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5,11],[140,13,145,13],[134,35,136,35],[134,36,136,36],[137,35,139,35],[137,36,139,36],[134,13,139,13],[128,25,133,25],[128,26,133,26],[128,27,133,27],[128,28,133,28],[128,29,133,29],[128,11,133,11],[128,12,133,12],[128,13,133,13],[134,27,139,27],[134,28,139,28],[134,29,139,29],[122,35,124,35],[122,36,124,36],[125,35,127,35],[125,36,127,36],[122,13,127,13],[122,14,127,14],[122,24,127,24],[122,25,127,25],[122,26,127,26],[128,14,133,14],[128,24,133,24],[134,14,139,14],[134,24,139,24],[134,25,139,25],[134,26,139,26],[128,5,133,5],[128,6,133,6],[128,8,133,8],[128,9,133,9],[128,10,133,10],[128,0,133,0],[128,1,133,1],[128,2,133,2],[128,3,133,3],[128,4,133,4],[128,35,130,35],[128,36,130,36],[131,35,133,35],[131,36,133,36],[116,0,121,0],[116,1,121,1],[116,2,121,2],[116,3,121,3],[116,4,121,4],[116,35,118,35],[116,36,118,36],[119,35,121,35],[119,36,121,36],[122,0,127,0],[122,1,127,1],[122,2,127,2],[122,3,127,3],[122,4,127,4],[122,5,127,5],[122,6,127,6],[122,8,127,8],[122,9,127,9],[122,10,127,10],[122,11,127,11],[122,12,127,12],[116,25,121,25],[116,26,121,26],[116,27,121,27],[116,28,121,28],[116,29,121,29],[116,11,121,11],[116,12,121,12],[116,13,121,13],[122,27,127,27],[122,28,127,28],[122,29,127,29],[110,28,115,28],[110,29,115,29],[110,35,112,35],[110,36,112,36],[113,35,115,35],[113,36,115,36],[110,13,115,13],[110,14,115,14],[110,24,115,24],[110,25,115,25],[110,26,115,26],[116,14,121,14],[116,24,121,24],[116,5,121,5],[116,6,121,6],[116,8,121,8],[116,9,121,9],[116,10,121,10],[104,35,106,35],[104,36,106,36],[107,35,109,35],[107,36,109,36],[104,14,109,14],[104,24,109,24],[104,5,109,5],[104,6,109,6],[104,8,109,8],[104,9,109,9],[104,10,109,10],[110,0,115,0],[110,1,115,1],[110,2,115,2],[110,3,115,3],[110,4,115,4],[110,5,115,5],[110,6,115,6],[110,8,115,8],[110,9,115,9],[110,10,115,10],[110,11,115,11],[110,12,115,12],[104,25,109,25],[104,26,109,26],[104,27,109,27],[104,28,109,28],[104,29,109,29],[104,11,109,11],[104,12,109,12],[104,13,109,13],[110,27,115,27],[98,10,103,10],[98,11,103,11],[98,12,103,12],[98,0,103,0],[98,1,103,1],[98,2,103,2],[98,3,103,3],[98,4,103,4],[98,5,103,5],[98,6,103,6],[98,8,103,8],[98,9,103,9],[104,0,109,0],[104,1,109,1],[104,2,109,2],[104,3,109,3],[104,4,109,4],[98,27,103,27],[98,28,103,28],[98,29,103,29],[98,35,100,35],[98,36,100,36],[101,35,103,35],[101,36,103,36],[98,13,103,13],[98,14,103,14],[98,24,103,24],[98,25,103,25],[98,26,103,26],[68,27,73,27],[68,28,73,28],[68,29,73,29],[68,35,70,35],[68,36,70,36],[71,35,73,35],[71,36,73,36],[68,13,73,13],[68,14,73,14],[68,24,73,24],[68,25,73,25],[68,26,73,26],[80,28,85,28],[80,29,85,29],[80,35,82,35],[80,36,82,36],[83,35,85,35],[83,36,85,36],[86,27,91,27],[86,28,91,28],[62,0,67,0],[62,1,67,1],[62,2,67,2],[62,3,67,3],[62,4,67,4],[62,35,64,35],[62,36,64,36],[65,35,67,35],[65,36,67,36],[68,0,73,0],[68,1,73,1],[68,2,73,2],[68,3,73,3],[68,4,73,4],[68,5,73,5],[68,6,73,6],[68,8,73,8],[68,9,73,9],[68,10,73,10],[68,11,73,11],[68,12,73,12],[62,25,67,25],[62,26,67,26],[62,27,67,27],[62,28,67,28],[62,29,67,29],[62,11,67,11],[62,12,67,12],[62,13,67,13],[56,28,61,28],[56,29,61,29],[56,35,58,35],[56,36,58,36],[59,35,61,35],[59,36,61,36],[56,13,61,13],[56,14,61,14],[56,24,61,24],[56,25,61,25],[56,26,61,26],[62,14,67,14],[62,24,67,24],[62,5,67,5],[62,6,67,6],[62,8,67,8],[62,9,67,9],[62,10,67,10],[50,35,52,35],[50,36,52,36],[53,35,55,35],[53,36,55,36],[50,14,55,14],[50,24,55,24],[50,5,55,5],[50,6,55,6],[50,8,55,8],[50,9,55,9],[50,10,55,10],[56,0,61,0],[56,1,61,1],[56,2,61,2],[56,3,61,3],[56,4,61,4],[56,5,61,5],[56,6,61,6],[56,8,61,8],[56,9,61,9],[56,10,61,10],[56,11,61,11],[56,12,61,12],[50,25,55,25],[50,26,55,26],[50,27,55,27],[50,28,55,28],[50,29,55,29],[50,11,55,11],[50,12,55,12],[50,13,55,13],[56,27,61,27],[38,10,43,10],[38,11,43,11],[38,12,43,12],[38,0,43,0],[38,1,43,1],[38,2,43,2],[38,3,43,3],[38,4,43,4],[38,5,43,5],[38,6,43,6],[38,8,43,8],[38,9,43,9],[50,0,55,0],[50,1,55,1],[50,2,55,2],[50,3,55,3],[50,4,55,4],[44,0,49,0],[44,1,49,1],[44,2,49,2],[44,3,49,3],[44,4,49,4],[44,5,49,5],[44,6,49,6],[44,8,49,8],[44,9,49,9],[44,10,49,10],[44,11,49,11],[44,12,49,12],[38,27,43,27],[38,28,43,28],[38,29,43,29],[38,35,40,35],[38,36,40,36],[41,35,43,35],[41,36,43,36],[38,13,43,13],[38,14,43,14],[38,24,43,24],[38,25,43,25],[38,26,43,26],[32,27,37,27],[32,28,37,28],[32,29,37,29],[32,35,34,35],[32,36,34,36],[35,35,37,35],[35,36,37,36],[32,13,37,13],[32,14,37,14],[32,24,37,24],[32,25,37,25],[32,26,37,26],[26,0,31,0],[26,1,31,1],[26,2,31,2],[26,3,31,3],[26,4,31,4],[26,35,28,35],[26,36,28,36],[29,35,31,35],[29,36,31,36],[32,0,37,0],[32,1,37,1],[32,2,37,2],[32,3,37,3],[32,4,37,4],[32,5,37,5],[32,6,37,6],[32,8,37,8],[32,9,37,9],[32,10,37,10],[32,11,37,11],[32,12,37,12],[26,25,31,25],[26,26,31,26],[26,27,31,27],[26,28,31,28],[26,29,31,29],[26,11,31,11]],"merged_total":1136,"flags":["merged_cut"]}
[null,null,"PROCESO",null,"SISTEMA DE GESTIÓN Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"CÓDIGO",null,null,"SGFT13"]
[null,null,"FORMATO",null,"MAPA DE RIESGOS DE PROCESOS",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VERSIÓN",null,null,4]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Aprobado: 25/11/2022"]
[]
["IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"VALORACIÓN DEL RIESGO"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"ANÁLISIS DEL RIESGO INHERENTE\n(ANTES DE LOS CONTROLES)",null,null,null,null,"ANÁLISIS DE CONTROLES",null,null,null,null,null,null,null,null,"VALORACIÓN DEL RIESGO RESIDUAL\n(DESPUÉS DE LOS CONTROLES)",null,null,null,null,"ESTRATEGIA PARA COMBATIR EL RIESGO","PLAN DE ACCIÓN",null,null,"PLAN DE CONTINGENCIA",null,"INDICADOR CLAVE DE RIESGO","MÉTRICA"]
["Tipo","Macroproceso","Proceso","Objetivo","Impacto","Causa inmediata","Causa raíz","Subcausas","Riesgo","Clasificación",null,null,null,null,null,"No. Control","Descripción del control","Afectación","Atributos",null,null,null,null,"Evidencia"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Probabilidad ","%","Impacto","%","Zona de riesgo inherente",null,null,null,"Tipo","Implementación","Documentación","Frecuencia","Evidencia ",null,"Probabilidad ","%","Impacto","%","Zona de riesgo residual",null,"Actividad","Fecha de implementación","Evidencia","Acción ","Evidencia"]
["Procesos","PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO","Servicio al Colombiano ","Desarrollar acciones orientadas a identificar las necesidades y expectativas de los usuarios y a atender de manera oportuna y con calidad sus requerimientos, mediante los canales de atención presencial, virtual, telefónico y físico, con el propósito de lograr la satisfacción de los usuarios frente a la gestión de los trámites y servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil.","afectación reputacional","por disminución de la confianza de los usuarios","debida al déficit en la capacidad operativa para dar trámite y respuesta a las PQRSDC en los términos de ley.","Reducción e insuficiencia de recursos presupuestales para la Registraduría Nacional del Estado Civil","Posibilidad de afectación reputacional por disminución de la confianza de los usuarios debida al déficit en la capacidad operativa para dar trámite y respuesta a las PQRSDC en los términos de ley.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Moderado",0.6,"Alto",1,"El jefe de la Oficina de Planeación solicita a las áreas responsables la asignación de recursos (Gerencia del Talento Humano, Gerencia Administrativa y Financiera y Gerencia de Informática) mediante un correo electrónico con el que se justifican las novedades y necesidades para garantizar el adecuado funcionamiento del grupo de PQR.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Correo electrónico o Certificación de no aplicación del control","Media",0.42,"Moderado",0.44999999999999996,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Adoptar esquemas de contingencia mientras se superan las circunstancias que pueden afectar la capacidad operativa para dar respuesta a las solicitudes PQRSDC recibidas en la entidad. ","Correo electrónico con esquema de contingencia","Porcentaje de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias denuncias y solicitudes de información respondidas y gestionadas en el período dentro de los plazos de ley .","Número de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias denuncias y solicitudes de información, respondidas y gestionadas en el período dentro de los plazos de ley "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Insuficiencia en la infraestructura tecnológica que dificulta el acceso en modalidad remota a los aplicativos de consulta para la respuesta de PQRSDC ",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Coordinadora del grupo de PQR le envía al servidor encargado del reparto un consolidado semanal de las PQRSDC recibidas en el nivel central por el formulario virtual, mediante correo electrónico, con el fin de que este último verifique la asignación del total de derechos de petición recibidos. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Correo electrónico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Dar respuesta inmediata a la PQRSDC que se venció","Correo electrónico con la respuesta "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Situaciones coyunturales y/o inesperadas de fuerza mayor o caso fortuito, ataques, noticias falsas y campañas masivas en contra de la Registraduría así como información imprecisa por parte de otras entidades, que generan el aumento y presentación masiva de solicitudes, quejas y reclamos.",null,null,null,null,null,null,null,3,"El jefe de la Oficina de Planeación envía un memorando a las áreas del nivel central informando el estado del tramite de las pqr recibidas mediante el Sistema Interno de Correspondencia - SIC sede Central, mediante correo electrónico con el fin de revisar los términos de vencimiento y dar respuesta a las PQRSDC a su cargo o registrar adecuadamente en el SIC el trámite dado, en caso de que no se haya hecho.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Correo electrónico "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Inexistencia de un sistema unificado e integrado de radicado único para la recepción, trámite, gestión, administración, control y seguimiento efectivo y en tiempo real de las solicitudes de los colombianos a nivel nacional."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Insuficiente talento humano para el trámite de las PQRSDC."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Deficiencias en el esquema de información pública disponible en los canales de información a los ciudadanos."]
