Cuesta en promedio el alquiler de cada máquina de voto electrónico. Comprarla puede valer más de 5.000 dólares.

Este año podría haber consultas de partidos y movimientos políticos para elegir autoridades internas

El Partido Conservador Colombiano, el Partido Polo Democrático Alternativo y el Movimiento Mira, ya solicitaron al Consejo Nacional Electoral consultas para elegir sus directivas y autoridades internas. Estas jornadas electorales servirán como prueba piloto para la implementación del voto electrónico en Colombia.

Este año habrá consultas de partidos y movimientos políticos en el país. Estas jornadas electorales se realizarán en el segundo semestre de 2012 y servirán de escenario para realizar una prueba piloto para la implementación de voto electrónico.

Así se acordó en la primera sesión de la Comisión Asesora para la implementación del sistema voto electrónico en Colombia, que se reunió por primera vez el pasado 14 de marzo.

Las consultas de partidos y movimientos políticos son el escenario para elegir las autoridades internas de las colectividades, así como para seleccionar los candidatos que representarán al partido en distintas contiendas electorales.

Aunque para este año el Consejo Nacional Electoral no ha fijado fecha para la realización de consultas, ya recibió solicitudes del Partido Conservador, el Partido Polo Democrático Alternativo y el Movimiento Mira, para elegir a sus directivas y autoridades internas.

Desde el 2000 y hasta el 2011, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha organizado en el país un total de 13 jornadas para que los partidos y movimientos políticos celebren sus consultas internas y populares.

La primera de éstas se celebró el 12 de mayo de 2000 para elegir el Directorio Nacional Conservador y la última se llevó a cabo el 29 de mayo de 2011 para elegir los candidatos del Partido Conservador, Partido Liberal, Partido Polo Democrático, Partido Verde, Partido de Unidad Nacional y Partido Cambio Radical, para participar en las elecciones de autoridades locales que se realizaron el pasado 30 de octubre de 2011.

De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 1475 de 2011, “las consultas son mecanismos de participación democrática y política que los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y grupos significativos de ciudadanos pueden utilizar con la finalidad de adoptar decisiones internas o escoger sus candidatos, propios o de coalición, a cargos o corporaciones de elección popular”.

La Registraduría Nacional del Estado Civil presta colaboración para la realización de las consultas de los partidos y movimientos políticos. De acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1475 de 2011, este apoyo logístico incluye el suministro de tarjetas electorales o instrumentos de votación electrónica, la instalación de puestos de votación y la realización del escrutinio.

El Consejo Nacional Electoral señala una única fecha al año para la realización de las consultas, cuando deban realizarse en día distinto al señalado para las elecciones ordinarias. Anteriormente cada partido celebraba sus consultas en fecha distinta, pero la unificación de las distintas consultas en una sola jornada permite ahorrar costos y hacer más eficiente la logística y organización.

El Estado contribuye al financiamiento de las consultas mediante el sistema de reposición de gastos por votos obtenidos. Los partidos y movimientos políticos pueden solicitar anticipos para estas consultas de acuerdo con la reglamentación que expida el Consejo Nacional Electoral.

Un poco de historia

Las consultas pueden ser internas o populares. Se denominan internas cuando en ellas sólo puedan participar los miembros de la organización política que se encuentren en el registro de afiliados.

En los últimos 11 años, la Registraduría ha organizado 7 consultas de partidos y movimientos políticos para elegir directorios nacionales, departamentales, municipales. Así mismo, para elegir veedores, asambleas departamentales, municipales del sector político social y delegados a congresos nacionales.

De acuerdo con los registros históricos de votación, en las consultas que los partidos y movimientos políticos realizan para la toma de decisiones internas como la elección de sus autoridades la participación es menor que en las consultas para elegir candidatos a cargos de elección popular. Por el contrario las consultas más votadas son aquellas que coinciden con alguna elección ordinaria.

Las últimas consultas de partidos y movimientos políticos para la toma de decisiones internas fueron en los años 2007 y 2008. El 25 de marzo de 2007, el Partido Liberal Colombiano, elevó su consulta interna para elegir sus directorios, veedores, asamblea y sector político social y abierto. Durante esta jornada electoral los ciudadanos depositaron un total de 1.274.656 sufragios.

El 26 de octubre de 2008, los partidos Conservador, Polo Democrático y Partido de la U, realizaron sus consultas para la elección de los directivos y delegados de sus colectividades, que se realizaron junto con las consultas para elegir los candidatos a las elecciones de autoridades locales para el periodo 2008 – 2011.

Durante esta contienda electoral, el Partido Conservador Colombiano obtuvo 1.463.265 votos, el Partido Polo Democrático 496.666 sufragios y el Partido de la U 339.917 votos depositados por los ciudadanos.

Estas consultas han sido unas de las más votadas para la toma de decisiones internas, junto con una consulta realizada por el Partido Liberal Colombiano el 10 de marzo de 2002, para la transformación interna de dicha colectividad, donde se depositaron 2.566.129 sufragios.

Sin embargo, la consulta popular más votada en los últimos 11 años fue la que realizó el Partido Verde el 14 de marzo de 2010, para elegir su candidato a la Presidencia de la República. Durante este certamen electoral los ciudadanos depositaron 3.031.119 sufragios.

