donde están sus
deficiencias o fortalezas, es muy posible que las decisiones tomadas no
sean las mejores. Por ejemplo si no conoce en donde están las
debilidades, como pretende subsanarlas?. |
Con el apoyo de la Oficina de Planeación se procederá a
revisar el Manual de Indicadores de Gestión existente, e incluir en el
mismo los indicadores de economía, equidad y valoración de costos
ambientales a que haya lugar. |
Contar con unos parámetros de evaluación del desempeño en
lo que respecta a la economía y la equidad en la gestión. |
Modificando y complementando el Manual de Indicadores de
Gestión |
Manual de Indicadores |
1 |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
|
0% |
0 |
0 |
47 |
|
8 |
17 01 009 |
El FSVR dando cumplimiento al desarrollo de su objeto
social, el cual se traduce en facilitar la adquisición, construcción,
liberación, cambio, mejoramiento y reparación de vivienda de los
funcionarios, debe propender por la recuperación efectiva, real y
oportuna de la Cartera Corriente y Morosa y la disminución en iguales
condiciones. La Cartera morosa se ha venido incrementando en los ultimo
años, pasando de $747 millones en 2006 a $828 en 2007 y a $896 en 2008,
lo cual representa un aumento de 10.8% de 2006 a 2007 y de 8.2% de 2007
a 2008. |
Ello indica que la gestión en el cobro de la cartera
morosa ha sido insuficiente. |
Lo que genera menores recursos disponibles para
otorgamiento de créditos de vivienda. |
Incrementar las acciones de cobro desarrolladas por el
área prejurídica del Fondo Social de Vivienda, encaminadas al
requerimiento de los deudores y codeudores para que se pongan al día en
el pago de las obligaciones adquiridas y con ello garantizar que los
créditos remitidos para cobro jurídico sean aquellos créditos en los
cuales el deudor no muestra ningún interés de cumplir con el pago de la
obligación. Así mismo esta área promoverá la celebración de acuerdos de
pago entre el Fondo Social de Vivienda y el Deudor. |
Recuperar la cartera morosa del Fondo Social de Vivienda. |
Realizando requerimientos al deudor y codeudor a través
de vía telefónica, electrónica y escrita para que se acerquen a cancelar
o suscribir acuerdos de pagos. En caso no existir voluntad de pago por
parte del deudor, dar inicio a Proceso Ejecutivo Hipotecario. |
Requerimientos al deudor y al codeudor |
100% |
28/09/2009 |
20/08/2010 |
47 |
100% |
100% |
47 |
47 |
47 |
|
9 |
17 01 009 |
El FSVR debe realizar el calculo y la conciliación de las
Provisiones por Deudas de Difícil Cobro de manera mensual, en
cumplimiento del Plan General de Contabilidad Publica. El proceso de
causación de las provisiones de deudores las realiza automáticamente el
sistema, pero del calculo anterior, se determina que dicho sistema sobre
estima los valores de algunas subcuentas, lo que indica que el sistema
en su parametrización o procedimientos internos, realiza mal los
cálculos registrados en dicha cuenta. |
Lo anterior, evidencia la carencia de controles adecuados
sobre los procedimientos que el sistema realiza de manera automática. |
Lo que denota que las cifras que arroja el programa no
son confiables y no existe ningún tipo de conciliación. |
El Fondo Social de Vivienda en el mes de Julio/09,
realizo en el sistema contable el calculo y ajuste de las cifras de las
provisiones por deuda de difícil cobro que venia presentado diferencias.
No obstante se realizara monitoreo mensualmente. |
Con el fin de verificar que software contable continué
realizando los cálculos de la provisión. |
Verificación al software |
Revisión y Verificación al cierre contable. |
5 |
30/09/2009 |
30/12/2009 |
13 |
5 |
100% |
13 |
13 |
13 |
|
10 |
18 01 100 |
El plazo establecido por la circular externa 064 de la
Contaduría General de la Nación para el proceso de Saneamiento Contable
de las entidades del sector publico, correspondía a 30 de septiembre de
2006. Sin embargo, la entidad no procedió a depurar la totalidad de los
casos considerados en el proceso de saneamiento contable, la entidad
solo depuro 2 de los 6 casos considerados cuyo monto ascendía apenas a
$1.3 millones. |
Con ello perdió la oportunidad de realizar un saneamiento
integral de su contabilidad. |
La entidad opto por realizar acciones jurídicas poco
eficientes y que generaron un desgaste administrativo que solo llevo al
recaudo de $15.3 millones correspondientes a un (1) sólo proceso de un
total de $39.5 millones pendientes por recaudar, en los 4 procesos
considerados. |
El Fondo Social de Vivienda dará estricto cumplimiento a
la Resolución No. 119/2006, "Mediante el cual se adopta el Modelo
Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de
Contabilidad Publica ..." de la Contaduría General de la Nación. |
Mejorar el Sistema de Sostenibilidad Contable del Fondo
Social de Vivienda. |
Revisar los créditos de difícil cobro que se encuentran
en procesos Jurídicos, solicitar concepto jurídicos a los Abogados del
Fondo y citar al Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable. |
Acta del Comité de Sostenibilidad Contable |
2 |
30/08/2009 |
30/07/2010 |
48 |
|
0% |
0 |
0 |
48 |
|
11 |
19 05 001 |
Se encontraron recibos obtenidos vía fax y en fotocopias
los cuales no han sido reemplazados por los originales |
Evidenciando fallas y riesgo frente a su legalización y
manejo. |
Lo que refleja inadecuado control sobre las operaciones,
legalizaciones y en general, el manejo de la Caja Menor. |
Emitir Carta Circular a las Delegaciones Departamentales,
en la cual se le indique, que con el fin de legalizar el gasto y la caja
menor, una vez se haga el desembolso del dinero durante los primeros
cinco días nos deben remitir vía fax las facturas de pago y durante los
5 días siguientes nos envíen las facturas originales. |
Con el fin de realizar un reemplazo oportuno de facturas
y documentos. |
Oficio Circular |
Oficio Circular |
1 |
28/08/2009 |
28/02/2010 |
26 |
1 |
100% |
26 |
26 |
26 |
|
12 |
17 01 009 |
El Fondo no reporta en la rendición de la cuenta el valor
total de las demandas a favor de la entidad. El reporte puede hacerlo de
acuerdo a lo contenido en la Glosa, debido a que por las pretensiones
formuladas en las demandas, allí se determina su valor. |
La entidad no aplica un procedimiento para obtener la
información requerida en el tema de las demandas. |
No están valoradas adecuadamente las demandas y podría
conllevar a una falta de claridad en los estados financieros. |
A partir de la próxima vigencia se incluirá en la
presentación del informe de Rendición de la cuenta Anual, los valores de
las pretensiones formuladas en las demandas ejecutivas hipotecarias que
se presenten. |
Valorar adecuadamente las demandas y evitar una posible
falta de claridad en los estados financieros. |
Rendición de la cuenta anual. |
Informes |
1 |
29/09/2009 |
20/03/2010 |
25 |
1 |
100% |
25 |
25 |
25 |
|
TOTALES |
28 |
|
|
490 |
9 |
5 |
159,79 |
159,79 |
490 |