["Procesos","PLANEACIÓN_Y_DIRECCIONAMIENTO_ESTRATÉGICO","Gestión Ambiental","Prevenir, reducir o mitigar los impactos ambientales que ocasiona el cumplimiento de la misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil —en adelante RNEC— (identificar a los colombianos, llevar su registro civil y organizar los procesos electorales del país), mediante la promoción del cuidado del medio ambiente, en concordancia con los compromisos internos adquiridos en el marco del desarrollo sostenible y el cumplimiento de la normativa legal vigente relacionada a la gestión ambiental.","afectación económica y reputacional","por interposición de multas y/o daño a la imagen institucional","debido a la inadecuada gestión de los residuos que se generan","Inadecuada sepación en la fuente","Posibilidad de afectación económica y reputacional por interposición de multas y/o daño a la imagen institucional debido a la inadecuada gestión de los residuos que se generan","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Mayor",0.8,"Alto",1,"La coordinación de gestión ambiental verifica que los los responsables de generación de residuos ejecuten de forma adecuada los protocolos establecidos en el procedmiento GAPD02 con el objetivo de asegurar el manejo adecuado de los residuos","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato de Generación y manejo integral de residuos GAFT01","Baja",0.252,"Mayor",0.8,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Realizar operartivo ambiental con los actores involucrados en la actividad ","Acta del operativo ambiental","Porcentaje de entregas de residuos durante el periodo","Número de entregasde residuos satisfactorias en el periodo/ Número de entregas de residuos programadas en el periodo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación a los servidores en temas ambientales",null,null,null,null,null,null,null,2,"La coordinación de gestión ambiental sensibiliza a los responsables de generación de residuos sobre el adecuado manejo integral de residuos mediante charlas y/o tips ambientales ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Lista de asistencia y/o correo electronicos"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,3]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,4]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN DE COMUNICACIÓN PUBLICA Y ESTRATÉGICA","Comunicación Organizacional","Gestionar la comunicación interna y externa, mediante la producción de contenidos y la ejecución de estrategias de comunicación que contribuyan a la divulgación del quehacer de la RNEC y a su posicionamiento como institución líder en servicio al colombiano.","afectación reputacional","por divulgación de información falsa","debido a la desinformación de la ciudadanía en los temas misionales de la entidad","Divulgación de información falsa a través de las redes sociales por parte de la ciudadanía e influenciadores.","Posibilidad de afectación reputacional por divulgación de información falsa debido a la desinformación de la ciudadanía en los temas misionales de la entidad","Daños a activos fijos/eventos externos\nPérdida por daños o extravíos de los activos fijos por desastres naturales u otros riesgos/eventos externos como atentados, vandalismo u orden público.","Alta",0.8,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"La empresa contratista de monitoreo de las redes sociales verifica la publicación de información falsa contra la entidad mediante el seguimiento y monitoreo de las mismas.","Probabilidad","Detectivo","Automático","Documentado","Continua","Con registro","Informe de analítica de las redes sociales","Media",0.48,"Mayor",0.75,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Informar al área respectiva lo que está ocurriendo, para que tome el curso de acción, por ejemplo: Guardar silencio, no contestar, se decide qué informar, publicar un comunicado, realizar una rueda de prensa, etc.","Correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, llamadas telefónicas, en las cuales se comunica lo ocurrido. Links de las publicaciones en la pagina web, en las redes sociales  y en diferentes medios, con las acciones.","No es posible establecer un indicador que permita identificar o pronosticar la ocurrencia del riesgo debido a que este esta relacionado con la información falsa que emite la ciudadanía y no se encuentra controlada por el proceso"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Divulgación de información falsa a través de correos electrónicos por parte de la ciudadanía.",null,null,null,null,null,null,null,2,"El editor de redes sociales valida el impacto de la información falsa mediante los indicadores de las plataformas involucradas e informa al jefe de la oficina, con el fin de comunicar al area, quien determinará las acciones a seguir.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe de análisis del contexto de la información falsa (este informe se emite únicamente cuando la información falsa es tendencia)"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Divulgación de noticias falsas a través de paginas web por parte de la ciudadanía."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Entrega de información confusa o imprecisa que conlleve a la aparición de noticias falsas."]
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["Procesos","REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN","Registro y Actualización del Sistema ","Expedir registro civil, tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía mediante la solicitud de inscripción del registro civil, la preparación, elaboración y expedición de tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía por primera vez, duplicados, rectificaciones y renovaciones con el propósito de garantizar el ejercicio de los derechos de los usuarios.","afectación económica y reputacional","por interposición de tutelas y/o demandas ","debido a la expedición y/o entrega de documento de identidad sin el cumplimiento de los requisitos legales. ","Validación de una solicitud sin verificar las bases de datos y/o los requisitos establecidos dando paso a la producción de un documento de identidad de manera errada o que no corresponda a la identidad del titular.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por interposición de tutelas y/o demandas debido a la expedición y/o entrega de documento de identidad sin el cumplimiento de los requisitos legales. ","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Moderado",0.6,"Alto",1," El (a) Coordinador (a) del Grupo de Validación e individualización, reportará semanalmente en la plataforma SharePoint a través de la matriz RAFT43 los rechazos de los trámites de documento de identificación para tratamiento y seguimiento respectivo. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Enlace SharePoint RAFT43 ","Baja",0.29399999999999998,"Moderado",0.44999999999999996,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Realizar la investigación para dar respuesta a las tutelas y/o demandas por documentos en los cuales se materializó el riesgo, verificando las validaciones realizadas con los documentos soportes y las bases de datos.","Estadística de Tutelas y/o demandas que evidenciaron la materialización del riesgo.","Tutelas y demandas debido a la expedición y/o entrega de documento de identificación sin el cumplimiento de los requisitos legales.","Número de tutelas y/o demandas recepcionadas"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Dar paso al envío de documentos sin realizar la verificación de documentos impresos frente a las especificaciones establecidas en los controles de calidad (CQC).",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador del Grupo de Producción y Envíos, verificará la realización de los controles de calidad de los documentos producidos, identificando en la inspección en fabrica los productos no conformes generando el reportes de los documentos producidos vs los rechazados. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte trimestral de seguimiento a los documentos rechazados en CQC vs la producción total "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Entregar documentos de identidad a los ciudadanos (cédula de ciudadanía y tarjetas de identidad) sin autenticación biométrica dactilar o facial. ",null,null,null,null,null,null,null,3,"El Coordinador del Grupo de Producción y Envíos realizará seguimiento al cumplimiento de las directrices de entrega de documentos con autenticación biométrica en el nivel desconcentrado, requiriendo acciones correctivas, en especial a aquellas que presentan altos niveles de incumplimiento, sin debida justificación.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro"," Comunicaciones a las delegaciones solicitando acciones correctivas, en especial a aquellas que presentan altos niveles de incumplimiento, sin debida justificación."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Preparar documentos sin tener el conocimiento de los requisitos legales, técnicos, de calidad y de los procedimientos establecidos.",null,null,null,null,null,null,null,4,"El Coordinador del Grupo de Recepción realizará la verificación del cumplimiento de requisitos de capacitación, certificación y recertificación para la operación de la EIS previo el seguimiento de la calidad en la preparación de los documentos de identidad. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Listado de operadores de EIS recertificados "]
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["Procesos","REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN","Registro y Actualización del Sistema ","Expedir registro civil, tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía mediante la solicitud de inscripción del registro civil, la preparación, elaboración y expedición de tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía por primera vez, duplicados, rectificaciones y renovaciones con el propósito de garantizar el ejercicio de los derechos de los usuarios.","afectación económica y reputacional","por interposición de tutelas y/o demandas","debido a la inadecuada actualización de información o del estado de vigencia de un documento en el archivo nacional de identificación.","Información incorrecta o de recepción tardía reportada por un tercero para afectar el estado de vigencia ","Posibilidad de afectación económica y reputacional por interposición de tutelas y/o demandas debido a la inadecuada actualización de información o del estado de vigencia de un documento en el archivo nacional de identificación.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Moderado",0.6,"Alto",1,"La Coordinación del Grupo Jurídico de la DNI realiza el análisis de legitimación para proferir actos administrativos que afecten la vigencia o modifiquen datos de identificación para firma del Director Nacional de Identificación conforme a la documentación soporte procedentes del Grupo de Novedades y del Grupo de Archivos de Identificación.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte de la cantidad de actos administrativos o lotes devueltos con su respectiva causal así como conceptos de no procedencia en los cambios de datos biográficas de identificación","Media",0.42,"Menor",0.33749999999999997,"Moderado","Reducir (mitigar)","Implementación de la solución informática para Despachos Judiciales a nivel Nacional para la grabación de registros de Interdicción de Derechos Políticos y Funciones Públicas. ","2022-12-31","Comunicación que evidencia la implementación de la herramienta","Realizar la investigación de los casos de tutelas y/o demandas por inadecuada afectación en el archivo nacional de identificación en los cuales se materializó el riesgo, verificando las validaciones realizadas con los documentos soportes y verificación sobre las bases de datos.","Estadísticas presentadas por la Dirección Nacional de Identificación y la Coordinación de Jurídica-D.N.I., de Tutelas y/o demandas que permitieron la materialización del riesgo.","Tutelas interpuestas debido a la inadecuada actualización del estado de vigencia de un documento en el archivo nacional de identificación","Número de tutelas y/o demandas "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Error de digitación en la grabación de un registro y/o afectación de un NUIP ",null,null,null,null,null,null,null,2,"El técnico o auxiliar administrativo, valida la consistencia de los datos biográficos registrados en las sentencias por interdicción de derechos políticos y funciones públicas remitidas por los despachos judiciales frente a la información del NUIP contenida en el Archivo Nacional de Identificación previo a la afectación.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Sin registro","Listado de comunicaciones remitidas a los despachos judiciales con el reporte de las inconsistencias encontradas",null,null,null,null,null,null,"Documentar el control de afectaciones de actos administrativos realizados en forma manual en el ANI, en el procedimiento RAPD04 ","2022-08-31","Comunicación a la RDRCI con la solicitud de actualización del procedimiento RAPD04"]
[null,null,null,null,null,null,null,"No observar los requisitos de ley para dar respuesta.",null,null,null,null,null,null,null,3,"El coordinador de novedades verificará la correcta afectación en el ANI realizada en forma manual, conforme al acto administrativo firmado por el Director Nacional de Identificación, en los casos de suplantación y falsa identidad, remitidos por el Grupo Jurídico DNI. ","Impacto","Correctivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Reporte de las afectaciones realizadas en el ANI cargadas con información diferente a la consignada en el acto administrativo "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación del personal para gestionar los requerimientos.",null,null,null,null,null,null,null,4,"Los coordinadores de archivos de identificación verificarán la correcta afectación en el ANI realizada en forma manual, conforme al acto administrativo firmado por el Director Nacional de Identificación, en los casos de correcciones póstumas.","Impacto","Correctivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Reporte de las afectaciones realizadas en el ANI cargadas con información diferente a la consignada en el acto administrativo "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de definición de criterios jurídico-normativos relacionados con las correcciones póstumas de datos."]
[]
["Procesos","REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN","Registro y Actualización del Sistema ","Expedir registro civil, tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía mediante la solicitud de inscripción del registro civil, la preparación, elaboración y expedición de tarjetas de identidad y cédulas de ciudadanía por primera vez, duplicados, rectificaciones y renovaciones con el propósito de garantizar el ejercicio de los derechos de los usuarios.","afectación presupuestal y reputacional","al realizar una inscripción del registro civil con anomalías","por falla en los sistemas y en la aplicación de las actividades y controles establecidas en los procedimientos vigentes","Falla en la consulta de los procesos y procedimientos aprobados por la Dirección Nacional de Registro Civil","Posibilidad de afectación presupuestal y reputacional al realizar una inscripción del registro civil con anomalías por falla en los sistemas y en la aplicación de las actividades y controles establecidas en los procedimientos vigentes","Usuarios, productos y practicas: Fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los usuarios y que impiden satisfacer una obligación profesional frente a éstos.","Muy Baja",0.2,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"Llevar a cabo, por parte de la Dirección Nacional de registro civil, con los funcionarios registrales vinculados, la inducción y entrenamiento previo a la función y labor específica a realizar.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Listado de servidores que recibieron inducción y entrenamiento.","Muy Baja",3.024E-2,"Moderado",0.5625,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Realizar visitas de seguimiento a las oficinas con función registral producto de los cruces a las bases de datos donde se presenta anomalías de forma constante","Actas de visita ","Registros civiles anulados por presunta irregularidad presentadas durante el período de seguimiento","Número de registros civiles anulados por anomalías generadas durante el período de seguimiento"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Deficiente ejecución de las actividades establecidas para la inscripción de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Servicio Nacional de Inscripción informará las estadísticas de corrección, modificación y complementación en bases de datos, realizadas a solicitud o por las partes interesadas","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte estadístico",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Implementar plan de descongestión en las oficinas adscritas a la Dirección Nacional de registro civil","Actas de visita "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Omisión de las actividades y controles de los procesos y procedimientos con dolo",null,null,null,null,null,null,null,3,"Generar estadística por el Grupo Jurídico de los actos administrativos asociados a la cancelación y anulación de registro civil, así como de las acciones de tutelas en materia de registro civil","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte estadístico de los actos administrativos",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Requerir a las oficinas que no reportan producción de RCX vía SRC-Web","Solicitudes o requerimientos remitidas a oficinas con función registral y seguimiento a respuestas"]
[null,null,null,null,null,null,null,"La normatividad de registro civil es algo amplia y fluctuante, por lo que se requiere capacitar constantemente a los funcionarios registrales, en especial al personal nuevo",null,null,null,null,null,null,null,4,"La Oficina de Validación y Producción de registro civil, adelantará los pasos de notificación de las actuaciones administrativas aprobadas, producto de las solicitudes o reportes que ingresan a la oficina para validación de los registros civiles detectados que no cumplen con los requisitos de ley y normatividad vigente.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe de estadísticas de comunicaciones previas, notificaciones y actos administrativos gestionados por presuntas anomalías e irregularidades",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Resoluciones de anulación publicadas de registros civiles","Porcentaje de resoluciones de anulación de registro civiles "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Grabar registros civiles con información biográfica que no corresponde al colombiano",null,null,null,null,null,null,null,5,"Realizar por parte de la Dirección Nacional de registro civil, seguimiento al uso de las nuevas herramientas tecnológicas implementadas para la expedición de registro civil vía SRC-Web","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Listado de producción de oficinas vigentes con la herramienta SRC-Web"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,6,"Hacer seguimiento por parte del Servicio Nacional de Inscripción, a las bases de datos de registro civil respecto a su actualización.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte de estadístico de actualización de base de datos "]
["Procesos","REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN","Certificación Documentación y Servicios","Expedir certificaciones y copias de registro civil y certificaciones de documentos de identidad, mediante la solicitud, consulta, verificación de los archivos y las bases de datos, con el propósito de garantizar oportunamente las necesidades de información del solicitante.","afectación reputacional","por quejas o reclamos ","debido a la expedición y/o entrega de certificados de información sin el cumplimiento de los requisitos legales. ","Falta de actualización en las bases de datos de identificación. ","Posibilidad de afectación reputacional por quejas o reclamos debido a la expedición y/o entrega de certificados de información sin el cumplimiento de los requisitos legales. ","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Moderado",0.6,"Alto",1,"El técnico realiza cotejo de la información biométrica de la solicitud de certificados de nacionalidad y/o de certificado con información de reserva y genera un concepto técnico del mismo.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Relación de Cotejos técnicos realizados. ","Muy Baja",0.1512,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)","Documentar los controles establecidos en el procedimiento CDPD03 ","2022-08-31","Comunicación a la RDRCI con la solicitud de actualización del procedimiento CDPD03","Realizar investigación para dar respuesta a las quejas y/o reclamos debido a la expedición y/o entrega de certificados de información sin el cumplimiento de los requisitos legales ","Respuestas de las quejas y reclamaciones ","Quejas y/o reclamos interpuestas debido a la expedición y/o entrega de certificados de información sin el cumplimiento de los requisitos legales ","Número de quejas y reclamos"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Validación de un certificado sin verificar la información del titular en las bases de datos y/o los requisitos establecidos, dando paso a la generación de un certificado de manera errada o que no corresponda a la identidad del titular.",null,null,null,null,null,null,null,2,"El funcionario asignado, verificará en segunda instancia el contenido de la información biográfica del certificado proyectado previo a su expedición y entrega","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Estadística de PDF de certificado "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Entrega de certificaciones que contengan información de reserva sin verificar la titularidad del solicitante o sin realizar autenticación biométrica dactilar o facial del titular o sin la debida autorización a un tercero.",null,null,null,null,null,null,null,3,"El coordinador verificará el cumplimiento de la segunda revisión al contenido de la información en los certificados expedidos en el trimestre en forma aleatoria. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Acta de verificación "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación de los procesos y los procedimientos para la expedición de certificaciones.",null,null,null,null,null,null,null,4,"El técnico realiza cotejo de la impresión dactilar del titular en las autorizaciones de entrega de certificado a tercero para autorizar su entrega ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Relación de Cotejos técnicos realizados."]