A esta consulta le sigue la que realizó el Partido Liberal el 12 de marzo de 2006, también para elegir su candidato a la Presidencia de la República por el periodo 2006 – 2010. Durante esta consulta fueron depositados 2.727.202 de votos por los ciudadanos.

A estas consultas para elegir candidatos a la presidencia, le siguen las consultas para elegir aspirantes a las elecciones de autoridades locales. Una de las consultas más votadas se llevó a cabo el 8 de julio de 2007, para elegir los miembros a estas corporaciones públicas por el periodo 2008 – 2011, donde participaron 8 partidos y movimientos políticos, y fueron depositados 2.490.491 votos durante la jornada.

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La democracia es nuestra huella

Por. Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil

Hace cuatro años el término “biometría” era de escaso uso en nuestro medio. La preocupación de los funcionarios de la Registraduría se centraba en aquel entonces en poder iniciar prontamente la producción y entrega de las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas y por ello el año 2008 fue bautizado en la Entidad como “El año de la identificación”.

Dichas cédulas de última tecnología traen encriptada la huella dactilar de su titular en el código de barras bidimensional que se encuentra en el respaldo. Si bien para muchos colombianos la novedad de esta cédula fue la foto a color, la verdadera novedad tecnológica se centra en esa información de la huella dactilar, que le permitió a la Entidad digitalizar millones de huellas de todos los colombianos y construir un robusto archivo de identificación biométrica.

Con esta tecnología, en febrero de 2009 la Entidad inició sus primeros ensayos para aplicar identificación biométrica a los sufragantes que concurrían a las elecciones atípicas. Al comienzo, el proceso de identificación de cada votante tardaba varios minutos y en el terreno se presentaron algunas dificultades técnicas no previstas desde los escritorios. No obstante, elección tras elección se fue mejorando el proceso, se incorporaron nuevos componentes técnicos y se adquirió un “know how” que nos convierte no sólo en uno de los países con una de las bases de datos de huellas dactilares de ciudadanos más robustas del mundo, sino además en país pionero, al menos en América Latina, en identificación biométrica de sufragantes.

Fue tal el éxito de la biometría aplicada a los procesos electorales que el proceso que empezó como proyecto piloto en 2010 quedó incorporado a nuestra legislación a partir de la promulgación de la Ley 1475 de 2011, que en su artículo 39 señala que “Con el fin de garantizar agilidad y transparencia en las votaciones, la organización electoral implementará el voto electrónico. El sistema que se adopte deberá permitir la identificación del elector con la cédula vigente o mediante la utilización de medios tecnológicos y/o sistemas de identificación biométricos, que permitan la plena identificación del elector”.

La identificación biométrica de sufragantes permitió eliminar de manera radical el fraude por suplantación de votantes en aquellas circunscripciones en las que se ha aplicado. Sus ventajas han sido reconocidas no sólo por el Gobierno Nacional sino también por los distintos partidos políticos y organizaciones no gubernamentales y por eso el paso siguiente consistía en extender las ventajas de la biometría a otros campos de la sociedad.

Esta extensión vino con la expedición del Decreto 019 de enero de 2011, conocido popularmente como la Ley Antitrámites, que en su artículo 18 señala: “En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información requerida”.

El Gobierno Nacional ha entendido que la identificación biométrica debe aplicarse no sólo en temas electorales sino en el sector salud, en la educación, en los trámites notariales, en el sistema pensional y en un sinnúmero de actividades cotidianas. En este sentido, la base de datos con más de 750 millones de huellas dactilares que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil es la médula del decreto antitrámites y permitirá en un futuro cercano la simplificación de muchos trámites cotidianos para los colombianos, gracias a la aplicación de tecnología de punta.

El Plan Estratégico 2012-2015 “La democracia es nuestra huella”, corresponde si se quiere a una segunda fase del proceso de modernización tecnológica que llevó a más de 25 millones de colombianos a renovar su cédula de ciudadanía entre 2006 y 2010. Ya que todos los colombianos contamos hoy con un documento de identidad biométrico, el reto siguiente es aprovechar las ventajas de ese documento y la identificación a partir de la huella electrónica en nuestras actividades cotidianas. Este reto de corto y mediano plazo, de acuerdo con los términos previstos en el Decreto 019 de 2012, se suma al reto de implementar el voto electrónico y la identificación biométrica, al menos de manera gradual, en las elecciones de 2014. La oportuna y suficiente asignación de recursos por parte del Gobierno Nacional permitirá lograr estas metas en los tiempos proyectados.

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Misión Técnica de Observación Internacional aplaude mejoras en las elecciones de octubre

La Misión Técnica de Observación Internacional, constituida por delegados de 15 países que asistieron como observadores a las elecciones de autoridades locales el pasado 30 de octubre, entregó el pasado 28 de febrero el Resumen Técnico de Conclusiones con consideraciones generales y recomendaciones sobre la jornada electoral, en el cual destacan los avances de la Registraduría Nacional del Estado Civil en este certamen democrático.

“En la preparación de este proceso electoral, la Registraduría Nacional del Estado Civil adoptó algunas novedades en su organización como: un nuevo software para el sorteo de jurados, el rediseño del cubículo y la tarjeta electoral, la verificación de las listas de ciudadanos elegibles como jurados y la publicación de la lista de los 101.000 candidatos inscritos en la página Web, entre otros puntos, que le permitieron identificar y tomar medidas oportunas”, señala el informe.

Agrega que “a criterio de los observadores, la elección se desarrolló de manera regular y satisfactoria de acuerdo con los estándares internacionales. Primó un ambiente general de calma y tranquilidad y no se encontraron mayores incidentes en el proceso electoral.

 La población acudió a votar con tranquilidad, orden y confianza en el sistema”.

En el Informe, los miembros de la Misión llaman la atención sobre “poca presencia de testigos electorales, lo que pone en evidencia una modesta participación de los partidos políticos. Cabe recordar el rol fundamental de fiscalización que cumplen los partidos políticos, la importancia y necesidad de la presencia de ellos en el acompañamiento y posterior respaldo a los resultados”.

Entre las recomendaciones formuladas por la Misión se encuentran, además del fortalecimiento a la presencia de testigos electorales, sugerencias en cuanto a habilitar accesos a los puestos de votación para la población discapacitada; capacitar a los electores sobre la forma adecuada de doblar la tarjeta electoral para que al introducirla en la urna no se desdoble; mejorar la señalización a la entrada de los puestos de votación, fortalecer la capacitación de jurados en lo relacionado con el proceso de escrutinio y evaluar la posibilidad de hacer relevos de jurados durante la jornada.

Los observadores que participaron en las elecciones del 30 de octubre provenían de organismos electorales de Argentina, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay, Venezuela y España. La secretaría técnica para la elaboración del informe estuvo a cargo del Instituto Interamericano de Derechos Humanos y el Centro de Asesoría y Promoción Electoral (IIDH-Capel).

Hechos destacados en el informe

Los observadores internacionales destacan entre otros los siguientes aspectos relacionados con las elecciones del 30 de octubre de 2011:

• Entre el 60% y el 70% de los jurados de votación fueron mujeres, lo cual refleja su participación política muy activa en los procesos democráticos.
  
  
• Se reconoce la importancia de haber modificado el cubículo, con relación al utilizado en procesos anteriores, para garantizar el secreto del voto.
  
  
• La Misión se mostró gratamente sorprendida por la celeridad de los resultados.
  
  
• La Misión resalta la implementación de la identificación biométrica por parte de la Organización Electoral de Colombia.
  
  
• Se destaca que la disminución en la cantidad de votos nulos pone en evidencia la eficacia de la reingeniería de la tarjeta electoral.
  
  
• El proceso electoral comenzó puntual, con los materiales electorales dispuestos y adecuados y con presencia de todos los jurados.
  
  
• Al comienzo de la jornada el flujo de votantes estuvo constituido en su mayoría por adultos mayores.
  
  
• En la tarde se incrementó el flujo de votantes y se apreció que en las mesas observadas votaron hasta el 50% de los electores del censo electoral.
  
  
• El censo electoral se encontraba a la entrada de los puestos de votación y en la mayoría había mesas de información en las que los representantes de la Registraduría informaban a los electores en qué mesa debían votar.
  
  
• En general las instalaciones en donde funcionaron los puestos de votación fueron buenas, cómodas e iluminadas y hubo una correcta instalación de las mesas de votación.
  
  
• No se encontró problema de acceso físico a los puestos de votación.
  
  
• Los jurados realizaron su trabajo con mucha mística y profesionalismo de manera puntual. Se destaca la participación de mujeres y jóvenes y se constató que habían recibido capacitación a través de las diferentes acciones que realizó la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  
  
• El trabajo de los delegados de la Registraduría fue eficiente, desempeñando una labor fundamental en los centros de votación.
  
  
• Se resalta el uso de la bolsa negra para almacenar los desechos en un solo lugar y el uso que hacen los funcionarios de computadores y teléfonos celulares para informar a los votantes sobre su centro o mesa de votación.

Para saber más acerca del Balance de las Elecciones de Autoridades Locales del 30 de octubre de 2011 ingrese aquí

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“La democracia es nuestra huella”: una carta de navegación para 4 años

Diseñar un plan estratégico es fijar un norte, ponerse metas y saber cómo y en cuánto tiempo se deben cumplir. Contar con metas claras permite hacer seguimiento y verificar periódicamente qué tan cerca o lejos estamos del objetivo propuesto, si nos hemos desviado del camino, si nos hemos retardado más de la cuenta o si por el contrario las cosas fluyen de la manera prevista. Esto es válido para organizaciones de talla mundial o para la vida misma.

Hace cuatro años la Registraduría Nacional del Estado Civil diseñó su Plan Estratégico “El Servicio es Nuestra Identidad”. Dicho plan obedecía a las debilidades y fortalezas identificadas en ese momento: Desde 2006 había comenzado el proceso de enrolamiento de todos los colombianos que debían renovar su cédula, pero a comienzos de 2008 todavía no había comenzado la producción de las nuevas cédulas amarillas con hologramas. Millones de ciudadanos en distintas ciudades del país tenían una insatisfacción creciente por la demora en la entrega de sus documentos de identidad y había urgencia de poner en funcionamiento la nueva fábrica de producción de cédulas, culminar exitosamente el proceso de renovación de documentos de identidad y mejorar la calidad de atención al ciudadano.

Hoy la situación es diferente: El proceso de renovación de cédulas terminó sin inconvenientes, los tiempos de producción de documentos de identidad han disminuido de manera notoria y la fábrica de documentos de identidad funciona sin inconvenientes.