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["Procesos","REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN","Certificación Documentación y Servicios","Expedir certificaciones y copias de registro civil y certificaciones de documentos de identidad, mediante la solicitud, consulta, verificación de los archivos y las bases de datos con el propósito de garantizar oportunamente las necesidades de información del solicitante.","afectación económica y reputacional","por inexactitud en la información al momento de expedir una certificación de documentos de identidad y/o copias de registro civil","debido a fallas en los procesos de actualización y publicación de información","Falta de sincronización entre los sistemas de producción, ANI y registro civil.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por inexactitud en la información al momento de expedir una certificación de documentos de identidad y/o copias de registro civil debido a fallas en los procesos de actualización y publicación de información.","Usuarios, productos y practicas: Fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los usuarios y que impiden satisfacer una obligación profesional frente a éstos.","Alta",0.8,"Moderado",0.6,"Alto",1,"Realizar, por parte del GAIPDP, seguimiento y revisión del cumplimiento de las disposiciones técnicas y legales de los convenios y contratos interadministrativos suscritos con la RNEC.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Listado de los seguimientos y revisiones realizadas.","Muy Baja",0.17279999999999998,"Moderado",0.44999999999999996,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Solicitar la actualización de la información en las bases de datos.","Reporte de solicitudes de actualización","Entidades que validan en línea información de identidad de los colombianos","Cantidad de solicitudes de corrección o verificación de la información de los usuarios en las bases de datos."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Infraestructura limitada para las validaciones en línea de los datos de identidad de los colombianos.",null,null,null,null,null,null,null,2,"Verificar, por parte del GAIPD, el cumplimiento de los requisitos para celebrar un convenio o contrato interadministrativo de acceso a los sistemas de información.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Listado de convenios y contratos celebrados"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Permisos no acordes con los roles de los funcionarios.",null,null,null,null,null,null,null,3,"Verificar la debida justificación en la asignación de permisos y acceso a la información, acorde con las funciones misionales y / o legales de los usuarios autorizados","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Listado con a relación y el numero de solicitudes verificadas"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Suministro de información incorrecta",null,null,null,null,null,null,null,4,"Revisión de usuarios activos para acceso a la información de las aplicaciones de ANI, WEB SERVICE IDENTIFICACIÓN, MTR, GED DE registro civil, GED DE IDENTIFICACIÓN Y PLATAFORMA PMT.","Impacto","Correctivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Listado de usuarios"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Afectación de los derechos a terceros"]
[]
["Procesos","ELECTORAL","Debates Electorales","Planificar la logística de los servicios electorales con el fin de generar el acto administrativo de declaratoria de resultados y las certificaciones para los gastos de campaña, mediante el desarrollo y cumplimiento de las actividades de la etapa preelectoral, electoral y poselectoral de manera transparente, oportuna, confiable e imparcial, con el fin de garantizar a la ciudadanía el derecho a elegir y ser elegido.","afectación reputacional","al impedir que un ciudadano o joven ejerza su derecho a elegir ","debido a uno o varios actores y/o factores internos y externos","Inadecuación de los puestos de votación con condiciones mínimas de accesibilidad para personas con discapacidad y adultos mayores.","Posibilidad de afectación reputacional al impedir que un ciudadano o joven ejerza su derecho a elegir debido a uno o varios actores y/o factores internos y externos.","Daños a activos fijos/ eventos externos\nPérdida por daños o extravíos de los activos fijos por desastres naturales u otros riesgos/eventos externos como atentados, vandalismo, orden público.","Baja",0.4,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la remisión de la certificación por parte de las Fuerzas Militares y Policía Nacional, que avala el cargue de los miembros activos.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por cada uno de los miembros de la Fuerza Pública","Muy Baja",4.2335999999999999E-2,"Catastrófico",1,"Extremo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Expedir el Formulario E-12 por error u omisión previa verificación de cumplimiento de requisitos","Formularios E-12 expedidos por error u omisión ","Formularios E-12 expedidos por error u omisión en el Censo Electoral, durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo","Número de Formularios E-12 expedidos por error u omisión en el Censo Electoral, durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o reporte de información desactualizada por parte de la Fuerza Pública, Migración Colombia, el Consejo Nacional Electoral y Rama Judicial para incorporar en la base de datos de Censo Electoral.",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la remisión de la certificación por parte de Dirección de Identificación, que avala la cantidad de afectaciones en el Archivo Nacional de Identificación (ANI).","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por la Dirección Nacional de Identificación",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Trasladar el puesto de votación cuando las condiciones lo permitan","Resolución traslado puesto de votación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o afectación errónea al Archivo Nacional de Identificación (ANI) por la información reportada por las oficinas de Registro y Rama Judicial. ",null,null,null,null,null,null,null,3,"La Registraduría Delegada en lo Electoral verificará que los Registradores del Estado Civil soliciten el requerimiento de transporte y acompañamiento de los pliegos electorales a la entidad territorial y la Fuerza Pública respectivamente","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Documento de requerimiento"]
[null,null,null,null,null,null,null,"No apertura del puesto de votación por caso fortuito, fuerza mayor u orden público.",null,null,null,null,null,null,null,4,"La Dirección de Censo Electoral verificará que los Registradores del Estado Civil expidan el Formulario E-12 con el cumplimiento de requisitos","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formularios E-12 expedidos y su soportes"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Pérdida de documentos electorales por causa fortuita o fuerza mayor.",null,null,null,null,null,null,null,5,"La Registraduría Delegada en lo Electoral verificará que los Registradores del Estado Civil trasladen los puestos de votación cuando las condiciones lo permitan, previa aprobación del comité de seguimiento electoral.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Resolución de traslado del puesto de votación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o disminución en la asignación presupuestal para el desarrollo de los eventos electorales."]
["Procesos","ELECTORAL","Debates Electorales","Planificar la logística de los servicios electorales con el fin de generar el acto administrativo de declaratoria de resultados y las certificaciones para los gastos de campaña, mediante el desarrollo y cumplimiento de las actividades de la etapa preelectoral, electoral y poselectoral de manera transparente, oportuna, confiable e imparcial con el fin de garantizarle a la ciudadanía el derecho a elegir y ser elegido.","afectación reputacional","por autorizar al ciudadano para ejercer el derecho al voto aún cuando se encuentre impedido para hacerlo ","debido a uno o varios actores y/o factores internos y externos","Falta de oportunidad y confiabilidad en el reporte de novedades por parte de la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación y de esta a la Registraduría Delegada en lo Electoral.","Posibilidad de afectación reputacional por autorizar al ciudadano para ejercer el derecho al voto aún cuando se encuentre impedido para hacerlo debido a uno o varios actores y/o factores internos y externos.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Baja",0.4,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la remisión de las certificaciones por parte de la Fuerza Pública que avala el cargue de los miembros activos.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por cada uno de los miembros de la Fuerza Pública","Muy Baja",8.6399999999999991E-2,"Catastrófico",1,"Extremo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Expedición del Formulario E-12 - Autorización del Voto","Formularios E-12 expedidos ","Formularios E-12 expedidos durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo","Número de Formularios E-12 expedidos durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o confiabilidad de la información reportada por la Fuerza Pública, Migración Colombia y Consejo Nacional Electoral para ser incorporada a la base de datos del Censo Electoral.",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la certificación por parte de Dirección de Identificación, que avala la cantidad de afectaciones en el Archivo Nacional de Identificación (ANI).","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por la Dirección Nacional de Identificación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o confiabilidad de la información reportada por las oficinas de Registro, Rama Judicial, Medicina Legal, entre otros, a la Registraduría Delegada para el registro civil y la Identificación. ",null,null,null,null,null,null,null,3,"Las Direcciones de Censo y Gestión Electoral fortalecerán la capacitación a Registradores del Estado Civil y Jurados de Votación en la expedición y manejo del Formulario E-12 ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Sin registro","Formato de Capacitación y/o material de capacitación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o disminución en la asignación presupuestal para el desarrollo de los eventos electorales."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Entrega errónea por parte del jurado de votación de tarjetas electorales de cargo o corporación por las cuales el ciudadano no está autorizado para ejercer el derecho al voto por el funcionario en comisión."]
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["Procesos","ELECTORAL","Debates Electorales","Planificar la logística de los servicios electorales con el fin de generar el acto administrativo de declaratoria de resultados y las certificaciones para los gastos de campaña, mediante el desarrollo y cumplimiento de las actividades de la etapa pre-electoral, electoral y poselectoral de manera transparente, oportuna, confiable e imparcial con el fin de garantizarle a la ciudadanía el derecho a elegir y ser elegido.","afectación reputacional","al impedir que un ciudadano o joven ejerza su derecho a ser elegido ","debido a uno o varios actores y/o factores interno y externos ","Falta de reglamentación, claridad y oportunidad de la normatividad relacionada con el proceso de inscripción de candidaturas.","Posibilidad de afectación reputacional al impedir que un ciudadano o joven ejerza su derecho a ser elegido debido a uno o varios actores y/o factores internos y externos ","Usuarios, productos y prácticas: fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los usuarios que impiden satisfacer una obligación profesional frente a estos.","Baja",0.4,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"La Registraduría Nacional del Estado Civil realizará seguimiento a los requerimientos adelantados ante las autoridades encargadas de reglamentar y acreditar la regulación en materia electoral","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte de seguimiento","Muy Baja",5.183999999999999E-2,"Catastrófico",1,"Extremo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Expedir el Formulario E-12 por error u omisión previa verificación de cumplimiento de requisitos","Formularios E-12 expedidos por error u omisión","Formularios E-12 expedidos por error u omisión en el Censo Electoral, durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo","Número de Formularios E-12 expedidos por error u omisión en el Censo Electoral, durante el o los procesos electorales celebrados en el periodo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"No apertura del puesto de votación o de la comisión escrutadora y/o pérdida de documentos electorales por causa fortuita o fuerza mayor.",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la remisión de la certificación por parte de las Fuerzas Militares y Policía Nacional, que avala el cargue de los miembros activos.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por cada uno de los miembros de la fuerza pública",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Trasladar el puesto de votación cuando las condiciones lo permitan","Resolución traslado puesto de votación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o veracidad en el reporte de información presentado por las entidades intervinientes para la conformación del censo electoral.",null,null,null,null,null,null,null,3,"La Dirección de Censo Electoral solicitará la remisión de la certificación por parte de Dirección de Identificación, que avala la cantidad de afectaciones en el Archivo Nacional de Identificación (ANI).","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Certificación expedida por la DNI"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad y/o disminución en la asignación presupuestal para el desarrollo de los eventos electorales.",null,null,null,null,null,null,null,4,"La Registraduría Delegada en lo Electoral verificará que los Registradores del Estado Civil soliciten el requerimiento de transporte y acompañamiento de los pliegos electorales a la entidad territorial y la Fuerza Pública respectivamente","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Documento de requerimiento"]
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["Procesos","GESTIÓN_DEL_TALENTO_HUMANO","Permanencia_del_Talento_Humano","Promover la calidad de vida, el desarrollo integral, las competencias de los servidores, el fortalecimiento de la gestión ética e institucional con un ambiente laboral sano y seguro, a través de la ejecución de los planes, programas, la remuneración, el otorgamiento de comisiones de servicios, la gestión de las situaciones administrativas y la evaluación del talento humano, con el fin de generar una cultura institucional de excelencia y mejoramiento en la prestación del servicio. ","afectación reputacional","por manipulación y/o modificación de la información confidencial de los documentos de la HL o datos personales reservados de los servidores públicos","debido a la alteración no controlada e inadecuada de la gestión de operación para la apertura, foliación y elaboración de la Hoja de Control.","Incumplimiento de los controles establecidos en el instructivo de historas laborales - PTIN01 con la omisión de actividades de monitoreo al proceso","Posibilidad de afectación reputacional por manipulación y/o modificación de la información confidencial de los documentos de la HL o datos personales reservados de los servidores públicos debido a la alteración no controlada e inadecuada de la gestión de operación para la apertura, foliación y elaboración de la Hoja de Control.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Alta",0.8,"Leve",0.2,"Moderado",1,"El Coordinador de Registro y Control con el personal designado a cargo del proceso, mantendrá activo y actualizado el módulo de intranet de las historias laborales digitalizadas con la hoja electrónica aprobada por el AGN","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo1!$L$127","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$M$127","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$O$127","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$P$127","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$Q$127","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Registro y Control que evidencie la cantidad de historias laborales digitalizadas en el periodo.\n","Muy Baja",0.10367999999999998,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)","Verificar y documentar aquellos nuevos controles identificados para incluir en el instructivo de historias laborales PTIN01","2022-09-30","Comunicación remitida a la Oficina de Planeación de la actualización del instructivo de historias laborales para su aprobación técnica","Informar al operador disciplinario, en caso de que alguna historia laboral, haya sido modificada y/o alterada intencionalmente","Copia de la comunicación emitida al área competente.","Índice de control para la seguridad y confiabilidad de las historias laborales","(Número de HL digitalizadas en incluidas en el módulo FTP en el periodo / Número de H.L. programadas a digitalizar en incluir en el módulo FTP en el periodo) * 100\n\nRangos de aceptación: Bueno cuando x=100%; Regular: N.A. Malo cuando: X<100%\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Desorganización de los documentos correspondientes al archivo de gestión que integran la historia laboral",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador de Registro y Control con el personal designado a cargo del proceso, monitoreará el módulo de intranet de las historias laborales a través del servidor FTP y con los backups que la Gerencia de Informática genere","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo1!$L$128","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$M$128","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$O$128","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$P$128","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$Q$128","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Registro y Control que evidencie el monitoreo al módulo de intranet de las historias laborales, donde se incluya su funcionalidad y resguardo (Módulo FTP de Intranet).",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisar periódicamente la aplicación de los controles, para determinar la necesidad de ajustes y/o cambios a los formulados.","Actualización de la hoja de vida y reporte de dichas modificaciones al área competente."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incumplimiento del compromiso de confidencialidad y reserva de la información que hace parte de la historia laboral",null,null,null,null,null,null,null,3,"El Coordinador de Registro y Control con el personal designado a cargo del proceso, mantendrá actualizado el sistema de control de préstamos de historias laborales para otras dependencias","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo1!$L$129","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$M$129","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$O$129","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$P$129","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$Q$129","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Registro y Control que evidencie la cantidad de historias laborales prestadas a otras dependencias y de aquellas devueltas en buen estado, durante el periodo."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Interés de alteración de los datos que conforman la historia laboral en provecho propio o de un tercero",null,null,null,null,null,null,null,4,"El Coordinador de Registro y Control con el personal designado a cargo del proceso, tendrán a su cargo la llave que permite el acceso a la custodia del archivo de gestión de las historias laborales. Cuyo personal autorizado se encuentra descrito para esta labor en memorando firmado por el responsable","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo1!$L$130","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$M$130","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$O$130","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$P$130","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo1!$Q$130","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Registro y Control que evidencie el poseedor de la llave de custodia y copia de la relación de los servidores autorizados para el acceso al archivo de gestión de las historias laborales durante el periodo.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Seguridad y Confiabilidad de las Historias Laborales","(N° de historias laborales devueltas en el periodo / N° de historias laborales prestadas en el periodo) *100\n\nRangos de aceptación: Bueno cuando x> 80%; Regular cuando: >60% ^ <=80% Malo cuando: X<=60%"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación para el manejo de la operación de las historias laborales y de lo determinado por las TRD",null,null,null,null,null,null,null,5]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN_DEL_TALENTO_HUMANO","Permanencia_del_Talento_Humano","Promover la calidad de vida, el desarrollo integral, las competencias de los servidores, el fortalecimiento de la gestión ética e institucional con un ambiente laboral sano y seguro, a través de la ejecución de los planes, programas, la remuneración, el otorgamiento de comisiones de servicios, la gestión de las situaciones administrativas y la evaluación del talento humano, con el fin de generar una cultura institucional de excelencia y mejoramiento en la prestación del servicio. ","afectación presupuestal y reputacional","por detrimento patrimonial al Estado en los principios de la función administrativa (Eficacia y Economía)","debido a la NO racionalización de los recursos en el uso del presupuesto público, con el pago de mayores valores de tiquetes aéreos para las comisiones de servicio a nivel nacional.","Medidas de verificación NO utilizadas, que garanticen el efectivo cumplimiento de la operación para la compra de tiquetes aéreos con ofertas económicas con rangos tarifarios favorables para la entidad.","Posibilidad de afectación presupuestal y reputacional por detrimento patrimonial al Estado en los principios de la función administrativa (Eficacia y Economía) debido a la NO racionalización de los recursos en el uso del presupuesto público, con el pago de mayores valores de tiquetes aéreos para las comisiones de servicio a nivel nacional.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Alta",0.8,"Moderado",0.6,"Alto",1,"El (la) profesional encargado del área de Viáticos, a través de medio electrónico solicitará y recibirá, las ofertas de tiquetes (Nacionales y/o Internacionales) con rangos tarifarios más favorables (Clase económica) del mercado para la compra respectiva. Para lo anterior, se enviará a la agencia el formato diligenciado de solicitud de tiquetes aéreos-PTFT74","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo2!$L$127","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$M$127","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$O$127","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$P$127","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$Q$127","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el profesional encargado del área de viáticos, de la cantidad de solicitudes realizadas y respuestas recibidas de parte de la agencia de viajes con las ofertas con rangos tarifarios más favorables durante el periodo.\n","Muy Baja",0.10367999999999998,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)","Actualizar el procedimiento PTPD04-Trámite de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios, donde se incluyan los controles establecidos.","2022-09-30","Comunicación a la Oficina de Planeación, de la solicitud de actualización del procedimiento PTPD04, para su aprobación técnica.","Fortalecer los controles, a través de mecanismos de operación y búsqueda en páginas de Internet de diferentes agencias de viaje (nacionales e internacionales), que permitan consultar, verificar y adquirir tiquetes aéreos, con rangos tarifarios económicos favorables para la entidad.","Documentos soporte de la operación y posterior compra de tiquetes, identificados en la B.D. de monitoreo existente.","Nivel de cumplimiento en la operación de compra de tiquetes aéreos con costos favorables en el periodo.","(Cantidad de tiquetes aéreos comprados por la entidad con rangos tarifarios favorables / Cantidad de tiquetes requeridos para el cumplimiento de las comisiones de servicio) * 100\n\nRangos de aceptación: Bueno: =100% ; Regular:N.A.; Malo: < 100%; "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Inoportunidad e incumplimiento de las políticas de operación del procedimiento PTPD04-Trámite de viáticos y gastos de viaje por comisiones de servicio.",null,null,null,null,null,null,null,2,"El (la) profesional encargado del área de Viáticos, imprimirá la solicitud de tiquetes, de tal manera de poder garantizar como evidencia documental y evidenciar el costo más favorable ofertado en el mercado por las agencias de viajes, el cual tendrá como soporte la Resolución de aprobación de la comisión de servicio y el centro de costo que corresponda.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo2!$L$128","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$M$128","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$O$128","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$P$128","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$Q$128","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el profesional encargado del área de viáticos, de la cantidad tiquetes aéreos emitidos (Nacionales e internacionales), número de actos administrativos de aprobación de comisiones de servicio, que se hayan generado durante el periodo."]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,3,"El (la) profesional encargado del área de Viáticos, para efectos de tener evidencia objetiva del monitoreo de la operación de tiquetes aéreos, documentará la expedición y compra de tiquetes almacenando la información en la base de datos plano en archivo de Excel de manera permanente.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo2!$L$129","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$M$129","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$O$129","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$P$129","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$Q$129","v":"Con registro"},"Copia de la Base de Datos (Archivo plano de Excel) que evidencia el monitoreo y registro de la información de la operación del manejo de la expedición y compra de tiquetes aéreos realizados con el contratista, acumulada durante el periodo."]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,4,"El (la) profesional encargado del área de Viáticos y el Supervisor del Contrato de la agencia seleccionada, verificará la pertinencia y coherencia del informe de facturación presentado por la agencia de viajes, este infomre será validado con las solicitudes recibidas en su momento,  contra la información correspondiente que se encuentra incorporada en la base de datos de monitoreo.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo2!$L$130","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$M$130","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$O$130","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$P$130","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo2!$Q$130","v":"Con registro"},"Certificación expedida en conjunto con el responsable del área de viáticos y el supervisor del contrato de la agencia seleccionada, que evidencie la pertinencia, coherencia y aprobación en firme del informe de facturación contra las ofertas emitidas respecto a la compra de tiquetes aéreos durante el periodo.\n\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,5]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN_DEL_TALENTO_HUMANO","Permanencia_del_Talento_Humano","Promover la calidad de vida, el desarrollo integral, las competencias de los servidores, el fortalecimiento de la gestión ética e institucional con un ambiente laboral sano y seguro, a través de la ejecución de los planes, programas, la remuneración, el otorgamiento de comisiones de servicios, la gestión de las situaciones administrativas y la evaluación del talento humano, con el fin de generar una cultura institucional de excelencia y mejoramiento en la prestación del servicio. ","afectación económica y reputacional","por baja calidad formativa recibida","debido a la oferta de eventos de capacitación donde sus ejes temáticos y/o metodología, no correspondía con las necesidades y expectativas de los servidores en temas del saber institucional. ","Fallas en el análisis y revisión de las ofertas en cuanto a la metodología y  los contenidos temáticos presentados.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por baja calidad formativa recibida debido a la oferta de eventos de capacitación donde sus ejes temáticos y/o metodología, no correspondía con las necesidades y expectativas de los servidores en temas del saber institucional. ","Usuarios, productos y practicas: Fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los usuarios y que impiden satisfacer una obligación profesional frente a éstos.","Alta",0.8,"Moderado",0.6,"Alto",1,"El Coordinador(a) de Desarrollo Integral y/o el servidor designado para el manejo del PIFC, verificará el cumplimiento de la realización de la evaluación del impacto de las capacitaciones en el tiempo determinado por cada uno de los jefes de las dependencias cuando aplique.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo3!$L$127","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$M$127","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$O$127","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$P$127","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$Q$127","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Desarrollo Integral y/o el responsable del proceso, que evidencie la cantidad de evaluaciones del impacto de las capacitaciones (PTFT17) aplicadas a los servidores del nivel central, que hayan sido realizadas durante el periodo y/o en su defecto de no realizarse, de igual manera se certifica el hecho.","Muy Baja",6.2207999999999986E-2,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)","Revisar y verificar si el procedimiento del PIFC (PTPD08) contiene los controles especificados, para llevar a cabo su actualización correspondiente.","2022-09-30","Si es necesario, comunicación remitida a la Oficina de Planeación de la actualización  del procedimiento PTPD08 para su aprobación técnica.","Potenciar los controles existentes, con nuevas metodologias y acciones que garanticen el cumplimiento y el alcance de las metas establecidas para el PIFC ","Actualización de a H.V. del riesgo, con la inclusión de controles drásticos de operación.","Porcentaje de servidores que evidenciaron mejoramiento a través de los conocimientos adquiridos en capacitación.","(No. servidores que evidenciaron mejoramiento a través de los conocimientos adquiridos / No. servidores que fueron evaluados en \"n\" eventos de capacitación en el periodo) * 100\n\nRangos de aceptación: Bueno: >79%; Regular:  >59% ^ <=79%; Malo: <=59%"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Deficiencias en la exigencia del cumplimiento de las obligaciones contractuales.",null,null,null,null,null,null,null,2,"El (a) Coordinador (a) de Desarrollo Integral en conjunto con las áreas competentes y el servidor responsable del PIFC, con base en los estudios previos, verificará la pertinencia y coherencia de los contenidos temáticos presentados respecto a las necesidades de capacitación consolidadas y las ofertas de capacitación recibidas.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo3!$L$128","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$M$128","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$O$128","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$P$128","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$Q$128","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinador de Desarrollo Integral y/o el responsable del proceso, donde se evidencie la verificación pertinencia y coherencia de los contenidos temáticos requeridos para el desarrollo de actividades de capacitación cuando aplique en cada periodo y/o en su defecto de no realizarse, de igual manera se certifica el hecho.\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incumplimiento de la oferta técnica de las condiciones y especificaciones requeridas por la Entidad.",null,null,null,null,null,null,null,3,"El Coordinador(a) de Desarrollo Integral y/o el servidor designado para el manejo del PIFC, realizará el análisis de los datos de las encuestas de la evaluación del impacto diligenciadas a nivel nacional y realizará el informe estadístico con los resultados generados, los cuales serán presentados a los integrantes del Comité de Capacitación de acuerdo con la periodicidad establecida.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo3!$L$129","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$M$129","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$O$129","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$P$129","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$Q$129","v":"Con registro"},"Copia del Informe de ejecución semestral (SGFL01) que contenga el análisis de los datos de las encuestas de la evaluación del impacto diligenciadas a nivel nacional y de los trazadores estadísticos con los resultados generados, teniendo en cuenta la periodicidad correspondiente.