Sin embargo, hay nuevos retos: la tecnología biométrica incorporada en las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas y en las tarjetas de identidad azules, debe ser aprovechada por distintas entidades estatales así como empresas privadas, para prevenir los fraudes por suplantación. La identificación de todos los colombianos a partir de la huella dactilar, en cualquier lugar del país, exige una modernización tecnológica de la Registraduría, conectividad, actualización de procesos y procedimientos y recursos permanentes para hacer sostenible la posibilidad de acceso a estos nuevos servicios. Estos retos se reflejan en el nuevo Plan Estratégico 2012-2014 “La democracia es nuestra huella”.

Metodología de planeación

La metodología que se utilizó en la Registraduria Nacional del Estado Civil para la estructuración del Plan Estratégico 2012-2015, fue el modelo tradicional de Planeacion Estratégica o “Modelo Matricial” el cual contiene: Consultoría especializada, conferencias magistrales y talleres prácticos.

La base teórica se encuentra en el Modelo de Planeación Estratégica Matricial de F. David y Bcs –, de Harvard Bussiness School desarrollado por los profesores Robert S. Kaplan y David P Norton.

Objetivos Estratégicos 2012 -2015

1.Optimizar los procesos y procedimientos de las áreas misionales y de apoyo, para asegurar una prestación del servicio eficaz, acorde con las nuevas tecnologías.

2.Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo.

3.Reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios al usuario, privilegiando el interés superior de la población vulnerable.

4.Gestionar la asignación y distribución de los recursos presupuestales de acuerdo a su naturaleza y destinación, para el adecuado cumplimiento de la Misión Institucional.

5.Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En enero de 2012, con la participación del Registrador Nacional del Estado Civil y Directivos de la Entidad, se realizó un seminario taller, en el cual se desarrollaron las siguientes etapas:

1. Diagnóstico:
Consistió en determinar aspectos de mayor impacto o incidencia en la entidad, incluyendo factores internos y externos. El punto de partida para este diagnóstico fue la matriz DOFA que previo al seminario había elaborado cada directivo con base en la información compilada en su área de trabajo. Algunos directivos desarrollaron su propia matriz DOFA con base en su experiencia personal y conocimiento de la Entidad y otros hicieron ejercicios participativos que involucraron a algunos o todos los colaboradores de su área.

2. Contrastación:
Una vez obtenido el diagnóstico, se procedió a hacer una comparación con el deber ser organizacional, para identificar puntos débiles o cuellos de botella, así como aspectos en los que la Entidad se identifica como fuerte.

Como resultado de las etapas de Diagnóstico y Contrastación, se consolidó la matriz DOFA, que incluye debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, diferenciando cuáles de estos elementos impactan en el corto plazo y cuáles en el largo plazo, para lograr diseñar un Plan Estratégico que permita definir el norte de la Entidad en los próximos 4 años y no sólo en la coyuntura inmediata.

3. Diseño de objetivos
La matriz DOFA, se utilizó como herramienta para evaluar los factores internos y externos que afectan la Entidad y con base en el resultado del análisis, se definieron los siguientes Objetivos Estratégicos.

Inicialmente, el ejercicio arrojó como resultado un total de 10 objetivos de corto plazo, es decir para cumplir en la vigencia 2012, y otros 8 objetivos de largo plazo, para ejecutar entre 2013 y 2015. Dado la cantidad considerable de objetivos, se procedió a agruparlos en cinco grandes grupos, dependiendo de los temas a los que cada cual se refiere, y cada uno de estos cinco grandes objetivos se desagrega en los objetivos inductores de resultado a corto plazo y a largo plazo, definidos previamente.

4. Seguimiento
Para asegurar el cumplimiento del Plan Estratégico, cada responsable de área de trabajo formuló entre enero y febrero un plan de trabajo por objetivo que contiene una serie de fases o etapas con indicadores de gestión.

El seguimiento al Plan Estratégico, lo hará la Oficina de Planeación cada trimestre, teniendo en cuenta el avance en el plan de trabajo y los indicadores de medición establecidos por cada responsable.

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Optimizar los procesos para un servicio eficaz: reto de la Registraduría

Para la vigencia 2012-2015 la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene como prelación optimizar los procesos con la utilización de las nuevas tecnologías, involucrando varias áreas de la Entidad para cumplir a cabalidad con este fin.

Los cinco objetivos fundamentales del Plan Estratégico “La Democracia es Nuestra Huella” están encabezados por el objetivo número 1 que busca optimizar los procesos y procedimientos de las áreas misionales y de apoyo para asegurar una prestación del servicio eficaz acorde con las nuevas tecnologías.

Para esto, se estructuraron cinco propósitos que involucran a la Gerencia de Informática, la Oficina de Planeación, la Oficina Jurídica y la Gerencia Administrativa y Financiera. Cuatro de estos objetivos se desarrollarán a corto plazo y el restante debe estar ejecutado para el año 2015.

El próximo mes de mayo debe culminar la tarea de revisar y redefinir los procedimientos y demás documentos en lo referente a los procesos de identificación y acceso a las bases de datos de identificación, tanto a nivel central como desconcentrado, que permitan mayor efectividad y control.