\n"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ausencia de mediciones de impacto, por alta rotación y/o retiro de servidores públicos capacitados, sin haber sido evaluados.",null,null,null,null,null,null,null,4,"El Coordinador(a) de Desarrollo Integral y/o el servidor designado para el manejo del PIFC, verificará el cumplimiento de la realización de la evaluación a eventos de formación en el tiempo determinado, una vez finalice el evento.\n","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo3!$L$130","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$M$130","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$O$130","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$P$130","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$Q$130","v":"Con registro"},"Copia del Informe ejecutivo generado por el Coordinador de Desarrollo Integral (SGFL01), que contenga el resultado de la evaluación a eventos de formación del periodo cuando apliquen y/o en su defecto certificación de NO realización de actividades.\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,0,0]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,5,"El Coordinador(a) de Desarrollo Integral y/o el servidor designado para el manejo del PIFC, verificará el cumplimiento de la realización de la evaluación del conocimiento adquirido, tanto al inicio como a la finalización de todo evento de capacitación con una duración igual o superior a 16 horas.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo3!$L$131","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$M$131","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$O$131","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$P$131","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo3!$Q$131","v":"Con registro"},"Copia del Informe ejecutivo generado por el Coordinador de Desarrollo Integral (SGFL01), que contenga el resultado de la evaluación del conocimiento adquirido del periodo cuando aplique y/o en su defecto certificación de NO realización de actividades.(Es importante anotar que el presente informe se genera una vez culmine todo el escenario de capacitación programado)"]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN_DEL_TALENTO_HUMANO","Permanencia_del_Talento_Humano","Promover la calidad de vida, el desarrollo integral, las competencias de los servidores, el fortalecimiento de la gestión ética e institucional con un ambiente laboral sano y seguro, a través de la ejecución de los planes, programas, la remuneración, el otorgamiento de comisiones de servicios, la gestión de las situaciones administrativas y la evaluación del talento humano, con el fin de generar una cultura institucional de excelencia y mejoramiento en la prestación del servicio. ","afectación reputacional","por inoportunidad en la determinación y aplicación de los requisitos legales de Seguridad y Salud en el Trabajo y de la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos y sus controles.","debido a la inexactitud y desactualización de la reglamentación aplicable respecto a los peligros y riesgos del sistema, que le permitan a la Organización Electoral establecer, implementar y mantener la gestión de los procesos.","Desactualización de los sistemas de información que permitan la consulta de la reglamentación vigente emitida por parte de las instituciones que lo reglamentan","Posibilidad de afectación reputacional por inoportunidad en la determinación y aplicación de los requisitos legales de Seguridad y Salud en el Trabajo y de la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos y sus controles. debido a la inexactitud y desactualización de la reglamentación aplicable respecto a los peligros y riesgos del sistema, que le permitan a la Organización Electoral establecer, implementar y mantener la gestión de los procesos.","Relaciones laborales: Pérdidas que surgen de acciones contrarias a las leyes o acuerdos de empleo, salud o seguridad, del pago de demandas por daños personales o de discriminación.","Media",0.6,"Menor",0.4,"Moderado",1,"El (la) Coordinador(a) de Desarrollo Integral del Talento Humano y/o los profesionales de SG-SST llevarán a cabo la consulta de la información de los requisitos legales en las páginas oficiales del Ministerio de trabajo y el Diario Oficial, verificando la pertinencia de ser aplicadas o NO.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo4!$L$127","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$M$127","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$O$127","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$P$127","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$Q$127","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinadora de Desarrollo Integral, donde se evidencie el desarrollo de la consulta periódica de las páginas del Ministerio de trabajo y Diario Oficial, durante el periodo y/o en su defecto de no realizarse, de igual manera se certifica el hecho.\n","Muy Baja",0.12959999999999999,"Menor",0.4,"Bajo","Reducir (mitigar)","Revisar el procedimiento PTPD01-Reporte de actos y condiciones inseguras, para identificar la necesidad de actualizar e incluir los controles formulados.","2022-09-30","Comunicación remitida a la oficina de planeacion con la actualizacion de procedimiento PTPD01, para su aprobacion tecnica","Realizar reunión extraordinaria, con las partes interesadas del SST que intervengan, para formular y colocar en marcha una directriz inmediata que permita cumplir con el requisito no aplicado y/o en su defecto con el peligro o riesgo que no fue controlado.","Acta técnica de la reunión, toma de decisiones y puesta en marcha de las acciones de mejoramiento.","Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables ","(N° de requisitos normativos aplicables e implementados durante el periodo/ N° de requisitos normativos aplicables en el periodo) * 100\n\nRangos de aceptación: Bueno: 100% o = Cero cuando no hay requisitos aplicables nuevos.; Regular: N.A.; Malo: <100%"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de oportunidad en el monitoreo, actualizacióny divulgación de la Matriz PTFT31-Identificación, gestión y verificación de los requisitos legales de SGSST).",null,null,null,null,null,null,null,2,"El (la) Coordinador(a) de Desarrollo Integral del Talento Humano y/o los profesionales de SG-SST, realizarán cuando sea necesario, la actualización de la matrices PTFT30-Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles y de la matriz PTFT31-Identificación, gestión y verificación del cumplimiento de requisitos legales en SST, realizando la socialización inmediata con todas las partes interesadas de la organización electoral.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo4!$L$128","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$M$128","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$O$128","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$P$128","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$Q$128","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinadora de Desarrollo Integral, donde se evidencie la actualización de las matrices PTFT30-Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles y PTFT31-Identificación, gestión y verificación del cumplimiento de requisitos legales en SST actualizadas, por cambios que se hayan generado durante el periodo y de su socialización a las partes interesadas y/o en su defecto de no realizarse, de igual manera se certifica el hecho.",null,null,null,null,null,null,"Revisar el procedimiento PTPD02-Reporte de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, para identificar la necesidad de actualizar e incluir los controles formulados.","2022-09-30","Comunicación remitida a la oficina de planeacion con la actualizacion de procedimiento PTPD02, para su aprobacion tecnica"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incumplimiento de la reglamentación vigente para la operación de los procesos en SST, por desconocimiento de los requisitos legales para el sistema.",null,null,null,null,null,null,null,3,"El (la) Coordinador(a) de Desarrollo Integral del Talento Humano y/o los profesionales de SG-SST,   realizarán el seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales aplicables y a los riesgos identificados con el fin de documentar los controles en los siguientes procedimientos: PTPD01-Reporte de actos y condiciones inseguras, PTPD02-Reporte de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, PTPD03-Identificacion, gestión y verificación al cumplimiento de los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo, PTPD05-Reporte e investigación de enfermedades laborales, PTPD10- Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.","Probabilidad",{"$f":"+[5]Riesgo4!$L$129","v":"Preventivo"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$M$129","v":"Manual"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$O$129","v":"Documentado"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$P$129","v":"Continua"},{"$f":"+[5]Riesgo4!$Q$129","v":"Con registro"},"Certificación expedida por el Coordinadora de Desarrollo Integral, donde se evidencie la actualización de los procedimientos PTPD01-Reporte de actos y condiciones inseguras, PTPD02 Reporte de investigación de incidentes y accidentes de trabajo, PTPD03-Identificacion, gestión y verificación al cumplimiento de los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo, PTPD05-Reporte e investigación de enfermedades laborales, PTPD10- Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, con la posterior socialización a nivel nacional, cuando sea requerido por la dinámica del sistema y/o en su defecto de no realizarse, de igual manera se certifica el hecho.",null,null,null,null,null,null,"Revisar el procedimiento PTPD03-Identificacion, gestión y verificación al cumplimiento de los requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo, para identificar la necesidad de actualizar e incluir los controles formulados.","2022-09-30","Comunicación remitida a la oficina de planeacion con la actualizacion de procedimiento PTPD03, para su aprobacion tecnica"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incorrecta identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos en la matriz PTFT30-Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles",null,null,null,null,null,null,null,4,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisar el procedimiento PTPD05-Reporte e investigación de enfermedades laborales, para identificar la necesidad de actualizar e incluir los controles formulados.","2022-09-30","Comunicación remitida a la oficina de planeacion con la actualizacion de procedimiento PTPD05, para su aprobacion tecnica",null,null,"* Cumplimiento de los criterios generales para la identificación de peligros, evaluación de los riesgos, oportunidades y sus controles\n\n* Nivel de cumplimiento de las medidas de intervención para el control de riesgos y peligros en SST","(% de criterios generales cumplidos en la identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades y sus controles / % total de criterios establecidos para la identificación de peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades y sus controles.\n\nRangos de aceptación: Bueno: >95%; Regular: >80% ^ <=94%; Malo: <=80%"]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,5,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Revisar el procedimiento PTPD10- Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, para identificar la necesidad de actualizar e incluir los controles formulados.","2022-09-30","Comunicación remitida a la oficina de planeacion con la actualizacion de procedimiento PTPD10, para su aprobacion tecnica"]
[null,null,null,null,null,null,null,0,null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES","Gestión de Infraestructura Tecnológica","Gestionar la adquisición y disponibilidad de la infraestructura tecnológica mediante la administración de los recursos adquiridos aplicando las políticas de seguridad de la información con el fin de contribuir en el mejoramiento de la experiencia de nuestros usuarios para el cumplimiento de las actividades administrativas y misionales. ","afectación económica y reputacional","por afectación de la integridad de la información","debido al acceso no autorizado a la infraestructura tecnológica de la entidad y/o afectación en la disponibilidad y oportunidad de la información en las copias de respaldo.","Incumplimiento de los protocolos para el uso de la plataforma tecnológica.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por afectación de la integridad de la información debido al acceso no autorizado a la infraestructura tecnológica de la entidad y/o afectación en la disponibilidad y oportunidad de la información en las copias de respaldo.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Moderado",0.6,"Moderado",1,"Los funcionarios de la Coordinación de infraestructura tecnológica y los contratistas que administran el centro de computo validan el registro del personal autorizado mediante el diligenciamiento de la bitácora de acceso a áreas restringidas de infraestructura tecnológica - GIFT02","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Bitácora de acceso a áreas restringidas de infraestructura tecnológica - GIFT02","Muy Baja",0.1764,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Ejecución del plan de recuperación de Desastres.","Reporte ejecución del plan de recuperación de desastres. ","Cantidad de Copias de respaldos realizadas durante el periodo.","Número de copias de respaldo realizadas en el periodo."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ataques cibernéticos.",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los funcionarios de la coordinación de infraestructura tecnológica validan la información presentada por el aliado tecnológico sobre el monitoreo constante de seguridad, ubicación y protección de la plataforma tecnológica frente a la herramienta de monitoreo a la cual se tiene acceso. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe mensual de operación de la infraestructura tecnológica."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Desastres naturales.",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los coordinadores de grupo verifican que los administradores de las aplicaciones realicen de manera permanente la creación de las copias de respaldo de la información mediante formato copias de Respaldo STFT03.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formatos Copias de Respaldo STFT03."]
[null,null,null,null,null,null,null,"No disponibilidad del software para la realización de las copias de respaldo de la información."]
[null,null,null,null,null,null,null," No generar las copias de respaldo en los tiempos establecidos."]
[]
["Procesos","GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES","Gestión de Infraestructura Tecnológica","Gestionar la adquisición y disponibilidad de la infraestructura tecnológica mediante la administración de los recursos adquiridos aplicando las políticas de seguridad de la información con el fin de contribuir en el mejoramiento de la experiencia de nuestros usuarios para el cumplimiento de las actividades administrativas y misionales. ","afectación económica y reputacional","por la mala prestación de servicios tecnológicos","debido a la obsolescencia de la infraestructura tecnológica de la entidad.","Insuficiente asignación de recurso para la adquisición de nuevas tecnologías.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por la mala prestación de servicios tecnológicos debido a la obsolescencia de la infraestructura tecnológica de la entidad.","Fallas tecnológicas: errores en hardware, software, telecomunicaciones, interrupción de servicios básicos.","Muy Baja",0.2,"Leve",0.2,"Bajo",1,"Los funcionarios designados por la Gerencia de Informática verifican la inscripción del proyecto de inversión de equipos tecnológicos para renovar la plataforma tecnológica de la entidad. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Documento de inscripción ante el DNP del proyecto de inversión de adquisición de equipos tecnológicos.","Muy Baja",0.12,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)","Adquisición y reemplazo de equipos de cómputo y periféricos para renovar la plataforma tecnológica de la entidad.","31/11/2022","Contrato para la adquisición de equipos de computo.","Mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de computo","Reporte de mantenimientos realizados","Cantidad de equipos de computo reemplazados","Numero de equipos obsoletos en la entidad."]