Un ejemplo de cómo se está desarrollando esta parte del Plan Estratégico es el desarrollo web del certificado de estado de vigencia de la cédula. Antes el ciudadano para solicitar este certificado debía primero consignar en el banco el monto correspondiente a este documento y posteriormente dirigirse a la Registraduría a solicitar el certificado y esperar a que éste fuera expedido.

Este procedimiento se revisó, se redefinió y se pudo establecer que el trámite de la certificación de estado de vigencia de la cédula se puede realizar de manera virtual y no presencial y además de una manera gratuita facilitando el trámite y mejorando el servicio al ciudadano.

Para el mes de junio se culminará con la tarea de revisar y redefinir los procedimientos y demás documentos, especialmente en lo relacionado al proceso contractual, dando cumplimiento a la segunda acción del objetivo número 1 del Plan Estratégico.

En julio se reglamentarán las condiciones de acceso a las bases de datos de la Entidad y de la implementación de los servicios de validación biométrica para los sectores públicos y privados.

Así mismo, en este mes se ajustarán los procesos, procedimientos y cargas de trabajo de las áreas misionales de la Entidad de cara a las funciones asignadas por el Decreto 019 de 2012 o Ley Antitrámites.

Como una de las medidas que se establecerán para cumplir con esta tarea y teniendo claro que son obligaciones de carácter permanente, es necesario ampliar la planta de personal de las dependencias que tienen incidencia directa en el desarrollo de los procesos que dispone la Ley Antitrámites.

Como última acción del objetivo número 1 está reducir los tiempos de atención y respuesta a los usuarios, tarea que se desarrollará a diciembre de 2015, acción que también hace parte del objetivo número 3 del Plan Estratégico de la Entidad.

El fortalecimiento tecnológico permitirá mejorar los procesos de identificación y afianzar la democracia

Presentar una estrategia de conectividad que garantice el cumplimiento de los compromisos institucionales es el primer paso de la Registraduría para dar cumplimiento al segundo objetivo estratégico fijado por la actual administración.

Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo es el segundo objetivo fijado por la Registraduría dentro del Plan Estratégico 2012-2015.

Para lograr su cumplimiento dentro de los próximos 4 años, la Entidad ha diseñado 6 objetivos, uno de ellos a corto plazo, cuatro de ellos para ser cumplidos entre 2013 y 2014, y uno más para ser alcanzado en 2015.

El primer paso, fijado para el mes de marzo de 2012, permitió la presentación de una estrategia para alcanzar conectividad entre las sedes de la Entidad y la sede central. En la actualidad 1.019 de las 1.139 sedes de la Registraduría ubicadas en diferentes puntos del país están conectadas con la sede central de la Entidad, 599 a través de canales terrestres o satelitales y 420 por modem.

Para lograr una conectividad en las 120 sedes de la Entidad que aún no están en línea con Bogotá, la Gerencia de Informática presentó esta estrategia con la cual se buscará que en un plazo no mayor a tres meses las 120 registradurías que hoy no cuentan con los sistemas, estén conectadas a través de modem 3G SM y se pueda ofrecer una mejor atención a los usuarios.

De manera complementaría se trabaja en la adecuación o en el mejoramiento de la red eléctrica de 91 sedes para lograr que la conectividad sea efectiva. Es así que se gestiona una adición presupuestal por $2.000 millones para financiar las necesidades en materia de red eléctrica en estas sedes ya sea por adecuación, mejoras o traslados.

Según los objetivos planteados, éste sería el segundo paso para consolidar este objetivo estratégico y se espera que a agosto de 2013 se solucionen las falencias que impiden una conectividad entre las sedes y las Oficinas Centrales.

Pero así como lograr una conectividad es importante, cumplir con las nuevas disposiciones del Gobierno Nacional a través del Decreto 019 o ley antitrámites, es prioridad para la Entidad y quedaron consignadas en el Plan Estratégico.

Por tanto se adelantan las gestiones para la adquisición de 1.000 lectores biométricos para captura de huellas dactilares, 500 de ellos para la actual vigencia y 500 para 2013, para continuar con la agilidad en los procesos que se desarrollan a través de la conectividad entre las estaciones de enrolamiento para que al estar en línea la información, ésta se cargue en tiempo real en la base de datos.

Los lectores no sólo permitirán afianzar los procesos de identificación sino los electorales a través de su utilización para la identificación de los ciudadanos y garantizar la plena identidad de los sufragantes y avanzar en el camino a un voto electrónico.

La biometría que se utilizó por primera vez en 2009 se ha ido adoptando paulatinamente y difícilmente se podrían concebir unas elecciones sin la verificación de los electores y de los jurados de votación. Hasta ahora la identificación biométrica de votantes a partir de su huella dactilar sólo se ha aplicado en el 10% de los sufragantes y la meta es llegar al 100% para los próximos comicios.

En cuanto a la implementación de voto electrónico para las próximas elecciones la prioridad para la Entidad será la de revisar cada uno de los pasos que conducen a una elección para no tener un voto electrónico viciado.

"Sólo podemos tener certeza de un voto electrónico no viciado si tenemos inscripción de cédulas y de candidatos por medios electrónicos y jurados bien seleccionados, también con tecnologías de punta”, señaló el Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres.

Finalmente, para dar cumplimiento a este segundo objetivo, la Registraduría trabajará para que en 2015 se encuentren fortalecidas todas las herramientas tecnológicas y de seguridad informática para la totalidad de los procesos que adelanta la Entidad como fin último de las acciones que se desarrollan para avanzar en los trámites de identificación y los procesos electorales.