[null,null,null,null,null,null,null,"No ejecución de las actividades del proyecto de inversión asociado a la adquisición de infraestructura"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Necesidad de actualizaciones de sistemas operativos y aplicaciones, que requieren mayor capacidad de procesamiento. "]
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["Procesos","GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES","Gestión de Infraestructura Tecnológica","Gestionar la adquisición y disponibilidad de la infraestructura tecnológica mediante la administración de los recursos adquiridos aplicando las políticas de seguridad de la información con el fin de contribuir en el mejoramiento de la experiencia de nuestros usuarios para el cumplimiento de las actividades administrativas y misionales. ","afectación económica y reputacional","por fallas en los servicios tecnológicos","debido a la indisponibilidad de la infraestructura tecnológica de la entidad y su red de telecomunicaciones.","Fallas físicas y/o lógicas de la infraestructura.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por fallas en los servicios tecnológicos debido a la indisponibilidad de la infraestructura tecnológica de la entidad y su red de telecomunicaciones.","Fallas tecnológicas: Errores en hardware, software, telecomunicaciones, interrupción de servicios básicos.","Media",0.6,"Leve",0.2,"Moderado",1," Los funcionarios designados por la Gerencia de Informática ejecutan Acciones de seguimiento mediante una herramienta de monitoreo que permite detectar los eventos de saturación sobre la infraestructura tecnológica (enlaces y equipos tecnológicos) y así tomar las medidas necesarias para garantizar la disponibilidad de los servicios tecnológicos.","Probabilidad","Preventivo","Automático","Sin documentar","Continua","Con registro","Reporte de Monitoreo, saturación de enlaces y estado de equipos de plataforma tecnológica de la entidad.","Muy Baja",0.09,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)","Seguimiento a la ejecución de actividades al contrato asociado","01/01/2022-31/12/2022","Informe de Seguimiento Mensual","Atención 7 x 24 de incidentes de conectividad e infraestructura tecnológica por parte del aliado tecnológico.","Reporte de casos atendidos.","Tiempo de disponibilidad de la infraestructura tecnológica de la entidad","Tiempo esperado de disponibilidad de la infraestructura tecnológica de la entidad"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de monitoreo sobre la operación de la infraestructura tecnológica.",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los funcionarios designados por la Gerencia de Informática verifican la Actualización permanente de la consola de antivirus para contrarrestar posibles ataques maliciosos.","Probabilidad","Preventivo","Automático","Sin documentar","Continua","Con registro","Reporte Plataforma Antivirus"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Alteración a las condiciones ambientales y eléctricas del centro de cómputo de la entidad.",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los funcionarios designados por la Gerencia de Informática validan las actualizaciones y mantenimientos necesarios sobre la infraestructura tecnológica con el fin de garantizar la continuidad de los servicios prestados.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Reporte de los mantenimientos o actividades realizadas sobre la infraestructura tecnológica."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Saturación de servicios por la alta demanda de solicitudes y requerimientos por parte del usuario externo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ataques cibernéticos"]
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["Procesos","GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES","Soporte Técnico","Solucionar los reportes de requerimientos e incidentes asociados a los servicios de software, hardware, bases de datos y telecomunicaciones de la RNEC mediante la recepción, atención y trámites de mantenimientos, solicitudes de información y administración de bases de datos, dando cumplimiento a los niveles de servicio establecidos y a las políticas de seguridad de la información y protección de datos, así como la planeación y ejecución de los mantenimientos preventivos requeridos con el fin de prestar un servicio amable, oportuno y eficaz que además garantice la continuidad del servicio y funcionamiento de los recursos tecnológicos y los tramites que requiera la entidad para el cumplimiento de las actividades misionales.","afectación económica y reputacional","por solución inoportuna de requerimientos de soporte técnico a usuarios internos y externos","debido a la no disponibilidad de personal técnico en horarios no hábiles","No disponibilidad del personal en horario no hábil, cuando está programado.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por solución inoportuna de requerimientos de soporte técnico a usuarios internos y externos debido a la no disponibilidad de personal técnico en horarios no hábiles","Fallas tecnológicas: Errores en hardware, software, telecomunicaciones, interrupción de servicios básicos.","Alta",0.8,"Moderado",0.6,"Alto",1,"Los funcionarios de Soporte Técnico para El registro civil y la Identificación validan la disponibilidad de personal técnico en horarios no laborales para brindar el correspondiente Soporte.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Plan de trabajo de STRC.","Baja",0.23520000000000002,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)","Definir acuerdos de niveles de servicio","2022-08-31","Acuerdos de niveles de servicio","La mesa de ayuda recibirá capacitaciones necesarias para la prestación del soporte técnico.","Registro de asistencias a capacitaciones.","Cantidad de Requerimientos atendidos por las áreas de soporte técnico para el registro civil y la identificación y soporte técnico y telecomunicaciones de la gerencia de informática.","Total de requerimientos recibidos (Ofimáticos, propios STRC) en un periodo."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falla en los medios tecnológicos para atender las solicitudes.",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los funcionarios de Desarrollo y Programación verifican que los medios de comunicación interna y externa se encuentren disponibles para la recepción y registro de los incidentes técnicos.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte Herramienta de registro, asignación y atención de requerimientos técnicos.",null,null,null,null,null,null,"Actualizar la Circular sobre líneas de atención a usuarios","2022-08-31","Circular actualizada"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Peticiones frecuentes fuera del horario establecido para la realización del soporte",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los funcionarios de Soporte Técnico para El registro civil y la Identificación ejecutan el análisis de las estadísticas mensuales obtenidas de la herramienta de soporte técnico con el fin de clasificar e identificar la prioridad de los requerimientos.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Clasificación TOP de servicios técnicos atendidos."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de herramientas tecnológicas para realizar los soportes técnicos"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Desconocimiento de los usuarios sobre el buen uso de la plataforma tecnológica"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Desconocimiento de los usuarios de las líneas y correos de atención"]
["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Representación Jurídica","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por imposición de condenas ","debido al vencimiento de términos judiciales.","Falta de conocimiento de la norma o aplicación errada de la misma","Posibilidad de afectación económica por imposición de condenas debido al vencimiento de términos judiciales.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Alta",0.8,"Mayor",0.8,"Alto",1,"El Profesional de la Coordinación de Defensa Judicial valida el informe mensual de las actuaciones procesales allegadas por las delegaciones departamentales y/o sus apoderados para conocer el estado actual de los mismos.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Cuadro de control de procesos","Muy Baja",9.8783999999999997E-2,"Mayor",0.8,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Interponer los recursos de nulidad que legalmente procedan","Memorial","Procesos con vencimientos de términos judiciales ","Número de procesos donde se vencieron los términos judiciales"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Error humano (contabilización de términos)",null,null,null,null,null,null,null,2,"El apoderado valida en el sistema de la rama judicial las actuaciones procesales de los procesos a su cargo para evidenciar los movimientos y las actuaciones procesales que se deban surtir para ejercer la defensa judicial de la entidad.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Muestra del 1% \nPantallazo de consulta en el sistema de la rama judicial",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Plantear una línea de defensa en los alegatos de conclusión ","Memorial"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Indebida notificación por el despacho judicial",null,null,null,null,null,null,null,3,"El Profesional de la Coordinación de Defensa Judicial valida la bandeja de entrada del buzón de notificación judicial (notificacionjudicial@registraduria.gov.co) y remite al competente para el respectivo trámite.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Email de asignación al apoderado"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de personal calificado",null,null,null,null,null,null,null,4,"El Profesional de la Coordinación de Tutelas valida el informe mensual de tutelas allegadas por las delegaciones departamentales y/o sus apoderados.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Cuadro de control de Tutelas",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Tutelas con vencimientos de términos judiciales ","Número de tutelas donde se vencieron los términos judiciales"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,5,"El Profesional de la Coordinación de Tutelas valida la bandeja de entrada del buzón de notificación judicial (notificaciontutelas@registraduria.gov.co) y remite al competente para el respectivo trámite.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Email de asignación al apoderado"]
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["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Gestión Contractual","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por pagos errados a contratistas","debido a inexactitudes en la elaboración de los contratos.","Falta de conocimiento de la norma, de los procedimientos y manuales de la entidad","Posibilidad de afectación económica por pagos errados a contratistas debido a inexactitudes en la elaboración de los contratos.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Moderado",0.6,"Moderado",1,"El Coordinador del grupo de contratos y la jefatura jurídica verificaran las minutas físicas con el fin de que se dé cumplimiento a los requisitos establecidos para el tipo de contratación.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Minuta del contrato con los Vo.Bo. ","Muy Baja",0.18,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Se realizará la minuta de modificación a la que haya lugar.","Minuta","Contratos con inexactitudes","Número de contratos con inexactitudes / Número de contratos suscritos"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Sobrecarga laboral (insuficiencia de personal)",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador del grupo de contratos y la jefatura jurídica verificaran la información registrada en la plataforma SECOP II con el fin de que se dé cumplimiento a los requisitos establecidos para el tipo de contratación y que se encuentre acorde con la minuta.","Probabilidad","Preventivo","Automático","Documentado","Continua","Con registro","Pantallazo de flujo de aprobación de SECOP II"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Cambios en la plataforma de SECOP II "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de presupuesto"]
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["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Gestión Contractual","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación reputacional","por demoras en el último pago a contratistas","debido a la inoportunidad en la elaboración del acta de terminación y liquidación de contratos. ","Desconocimiento de la norma, procedimientos y manuales.","Posibilidad de afectación reputacional por demoras en el último pago a contratistas debido a la inoportunidad en la elaboración del acta de terminación y liquidación de contratos. ","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Baja",0.4,"Menor",0.4,"Moderado",1,"El Abogado a cargo del proceso validara las solicitudes de liquidación remitidas por los supervisores de contratos en el cuadro de control del proceso con el fin de iniciar el respectivo trámite.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Cuadro de control de contratos","Muy Baja",0.14399999999999999,"Menor",0.4,"Bajo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Informar a la Oficina de Control Disciplinario para que proceda con el debido trámite.","Memorando a Oficina de Control Disciplinario.","Porcentaje de contratos liquidados que así lo requieran","Número de contratos liquidados / Número de contratos que requieren liquidación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de seguimiento y control",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador del grupo de contratos y la jefatura jurídica verificaran las actas de liquidación físicas con el fin de que se dé cumplimiento a los requisitos establecidos.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Minuta con los Vo.Bo.\nFormato GCFT09 RNEC o FRR"]
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["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Representación Jurídica","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por pérdida de la acción de cobro coactivo","debido de la falta de seguimiento de las actuaciones por parte del funcionario encargado del proceso.","Desconocimiento de la normatividad vigente, procedimientos y la guía de cobro coactivo.","Posibilidad de afectación económica por pérdida de la acción de cobro coactivo debido de la falta de seguimiento de las actuaciones por parte del funcionario encargado del proceso.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Menor",0.4,"Moderado",1,"El Coordinador de Cobro Coactivo valida la información de los procesos que se encuentran cargados en el aplicativo de cobro coactivo con el fin de conocer su estado actual.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Reporte emitido a través del aplicativo.","Media",0.42,"Menor",0.4,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Informar a la Oficina de Control Disciplinario para que proceda con el debido trámite.","Memorando a Oficina de Control Disciplinario.","Porcentaje de procesos de cobros coactivos impulsados en el periodo","Número de procesos coactivos con impulso procesal / Número de procesos coactivos activos"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de personal."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación."]
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["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Representación Jurídica","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por una eventual condena","debido de un proceso judicial.","1. Falta de seguimiento y control de las conciliaciones","Posibilidad de afectación económica por una eventual condena debido de un proceso judicial.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Leve",0.2,"Moderado",1,"El Coordinador del Grupo de Conciliaciones valida el diligenciamiento del formato RJFT08 cuadro de solicitudes de conciliación Vs las solicitudes recibidas.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Muestra del 5% de las solicitudes de conciliación \nVs Archivo Excel RJFT-08","Baja",0.216,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Informar al Jefe de la Oficina Jurídica ","Memorando a Oficina Jurídica","Porcentaje de remisión de constancias secretariales","No. De solicitudes estudiadas en sede del Comité / No. De Constancias Secretariales enviadas para la atención de las diligencias."]
[null,null,null,null,null,null,null,"2. Falta de aplicación de la normatividad vigente",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador del Grupo de Conciliaciones garantizará el envío de las constancias secretariales a los apoderados para la asistencia a las audiencias de conciliación.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Muestra del 5% de las solicitudes de conciliación (correos electrónicos)\nVs Archivo Excel RJFT-08"]
[null,null,null,null,null,null,null,"3. Incumplimientos en los términos para la remisión de las fichas técnicas por parte de los apoderados judiciales."]
[null,null,null,null,null,null,null,"4. Falta de Capacitación"]
[null,null,null,null,null,null,null,"5. Falta de presupuesto para una contratación de personal permanente."]
[null,null,null,null,null,null,null,"6. Indebida notificación por parte de los despachos judiciales o por parte del operador del buzón de notificaciones judiciales de la entidad. "]
["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Representación Jurídica","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por el pago de una suma dineraria","debido a un proceso judicial o acuerdo conciliatorio.","1. Falta de seguimiento y control de los términos para el estudio de la procedencia de la acción de repetición.","Posibilidad de afectación económica por el pago de una suma dineraria debido a un proceso judicial o acuerdo conciliatorio.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Baja",0.4,"Menor",0.4,"Moderado",1,"El Coordinador del Grupo de Conciliaciones validará el diligenciamiento del formato RJFT10 cuadro de control de las acciones de repetición Vs los procesos para estudio de la procedencia de la acción de repetición ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Continua","Con registro","Muestra del 5% de los procesos para estudio de la procedencia de la acción de repetición\nVs Archivo Excel RJFT-10","Baja",0.24,"Menor",0.4,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Informar a la Jefe de la Oficina Jurídica ","Memorando a Oficina Jurídica","Porcentaje de casos tramitados en los términos para el estudio de la acción de repetición ","Número de casos para estudio de la procedencia de la acción de repetición / Número de casos tramitados en los términos de Ley"]
[null,null,null,null,null,null,null,"2. Falta de aplicación de la normatividad vigente."]