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Atención al ciudadano: prioridad de la Registraduría Nacional del Estado Civil

El objetivo 3, del Plan Estratégico “La Democracia es Nuestra Huella” consiste en reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios al usuario, privilegiando el interés superior de la población vulnerable.

Para el desarrollo de este objetivo, se diseñaron cuatro acciones a corto plazo, las cuales se pondrán en marcha entre junio y diciembre de este año, y una a largo plazo que estará lista para diciembre de 2015.

Como primera acción de este objetivo, en junio, se entregará al Ministerio de Salud y/o Trabajo, la información actualizada y en tiempo real del Archivo Nacional de Identificación ANI que refleja los datos de los registros civiles de defunción, cumpliendo con los términos del Decreto 019 de 2012 o Ley Antitrámites.

Para la realización de este punto, el Registrador Nacional del Estado Civil envió el pasado 15 de febrero una carta al Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicitándole los recursos faltantes por $48.280 millones, con el fin de dar cumplimento a lo establecido en el Plan de Desarrollo 2010-2014 y al Decreto 019 de 2012. Así mismo, se han sostenido reuniones técnicas con el Ministerio de Salud y Protección Social para establecer cómo se hará una réplica de dicha información.

Para julio se dará inicio al proceso de enrolamiento masivo de tarjetas de identidad que incorpora la captura de las impresiones dactilares de menores de edad a partir de los 7 años. Se han realizado pruebas piloto en Bogotá, Cartagena, Medellín y Cali, previo al lanzamiento nacional que será a finales de junio.

Además ya culminó la ampliación del AFIS para 6.000.000 de cupos de menores, como finalización del contrato 091 de 2011, acorde con el proyecto de inversión del Departamento Nacional de Planeación para los años 2010 y 2011, para producir un documento con características de seguridad y la posibilidad de autenticación biométrica para los niños entre los 7 y los 13 años.

Así mismo, para diciembre de 2012 se establecerán los aspectos de atención y gestión al público que se deben fortalecer de acuerdo con la naturaleza de la Entidad y se gestionarán las bases de información de la población vulnerable para facilitar su proceso de identificación.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la Unidad para la Atención a la Población Vulnerable, Udapv, está gestionando, con la Unidad Especial de Atención a Víctimas del Departamento Administrativo de la Prosperidad Social y con otras entidades como el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, las bases de datos de las personas que para ellos carecen del documento de identidad, ya sea porque no lo han gestionado por primera vez o lo perdieron y no han tramitado el duplicado, y que al cruzar esta información se puedan focalizar los procesos de identificación en aquellas personas en condiciones de vulnerabilidad que requieren que la Registraduría les suministre el documento o el duplicado con prontitud y así acceder a los beneficios que el Gobierno Nacional estipula.

En 2015: servicio más eficaz al ciudadano
Como última medida para cumplir a cabalidad con el objetivo estratégico número 3, está la reducción de los tiempos de atención y de respuesta en los servicios a los usuarios, que se implementará totalmente a diciembre de 2015.

Para llegar a esta meta ya se han efectuado una serie de mejoras en la producción de la cédula de ciudadanía o de la tarjeta de identidad que permitan una nueva reducción en los tiempos de envío de los documentos fabricados. Uno de los primeros pasos que se trazó como meta principal fue la conectividad de las estaciones de enrolamiento para que al estar en línea la información, ésta se cargue en tiempo real en la base de datos.

La conectividad de las oficinas permite que a través de las herramientas vía web se brinde información oportuna y agilidad en el trámite a los ciudadanos. Una mejora que ya se ha implementado es la consulta del estado de vigencia de la cédula de ciudadanía en www.registraduria.gov.co  y se está trabajando en la consulta del lugar en el que reposa el registro civil de nacimiento por Internet, para lograr que la persona obtenga esta información de manera inmediata.

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Gestión administrativa: Pilar del Plan Estratégico de la Registraduría

Gestionar la asignación y distribución de los recursos presupuestales de acuerdo a su naturaleza y destinación para el adecuado cumplimiento de la Misión Institucional es el cuarto objetivo estratégico formulado en el Plan Estratégico de la Registraduría Nacional para la vigencia 2012 – 2015.

Cumplir con el Plan Estratégico trazado por la administración para este cuatrienio requiere de un gran esfuerzo administrativo y financiero. De ahí la importancia del cuarto objetivo formulado por la Alta Dirección de la Registraduría para lograr que las nuevas tecnologías y en general los avances que se planteen se puedan concretar.

La Registraduría realiza un trabajo conjunto entre las diferentes áreas para gestionar ante el Gobierno Nacional los recursos necesarios para cumplir con las metas trazadas y sobre todo cumplir con las nuevas exigencias normativas y de los ciudadanos.

Año a año la Entidad elabora un presupuesto que contempla no sólo los gastos de funcionamiento sino aquellos considerados como de inversión pero que de manera anual se han vuelto recurrentes y necesarios para dar cumplimiento a lo dispuesto en la misión de la Registraduría.

Es así que para la actual vigencia la Registraduría solicitó por inversión $80.353.344.960 de los cuales fueron aprobados 45.905.146.090, es decir el 57% de lo solicitado quedando proyectos sin apropiación por valor de $34.448.198.870.