[null,null,null,null,null,null,null,"3. Indebida notificación del pago de la sentencia por parte de la Oficina de Pagaduría. "]
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["Procesos","GESTIÓN JURÍDICA","Representación Jurídica","Realizar la asesoría jurídica y la defensa técnica de la RNEC a través de una efectiva orientación y representación jurídica y coordinar a nivel nacional las actuaciones administrativas que conlleven a los procesos de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar futuros detrimentos patrimoniales para la RNEC.","afectación económica","por el incremento del valor a pagar en sentencias ejecutoriadas y conciliaciones","debido a calculos errados en el proceso de liquidación.","Deficiencias en el cálculo del pasivo contingente y la provisión correspondiente al año en curso por falta de metodología o desconocimiento de las personas que lo elaboran.","Posibilidad de afectación económica por el incremento del valor a pagar en sentencias ejecutoriadas y conciliaciones debido a calculos errados en el proceso de liquidación.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Baja",0.4,"Leve",0.2,"Bajo",1,"La cordinación de Defensa Judicial verifica y consolida la información registrada en los formatos RJFT03 y RJFT04 sobre las sentencias emitidas en el mes vencido con el fin de tener la información de las sentencias a favor y en contra de la entidad.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Pantallazo de los formatos RJFT03 y RJFT04 cargados en el Share Point","Baja",0.24,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Recopilar la totalidad de documentos e iniciar el trámite de pago ante la Gerencia Administrtiva y Financiera.","Oficio y anexos","Cantidad de sentencias y conciliaciones con errores en el cálculo de liquidación","Número de sentencias y conciliaciones que presentan errores en el cálculo / Número total de sentencias en contra, emitidas en la vigencia"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ejecución inoportuna de los procesos de pago de las obligaciones y cumplimiento de sentencias."]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión de Recursos Financieros","Gestionar la ejecución presupuestal y los estados financieros mediante la programación, registro y control de los ingresos y gastos de la RNEC, con el fin de proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.","afectación presupuestal y reputacional","por déficit de recursos financieros","debido a limitaciones presupuestales para atender las necesidades de la entidad.","Gastos imprevistos, relacionados con el normal funcionamiento y la misionalidad de la entidad.","Posibilidad de afectación presupuestal y reputacional por déficit de recursos financieros, debido a limitaciones presupuestales para atender las necesidades de la entidad.","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"El coordinador del Grupo de Presupuesto, verifica el cumplimiento de los requisitos para la gestión de las modificaciones presupuestales, con el fin de atender las necesidades prioritarias de la Entidad","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Resolución y/o radicado MHCP","Media",0.42,"Catastrófico",1,"Extremo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"La Directora Financiera y/o el Registrador Nacional gestiona ante el MHCP la autorización de incorporación de recursos adicionales al presupuesto de la Entidad","Solicitud de adición presupuestal","Porcentaje de modificaciones presupuestales aprobadas por el MHCP en el período, ","Total de modificaciones presupuestales aprobadas por el MHCP en el período / Total solicitudes de modificaciones presupuestales radicadas ante el MHCP en el período"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Aprobación parcial de los recursos, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP)."]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión de Recursos Financieros","Gestionar la Ejecución Presupuestal y los Estados Financieros, mediante la programación, registro y control de los ingresos y gastos de la RNEC, con el fin de proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.","afectación económica y reputacional","por baja ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)","debido al incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los actos administrativos (resoluciones, contratos, ordenes de gasto y/o nómina).","Incumplimiento a lo establecido en la circular de programación de PAC mensual, por las áreas responsables.","Posibilidad de afectación económica y reputacional por baja ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), debido al incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los actos administrativos (resoluciones, contratos, ordenes de gasto y/o nómina).","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Baja",0.4,"Menor",0.4,"Moderado",1,"La Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera, verifica en el SIIF Nación la existencia del Registro Presupuestal del Compromiso y su saldo por obligar, el beneficiario cuenta activo, la solicitud de cupo PAC y los documentos para pago radicados, de acuerdo a los términos y condiciones del acto administrativo.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Lista de chequeo para revisión de pagos","Baja",0.28000000000000003,"Menor",0.4,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"La Directora Financiera realiza solicitud adicional de cupo PAC, para ser aprobada en comité extraordinario en la División de PAC del Ministerio de Hacienda y Crédito Público","Solicitud cupo PAC","Porcentaje de Obligaciones, pagadas en el período","Total Obligaciones, pagadas en el período / Total C x P, Obligadas en el período"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Inoportunidad en los pagos de responsabilidad de la entidad."]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión Documental","Administrar la documentación producida y recibida por la RNEC, mediante el uso de los estándares de tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización y consulta de los distintos grupos de interés y la conservación de la memoria institucional de la RNEC.","afectación reputacional","por la pérdida del patrimonio documental","debido a deficiencias en la aplicación de los instrumentos archivísticos y manejo de documentos","Deterioro de los documentos (causas biológicas, físicas, químicas y/o de infraestructura).","Posibilidad de afectación reputacional por la pérdida del patrimonio documental debido a deficiencias en la aplicación de los instrumentos archivísticos y manejo de documentos","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Menor",0.4,"Moderado",1,"La Coordinación de Gestión Documental y Archivos verifica la aplicación de los instrumentos archivísticos, mediante visitas integrales a las dependencias y la revisión de los FUID para las transferencias documentales ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Actas de reunión \nFUID - Aplica de acuerdo con el cronograma de transferencias","Muy Baja",0.1512,"Menor",0.4,"Bajo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Protocolo de reconstrucción parcial o total de expedientes Acuerdo 07 de 2014 AGN","Expediente reconstruido","Para este riesgo no se puede establecer un indicador debido a que no se puede predecir la pérdida de información documental "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Debilidades en el préstamo o consulta de documentos.",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Coordinación de Gestión Documental y Archivos verifica la aplicación del Protocolo de consulta y préstamo de documentos mediante el diligenciamiento del formato GDFT05","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato de Préstamos y consulta de documentos - GDFT05 "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de sistematización de las fases del proceso archivístico: planeación, gestión y trámite, organización, transferencia y disposición de documentos entre ellos.",null,null,null,null,null,null,null,3,"La Coordinación de Gestión Documental y Archivos verifica en el nivel Central, la aplicación de los lineamientos del Plan de Conservación Documental contenido en el Sistema Integral de Conservación GDDC03, mediante los formatos GDFT20, GDFT21,GDFT22, GDFT23, GDFT24 ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formatos GDFT20, GDFT21,GDFT22, GDFT23, GDFT24"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Ocurrencia de un siniestro."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Deficiente administración de los documentos que se encuentran bajo custodia de terceros."]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión Documental","Administrar la documentación producida y recibida por la RNEC, mediante el uso de los estándares de tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización y consulta de los distintos grupos de interés y la conservación de la memoria institucional de la RNEC.","afectación económica y reputacional","por demoras y/o devoluciones de documentos","debido a errores y/o dificultad en la recepción, radicación y distribución de correspondencia","Imposibilidad de implementar el aplicativo SIC en todas las sedes por falta de infraestructura tecnológica","Posibilidad de afectación económica y reputacional por demoras y/o devoluciones de documentos debido a errores y/o dificultad en la recepción, radicación y distribución de correspondencia","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Moderado",0.6,"Alto",1,"El funcionario encargado de correspondencia verifica el diligenciamiento del formato GDFT 15, con el fin de corroborar la información registrada con el documento recibido en a ventanilla interna","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato Recepción de correspondencia-ventanilla interna GDFT15","Media",0.49,"Moderado",0.6,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Adelantar el proceso administrativo al prestador del servicio de transporte de objetos postales por incumplimiento de sus obligaciones","Requerimientos al contratista y/o indemnizaciones","Oportunidad en la distribución de comunicaciones externas","Total de comunicaciones externas de la Registraduría Nacional, entregadas al destinatario oportunamente desde el Nivel Central/ Total de comunicaciones externas de la Registraduría Nacional, recibidas y radicadas desde el Nivel Central"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Obsolescencia de la herramienta SIC",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador de Gestión de Correspondencia, verifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales mediante el seguimiento a las actividades realizadas durante la ejecución del contrato","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato Informe de Supervisión GCFT08"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de sistematización de algunas etapas del proceso",null,null,null,null,null,null,null,3]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del prestador de servicios de transporte de objetos postales",null,null,null,null,null,null,null,4]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión Documental","Administrar la documentación producida y recibida por la RNEC, mediante el uso de los estándares de tratamiento de documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización y consulta de los distintos grupos de interés y la conservación de la memoria institucional de la RNEC.","afectación económica y reputacional","debido a la perdida de los documentos de identidad","por falta y/o fallas en la efectividad de los controles para el transporte y entrega por parte del operador logístico que afectan la protección y salvaguarda de estos.","Falla en la ejecución de los procesos, procedimientos y controles en la distribución de correspondencia por parte del operador de servicios postales","Posibilidad de afectación económica y reputacional debido a la perdida de los documentos de identidad por falta y/o fallas en la efectividad de los controles para el transporte y entrega por parte del operador logístico que afectan la protección y salvaguarda de estos.","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Mayor",0.8,"Alto",1,"La Coordinación de Gestión de Correspondencia realizará seguimiento permanente, a los tiempos de entrega establecidos contractualmente generando alertas, con el fin de identificar posibles perdidas de LEX que continenen documentos de identidad","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Acta de reunión de seguimiento","Alta",0.7,"Moderado",0.45000000000000007,"Alto","Reducir (transferir)",null,null,null,"Verificar que por parte del contratista se Interponga la denuncia ante la Entidad competente segun sea el caso (perdida y robo).","Denuncia intepuesta","Envíos postales con novedades en manos del operador logístico","Cantidad de envíos postales (extraviados/averiados/hurtados) en manos del operador logístico"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Debilidad en la ejecución de las actividades de seguimiento del operador de servicios postales ",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Coordinacion de Gestión de Correspondencia verificará que por parte del Contratista se interponga la denuncia ante la Entidad competente segun sea el caso (pérdida y robo).","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Denuncio interpuesto \n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Solicitar al contratista la indemnización correspondiente a los documentos que han sufrido perdida, robo y daño.","Indemnización de documentos de identidad"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Debilidad en la definición de las obligaciones del contratista, en relación con el tratamiento requerido procedimentalmente para el manejo del envío documentos de identidad ",null,null,null,null,null,null,null,3,"La Coordinacion de Gestión de Correspondencia verificará que por parte del Contratista se realice la indemnización correspondiente a los documentos que han sufrido pérdida, robo y daño.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Indemnización de documentos de identidad",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Adelantar las gestiones administrativas y legales al contratista  a que haya lugar por  la pérdida de documentos, de acuerdo con lo pactado contractualmente  ","Documentos soporte de las gestiones  adelantadas"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de capacitación del personal del operador logístico para el manejo de documentos de identificación ",null,null,null,null,null,null,null,4,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Solicitar a la Coordinación de Producción y Envios de la DNI, la reimpresión de los documentos de identidad que hacen parte del LEX perdido, robado o dañado.","Solicitud de reimpresión"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Atentados o hurtos contra los vehículos del transporte del operador logístico",null,null,null,null,null,null,null,5]
[null,null,null,null,null,null,null,"Debilidad en la supervisión del contrato",null,null,null,null,null,null,null,6]
["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión de Recursos Físicos","Gestionar los bienes muebles e inmuebles de la RNEC mediante su administración, con el fin de garantizar la continuidad en el funcionamiento de la infraestructura de la RNEC.","afectación económica y reputacional","por deterioro de bienes inmuebles","debido a limitaciones presupuestales para realizar mantenimientos y/o situaciones externas que afecten la infraestructura física de la Entidad","Vetustez de los bienes inmuebles","Posibilidad de afectación económica y reputacional por deterioro de bienes inmuebles debido a limitaciones presupuestales para realizar mantenimientos y/o situaciones externas que afecten la infraestructura física de la entidad","Daños a activos fijos/eventos externos\nPérdida por daños o extravíos de los activos fijos por desastres naturales u otros riesgos/eventos externos como atentados, vandalismo, orden público.","Media",0.6,"Leve",0.2,"Moderado",1,"La Coordinación de del Grupo de Mantenimiento y Construcciones verifica la ejecución de las actividades del Proyecto de Mantenimiento en las sedes propias de la Entidad a nivel nacional mediante los informes ejecutivos que contiene la información de las obras a realizar ","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe ejecutivo de seguimiento del proyecto de mantenimiento PGFT01","Media",0.6,"Leve",0.15000000000000002,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Afectación de la póliza de seguro para el trámite de reclamación correspondiente en caso de siniestro de inmuebles","Recibo de indemnización por la parte de la aseguradora","No es posible establecer un indicador para el riesgo debido a la dificultad de pronosticar la ocurrencia de este. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Uso inadecuado de los bienes inmuebles"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Fenómenos naturales"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Asonadas y terrorismo"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Limitación presupuestal para realizar mantenimientos preventivos y/o correctivos"]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión de Recursos Físicos","Gestionar los bienes muebles e inmuebles de la RNEC mediante su administración, con el fin de garantizar la continuidad en el funcionamiento de la infraestructura de la RNEC.","afectación económica","por pérdida de bienes muebles","debido a deficiencias en la aplicación del procedimiento GRPD01 y/o situaciones externas","Extravío de bienes muebles por traslado entre áreas y/o sedes sin usar el formato GRFT01","Posibilidad de afectación económica por pérdida de bienes muebles debido a deficiencias en la aplicación del procedimiento GRPD01 y/o situaciones externas","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Alta",0.8,"Menor",0.4,"Moderado",1,"La Coordinación de Almacén e Inventario verifica el diligenciamiento de formato único de control de bienes GRFT01 para registrar las novedades de inventario","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato único de control de bienes GRFT01","Baja",0.39200000000000002,"Menor",0.4,"Moderado","Reducir (mitigar)","Consolidar la información del inventario de bienes muebles","2022-12-31","Consolidado de inventario de bienes muebles generado desde el aplicativo de control de inventarios","Afectación de la póliza de seguro para el trámite de reclamación correspondiente en caso de siniestro de bienes muebles","Recibo de indemnización por la parte de la aseguradora","No es posible establecer un indicador para el riesgo debido a la dificultad de pronosticar la ocurrencia de este. "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Incumplimiento de los lineamientos establecidos en el procedimiento de administración y control de los bienes muebles GRPD01",null,null,null,null,null,null,null,2,"La Coordinación de Almacén e Inventario corrobora la existencia física y real de los bienes muebles ubicados en la sede central","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Reporte generado desde el aplicativo de control de inventarios ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Informar a la Oficina de Control Disciplinario sobre la perdida del bien mueble para las investigaciones pertinentes","Correo electrónico enviado a la Oficina de Control Disciplinario"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Sustracción de bienes por parte de un tercero"]
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["Procesos","GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA","Gestión Contractual","Adquirir los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral mediante el cumplimiento de la normatividad vigente y los principios de la contratación estatal bajo parámetros de calidad, oportunidad y legalidad, con el fin de satisfacer las necesidades de la RNEC, así como el cumplimiento del plan anual de adquisiciones.","afectación reputacional","por dificultades en la atención de necesidades","debido a las deficiencias en la estructuración de requisitos técnicos, financieros y legales para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la Entidad","Desconocimiento de las necesidades a contratar por parte de los funcionarios que participan en la elaboración de los estudios previos","Posibilidad de afectación reputacional por dificultades en la atención de necesidades debido a las deficiencias en la estructuración de requisitos técnicos, financieros y legales para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la entidad","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Leve",0.2,"Moderado",1,"El profesional de Compras y el asesor externo verifica los estudios previos allegados y a través de correo electrónico remite observaciones al área requirente.","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Correos electrónicos","Baja",0.20579999999999998,"Leve",0.2,"Bajo","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Publicar en el SECOP la adenda respectiva en caso que el proceso lo requiera","Adenda publicada","No se puede establecer un indicador teniendo en cuenta que todos los estudios previos deben ser sometidos a una revisión, lo que no indica que el riesgo se materializa."]