Con los recursos aprobados sólo se financiarán dos de los ocho proyectos presentados. Uno de ellos en un 100%, el de ampliación de la red corporativa de telecomunicaciones, y el segundo en un 90%, que trata del mantenimiento y sostenibilidad del sistema de identificación y Registro Civil a nivel nacional.

Pero proyectos que impactarían en la mejor prestación del servicio como el mejoramiento de la red eléctrica y de comunicaciones a nivel nacional para que los trámites de identificación que se realicen puedan ser atendidos de una manera más oportuna, quedaron sin un presupuesto para ser financiados.

Es por eso que para avanzar en el cumplimiento de este objetivo estratégico se definió que a diciembre de 2013 la Entidad le apuntará a adelantar las gestiones correspondientes para lograr que sean incluidas en el presupuesto de normal funcionamiento aquellas partidas presupuestales que en el presente son consideradas como proyectos de inversión tales como la dotación de un plan de contingencia para la continuidad de procesos misionales en Bogotá, mejoramiento de la red eléctrica y de comunicaciones a nivel nacional, fortalecimiento del registro civil, implementación del Centro de Estudios en Democracia y Asuntos Electorales en Colombia, Cedae y capacitación, inducción y reinducción permanente de los procesos misionales de la Registraduría a nivel nacional.

Con la fijación de este cuarto objetivo: Gestionar la asignación y distribución de los recursos presupuestales de acuerdo a su naturaleza y destinación, para el adecuado cumplimiento de la Misión Institucional se busca que los proyectos de inversión y que son necesarios para el mejor servicio sean incorporados en el presupuesto de funcionamiento.

En carta enviada el pasado 15 de febrero por el Registrador Nacional al Ministro de Hacienda y Crédito Público se señala que “con el fin de evitar que las necesidades recurrentes, que se financian con el presupuesto de inversión, queden desfinanciadas como consecuencia de los techos de crecimiento establecidos por el Gobierno Nacional, se solicita estudiar la posibilidad que estos proyectos que tienen un objetivo estratégico para la Entidad y el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, queden incorporados en el presupuesto de funcionamiento como costos fijos anuales, los cuales tendrán el crecimiento normal del IPC”.

Este objetivo se encuentra en cabeza de la Gerencia de Informática, la Dirección Nacional de Identificación, la Gerencia Administrativa y Financiera y la Oficina de Planeación.

Durante el primer trimestre de 2012 se elaborará el anteproyecto de presupuesto vigencia 2013 que incluirá las partidas necesarias en los rubros de inversión y funcionamiento.

Así mismo, para dar cumplimiento a los nuevos retos institucionales como los establecidos en el Decreto 0019 de 2012 conocido como Ley Antitrámites, la Entidad adelanta las gestiones financieras necesarias para brindar aún más transparencia y contribuir con los propósitos y metas que establece el Gobierno.

Con estos recursos se dará aplicación a las disposiciones que el Gobierno Nacional impartió y que comprometió el fortalecimiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

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La carrera administrativa especial: desafío para la Registraduría Nacional del Estado Civil

El objetivo número 5 del Plan Estratégico 2012 – 2015 “La Democracia es Nuestra Huella” consagra los plazos para la implementación de la carrera administrativa en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Uno de los desafíos institucionales a corto plazo más importantes que afrontarán los funcionarios y la Registraduría Nacional del Estado Civil es la implementación del Sistema de Carrera Administrativa Especial.

Lo anterior tiene su origen en el Acto Legislativo 01 de 2003 que reformó la Constitución Política y específicamente el sistema electoral colombiano, en el cual se aprobó que la Registraduría Nacional del Estado Civil, debería contar con una carrera administrativa que por la especificidad de sus funciones debía ser especial, la cual garantice la transparencia en los procesos eleccionarios y la idoneidad de sus funcionarios.

En consecuencia, el artículo 266 Constitución Política de Colombia quedó así:

  “(…) La Registraduría Nacional estará conformada por servidores públicos que pertenezcan a una carrera administrativa especial a la cual se ingresará exclusivamente por concurso de méritos y que preverá el retiro flexible de conformidad con las necesidades del servicio. En todo caso, los cargos de responsabilidad administrativa o electoral serán de libre remoción, de conformidad con la ley (…)”

Por lo anterior, el Congreso de la República de Colombia reglamentó, mediante la Ley 1350 del 6 de agosto de 2009 la carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil, y dictó normas que regulan la Gerencia Pública, señalando en su artículo 65 lo siguiente:

  “A partir de la vigencia de la presente ley, la Registraduría Nacional realizará las acciones necesarias para poner en práctica el sistema de carrera especial, que deberá operar plenamente dentro de los 24 meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley.”

Sin embargo, el Gobierno Nacional entendiendo que la Entidad en los años 2009, 2010 y 2011 se encontraba adelantando diferentes procesos electorales que le impedían que se pudiese desarrollar plenamente la carrera administrativa especial, amplió el plazo contemplándolo en el artículo 276 de la Ley 1450 de 2011:

  “Ampliase hasta el 6 de agosto de 2012, las funciones establecidas en el artículo 65 de la Ley 1350 de 2009”.

El objetivo número 5 del Plan Estratégico 2012 – 2015 consiste en “Implementar el sistema de carrera administrativa especial”.