[null,null,null,null,null,null,null,"Cambios normativos ",null,null,null,null,null,null,null,2,"El Coordinador y/o profesional del Grupo de Compras verifica que en los estudios previos se incorporen las observaciones realizadas, para lo cual se convocan mesas de trabajo integradas por el área requirente, jurídica y financiera, estas dos últimas si se requiere. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato Acta de reuniones y compromisos - SGFT03"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Cambios tecnológicos que afecten procesos en curso",null,null,null,null,null,null,null,3,"El Ordenador del gasto verifica y avala la pertinencia de adoptar las observaciones realizadas por terceros interesados, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, jurídicos y financieros del proceso de selección. ","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Respuesta a observaciones\n"]
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["Procesos","GESTIÓN Y CONTROL DISCIPLINARIO","Actuaciones Disciplinarias","Adelantar las actuaciones disciplinarias ordinarias y verbales hasta proferir las decisiones de fondo en los respectivos procesos y orientar, coordinar y vigilar el debido cumplimiento de la función disciplinaria en las delegaciones departamentales y Registraduría Distrital, mediante la aplicación de la Ley 734 de 2002 y los procedimientos operativos disciplinarios, con el objeto de verificar la ocurrencia de las conductas, determinar si son constitutivas de falta disciplinaria y garantizar que las actuaciones disciplinarias adelantadas en la RNEC en el nivel central y desconcentrado se desarrollen con observancia del debido proceso y sujeción a los principios de celeridad, economía, eficacia, imparcialidad y publicidad.","afectación reputacional","por decisiones que no se ajustan al derecho","debido a la inadecuada aplicación de la Ley disciplinaria ","Desconocimiento de las normas y de la ley por aplicar, así como de los procedimientos que rigen la función disciplinaria ","Posibilidad de afectación reputacional por decisiones que no se ajustan a derecho, debido a la inadecuada aplicación de la ley disciplinaria ","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Mayor",0.8,"Alto",1,"El Jefe de Oficina revisará los proyectos dentro de las decisiones disciplinarias presentadas por los profesionales del área, estableciendo el cumplimiento al debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción del investigado; haciendo los ajustes que haya lugar y las correcciones pertinentes, a través del control de cambios del sistema, o sobre los documentos que pasan para su revisión. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Proyectos disciplinarios con observaciones en documento físico o electrónico","Muy Baja",7.7759999999999996E-2,"Mayor",0.8,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Decretar la nulidad de la acción disciplinaria que no se ajusta a derecho","Autos de nulidad ","Nulidades proferidas ","Número de nulidades proferidas en el trimestre "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Solicitud de pruebas que no se ajustan a lo pertinente en relación con los hechos puestos en conocimiento",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los profesionales del área de control disciplinario, apoyarán la revisión de las decisiones de otros compañeros, en caso de requerirse, verificando el cumplimiento al debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción del investigado, quien hará las observaciones pertinentes, sobre el documento, o bajo el sistema de control de cambios, para la posterior revisión del Jefe de Oficina; y de ser necesario, se llevarán a mesas de trabajo grupal para su discusión. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Sin registro","Proyectos disciplinarios con observaciones en documento físico o electrónico, o grabación Teams de reunión o planilla de asistencia ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Revocar la decisión disciplinaria que no se ajusta a derecho ","Autos de revocatoria "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Bajo compromiso por quienes ejercen la función disciplinaria ",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los profesionales del área de control disciplinario, revisarán los informes de los procesos, reportados por los operadores disciplinarios a nivel nacional, a través del aplicativo share point o el correo institucional con el fin de establecer la celeridad, el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción de los disciplinados, dejando las observaciones pertinentes de ser el caso, en la columna destinada para tal fin dentro del informe, el cual se podrá cargar a través del aplicativo o mediante un escrito allegado vía correo electrónico ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe de procesos con campo diligenciado en la columna observaciones remitido vía correo electrónico o cargado en el share point, o correo electrónico con observaciones ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Iniciar acciones disciplinarias si a ello da lugar ","Autos de apertura de proceso "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Indebido control y seguimiento a la celeridad procesal, debido proceso y derecho de defensa ",null,null,null,null,null,null,null,4,"Los profesionales del área disciplinaria revisarán las decisiones de los proyectos que no violen la reserva y que han sido presentados por los operadores disciplinarios a nivel nacional, con el propósito de establecer y verificar el cumplimiento del debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción de los investigados; realizando las observaciones del caso, sobre el documento, o a través de un escrito, los cuales todos se remitirán mediante correo electrónico. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Revisión de los proyectos de las delegaciones y Registraduría distrital remitidos vía correo electrónico ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Revocatorias decretadas ","Número de revocatorias decretadas en el trimestre"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Valoración probatoria inadecuada ",null,null,null,null,null,null,null,5,"El Jefe de oficina junto con los profesionales del área, realizarán en el ejercicio de padrinazgo, videollamadas a través de la plataforma Teams con los operadores a nivel nacional, con el propósito de realizar control, seguimiento y acompañamiento sobre la actividad que se encuentran ejecutando, orientándolos en las dudas e inquietudes que correspondan a la materia disciplinaria","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Grabación Teams "]
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["Procesos","GESTIÓN Y CONTROL DISCIPLINARIO","Actuaciones Disciplinarias","Adelantar las actuaciones disciplinarias ordinarias y verbales hasta proferir las decisiones de fondo en los respectivos procesos y orientar, coordinar y vigilar el debido cumplimiento de la función disciplinaria en las delegaciones departamentales y Registraduría Distrital, mediante la aplicación de la Ley 734 de 2002 y los procedimientos operativos disciplinarios, con el objeto de verificar la ocurrencia de las conductas, determinar si son constitutivas de falta disciplinaria y garantizar que las actuaciones disciplinarias adelantadas en la RNEC en el nivel central y desconcentrado se desarrollen con observancia del debido proceso y sujeción a los principios de celeridad, economía, eficacia, imparcialidad y publicidad.","afectación económica","por indemnización a servidores públicos sancionados disciplinariamente","debido a la inadecuada aplicación e interpretación de normas constitucionales y legales por parte del operador disciplinario. ","Desconocimiento de las normas y de la ley a aplicar, así como de los procedimientos que rigen la función disciplinaria ","Posibilidad de afectación económica por indemnización a servidores públicos sancionados disciplinariamente, debido a la inadecuada aplicación e interpretación de normas constitucionales y legales por parte del operador disciplinario. ","Ejecución y administración de procesos: Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Muy Alta",1,"Mayor",0.8,"Alto",1,"El Jefe de Oficina revisará los proyectos dentro de las decisiones disciplinarias presentadas por los profesionales del área, estableciendo el cumplimiento al debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción del investigado; haciendo los ajustes que haya lugar y las correcciones pertinentes, a través del control de cambios del sistema, o sobre los documentos que pasan para su revisión","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Proyectos disciplinarios con observaciones en documento físico o electrónico","Muy Baja",7.7759999999999996E-2,"Mayor",0.8,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Iniciar las acciones disciplinarias si a ello da lugar","Autos de apertura de investigación ","Procesos ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa ","Número de procesos pérdidos ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativa "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Solicitud de pruebas que no se ajustan a lo pertinente en relación con los hechos puestos en conocimiento",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los profesionales del área de control disciplinario, apoyarán la revisión de las decisiones de otros compañeros, en caso de requerirse, verificando el cumplimiento al debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción del investigado, quien hará las observaciones pertinentes, sobre el documento, o bajo el sistema de control de cambios, para la posterior revisión del Jefe de Oficina; y de ser necesario, se llevarán a mesas de trabajo grupal para su discusión","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Sin registro","Proyectos disciplinarios con observaciones en documento físico o electrónico, o grabación Teams de reunión o planilla de asistencia ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Adelantar las acciones de repetición ","Actuaciones administrativas "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Bajo compromiso por quienes ejercen la función disciplinaria ",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los profesionales del área de control disciplinario, revisarán los informes de los procesos, reportados por los operadores disciplinarios a nivel nacional, a través del aplicativo share point o el correo institucional con el fin de establecer la celeridad, el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción de los disciplinados, dejando las observaciones pertinentes de ser el caso, en la columna destinada para tal fin dentro del informe, el cual se podrá cargar a través del aplicativo o mediante un escrito allegado vía correo electrónico ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Informe de procesos con campo diligenciado en la columna observaciones remitido vía correo electrónico o cargado en el share point, o correo electrónico con observaciones "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Indebido control y seguimiento sobre la celeridad procesal, debido proceso y derecho de defensa",null,null,null,null,null,null,null,4,"Los profesionales del área disciplinaria revisarán las decisiones de los proyectos que no violen la reserva y que han sido presentados por los operadores disciplinarios a nivel nacional, con el propósito de establecer y verificar el cumplimiento del debido proceso, la celeridad de la actuación y el derecho de defensa y contradicción de los investigados; realizando las observaciones del caso, sobre el documento, o a través de un escrito, los cuales todos se remitirán mediante correo electrónico. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Revisión de los proyectos de las delegaciones y Registraduría distrital remitidos vía correo electrónico "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Valoración probatoria inadecuada ",null,null,null,null,null,null,null,5,"El Jefe de oficina junto con los profesionales del área, realizarán en el ejercicio de padrinazgo, videollamadas a través de la plataforma Teams con los operadores a nivel nacional, con el propósito de realizar control, seguimiento y acompañamiento sobre la actividad que se encuentran ejecutando, orientándolos en las dudas e inquietudes que correspondan a la materia disciplinaria. ","Probabilidad","Preventivo","Manual","Sin documentar","Aleatoria","Con registro","Grabación Teams "]
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["Procesos","GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO","Auditoría Interna","Evidenciar el mantenimiento, desarrollo, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión y Mejoramiento Institucional, de conformidad con las disposiciones establecidas, mediante un enfoque sistémico independiente de evaluación y medición de los procesos de gestión y control, con el fin de promover el ejercicio de autocontrol, la autoevaluación y la mejora continua.","afectación económica y reputacional","por pérdida de credibilidad del ejercicio de las auditorías ","por inexactitud en la verificación y evaluación de los procesos","Falta de capacitación de los auditores para la ejecución de la auditoría y en la estructuración del informe de la auditoría","Posibilidad de afectación económica y reputacional por pérdida de credibilidad del ejercicio de las auditorías por inexactitud en la verificación y evaluación de los procesos","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Catastrófico",1,"Extremo",1,"Los funcionarios designados de la Oficina de Control Interno actualizarán los Instrumentos de auditoría conforme sea requerido.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Documentos Actualizados","Baja",0.252,"Mayor",0.75,"Alto","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Corregir inexactitudes en los informes de auditoria","Socializar el informe corregido ","Inexactitudes en el proceso de auditoría ","Número de impugnaciones que NO se pudieron argumentar en los informes de auditoría/Número de impugnaciones presentadas a los informes de auditoría"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de la imparcialidad y objetividad frente al proceso auditado ",null,null,null,null,null,null,null,2,"Los funcionarios designados por la Oficina de Control Interno, elaborarán los Informes de Auditoría conforme a los lineamientos establecidos en el Procedimiento: \"Auditoría de Gestión AIPD02\"","Probabilidad","Detectivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato AIFT15, AIFT18",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Identificar el nivel de responsabilidad a partir de la criticidad de la inexactitud","Memorandos internos"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de competencia del auditor",null,null,null,null,null,null,null,3,"Los responsables de los Macroprocesos del nivel Central y Desconcentrado suscribirán los respectivos Planes de Mejoramiento, producto de auditorias tanto internas como externas, con el fin de identificar acciones de mejora que permitan subsanar las desviaciones detectadas.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Formatos AIFT08,SIFT04"]
[null,null,null,null,null,null,null,"Imprecisión de la información contenida en el informe que no permita detectar desviaciones"]
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["Procesos","GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO","Auditoría Interna","Evidenciar el mantenimiento, desarrollo, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión y Mejoramiento Institucional de conformidad con las disposiciones establecidas, mediante un enfoque sistémico independiente de evaluación y medición de los procesos de gestión y control, con el fin de promover el ejercicio de autocontrol, la autoevaluación y la mejora continua.","afectación económica y reputacional","por no poder ejecutar el programa anual de auditoría","debido a falta de personal capacitado o falta de recursos (personal, físicos, tecnológicos o financieros)","Falta de recursos financieros para el desplazamiento y ejecución de auditorías","Posibilidad de afectación económica y reputacional por no poder ejecutar el programa anual de auditoría debido a falta de personal capacitado o falta de recursos (personales, físicos, tecnológicos o financieros)","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Moderado",0.6,"Moderado",1,"La jefatura de la Oficina de Control interno, gestionara la capacitación para el equipo interdisciplinario de auditores los cuales tendran certificación en las normas, con el objetivo de evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Memorandos / correos electrónicos","Baja",0.216,"Moderado",0.44999999999999996,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Reprogramar las auditorias de gestión, internas y/o visitas administrativas y actividades de seguimientos que no se pueden realizar; por medio de la plataforma virtual por falta de presupuesto","Correo electrónico ","Cumplimiento del Programa Anual de Auditoría (PAA) en las fechas establecidas en la programación","Número de auditorías realizadas en las fechas establecidas en el programación del Plan Anual de Auditorías (PAA)/Número de auditorías del Programa Anual de Auditoría (PAA) programadas "]
[null,null,null,null,null,null,null,"Falta de políticas para capacitar al personal en normas y procedimientos establecidos",null,null,null,null,null,null,null,2,"La jefatura de la Oficina de Control interno, solicitará a la Gerencia de  Talento Humano capacitación a los auditores que sean designados por la jefatura de la oficina de Control Interno, con el fin de mantener actualizado el equipo interdisciplinario de auditores.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Memorandos / correos electrónicos"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,3,"La jefatura de la Oficina de Control interno, gestionará incentivos para los auditores de la entidad, con el objetivo de reconocer la labor desempeñada en el proceso de verificación de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Memorandos / correos electrónicos"]
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["Procesos","GESTIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO","Seguimiento a la Gestión Institucional","Evidenciar el cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos, procesos, actividades y demás requisitos establecidos en los referentes normativos mediante la ejecución del Programa Anual de Auditorías y la consolidación de los planes de mejoramiento, con el fin de contribuir en la mejora continua y fortalecimiento del Sistema de Gestión y Mejoramiento Institucional en los procesos institucionales y su gestión.","afectación económica y reputacional","por deficiencia en el análisis del seguimiento a la gestión institucional"," debido al desconocimiento de los funcionarios de la OCI","Inadecuada evaluación del desempeño de la gestión de la entidad","Posibilidad de afectación económica y reputacional por deficiencia en el análisis del seguimiento a la gestión institucional debido al desconocimiento de los funcionarios de la OCI","Ejecución y administración de procesos: pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de procesos.","Media",0.6,"Moderado",0.6,"Moderado",1,"Los funcionarios designados en la Oficina de Control Interno, actualizarán los Instrumentos de evaluación y seguimiento conforme sea requerido para posterior socialización e implementación.","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Documentos actualizados ","Baja",0.216,"Moderado",0.44999999999999996,"Moderado","Reducir (mitigar)",null,null,null,"Corregir deficiencias en los informes de evaluación y seguimiento ","Socializar el informe corregido ","Deficiencia en el análisis del seguimiento a la gestión institucional.","Número de impugnaciones que NO se pudieron argumentar en los informes de evaluación y seguimiento/Número de impugnaciones presentadas a los informes de evaluación y seguimiento "]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,2,"Los funcionarios designados en la Oficina de Control Interno, elaborarán los informes de Evaluación y Seguimiento conforme a los lineamientos establecidos en el Procedimiento \"Evaluación de planes programas y proyectos SIPD02\"","Probabilidad","Preventivo","Manual","Documentado","Continua","Con registro","Formato SIFT01- Informe de Evaluación y seguimiento\nFormato SIFT06 - Actas de seguimiento",null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Identificar el nivel de responsabilidad a partir de la criticidad de la inexactitud","Memorandos internos"]
[null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,3,"Los responsables de los macroprocesos del nivel central y desconcentrado, suscribirán los respectivos Panes de Mejoramiento producto de auditorias, evaluaciones y seguimientos realizados con el fin de identificar acciones de mejora que permitan subsanar las desviaciones detectadas.","Impacto","Correctivo","Manual","Documentado","Aleatoria","Con registro","Formatos AIFT08 - Solicitud de acciones de mejora\nSIFT04 - Plan de Mejoramiento"]
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["Nombre del responsable del diligenciamiento: Consolidado por Candelaria Lucía Teherán Fontalvo"]
["Cargo: Profesional universitario"]
["Fecha diligenciamiento: 19/12/2022"]