Para cumplir con dicho objetivo la Gerencia del Talento Humano desarrolló unos lineamientos desde el punto de vista institucional, administrativo y operativo, dentro de lo cuales se realizarán las siguientes actividades:

Elementos institucionales

- Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.
- Sistema de Evaluación del Desempeño.
- Desarrollo y Reglamentación del modelo de Gerencia Pública.
- Plan de Formación y Capacitación por Competencias.

Elementos administrativos

- Conformación de las Comisiones de Personal Central y Seccionales.
- Conformación del Consejo Superior de la Carrera.

Elementos operativos

- Asignación funciones a los grupos de la GTH.
- Estructuración de la metodología, parámetros y modelo de los procesos de selección por concurso.
- Programa de Inducción y Reinducción.
- Plan de Estímulos e Incentivos.

¿Qué es la Carrera Administrativa?

La carrera administrativa es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público, contemplado en la mencionada Ley 1350 del 6 de agosto de 2009:

 “El proceso de selección tiene como objetivo garantizar el ingreso de personal idóneo a la Registraduría Nacional de! Estado Civil y el ascenso de los servidores públicos de la Entidad dentro del sistema especial de carrera, con base en el mérito y mediante procedimientos que permitan la participación en igualdad de condiciones de quienes demuestren poseer los requisitos y competencias para el desempeño de los cargos. La provisión de los empleos de carrera, se hará mediante la selección de candidatos por el sistema de concurso, de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto se expida”.

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Misión, visión y políticas: hacia dónde debemos apuntar

En todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, la misión, la visión y las políticas marcan un derrotero para todos los miembros de la organización, ya que indican hacia dónde se dirigen todos los esfuerzos. Con ocasión del nuevo Plan Estratégico “La democracia es nuestra huella, 2012-2015”, recordemos nuestra misión, visión y políticas.

Misión

“Es misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación social en la cual se requiere la expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas”.

Visión
“La Registraduría Nacional del Estado Civil será una Institución reconocida por la ciudadanía colombiana, por su excelencia en la prestación de los servicios a su cargo, garantizando la facilidad de acceso a toda la población, mediante la utilización de tecnologías modernas y el compromiso de sus funcionarios en la consolidación de un sistema de registro civil e identificación ágil, confiable y transparente, en la expedición de los documentos de identidad y la oportunidad, transparencia y eficiencia en la realización de los procesos electorales”.

Políticas Estratégicas

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Política de Estilo de Dirección

El Registrador Nacional del Estado Civil y su equipo del Nivel Directivo, guían y orientan la administración de la Registraduría Nacional del Estado Civil hacia la prestación del servicio con calidad, bajo los principios y valores éticos, efectividad en la Gestión de los Recursos Públicos, la Rendición de Cuentas, definición de Políticas estratégicas y Operativas, coordinación y colaboración con los demás Entes Públicos y la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía en general, en cumplimiento de la Misión Institucional, Principios y fines consagrados en la Constitución Política y la Ley.

La Alta Dirección de la Registraduría Nacional del Estado Civil establece los lineamientos a través del Estilo de Dirección para el logro de los Objetivos Corporativos y la Misión a través de los Pilares fundamentales en:

a. Direccionamiento Estratégico de la Entidad

- Liderar procesos de Modernización.
- Formular y ejecutar planes, proyectos y programas.
- Promover la innovación y el servicio al cliente con calidad.
- Propender por el mejoramiento de los procesos y la prestación de los servicios.

b. Gestión del Talento Humano

- Activar los principios y valores establecidos en el compromiso Ético de la Entidad.
- Diseñar y dar cumplimiento a las políticas.
- Emprender acciones permanentes de sensibilización institucional.
- Fortalecer competencias y habilidades de sus servidores públicos.

c. Gestión Administrativa

- Gestionar acciones y recursos que promuevan el cumplimiento de la Misión Institucional.
- Articular políticas para suministrar de manera ágil la información que soliciten los entes de control.
- Establecer mecanismos de control y evaluación periódica sobre las disposiciones impartidas.
- Promover la cultura del autocontrol y la autoevaluación en los servidores.
- Hacer uso racional y transparente de los recursos.

Política del Talento Humano

Política de Información y Comunicación Pública

La Registraduría Nacional del Estado Civil, en cumplimiento de sus funciones y competencias institucionales se compromete a través de la política de Información y Comunicación a:

Política de Información

- Proporcionar información objetiva, relevante, verificable, pertinente y equitativa a los ciudadanos y grupos de interés.
- La Rendición de Cuentas propenderá por brindar las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones.
- El adecuado desempeño de los servidores de la entidad, se vera reflejado en la intercomunicación, integración y la unificación de criterios.

Política de Comunicación Pública

- Orientada a garantizar que la información sea clara, completa, veraz, asertiva, imparcial, transparente y oportuna.
- Basada en el principio de publicidad de la función administrativa, que está al servicio de los intereses generales, de tal forma que los clientes internos y externos, puedan tomar decisiones acertadas en aras del fortalecimiento de la democracia y de las instituciones políticas del Estado Colombiano.

Política de Administración de Riesgos

Política de Calidad

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Mapa estratégico de la RNEC propuesto para revisión, ajuste y aprobación de la alta gerencia

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Así Pasó

El Registrador Nacional del Estado Civil, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, afirmó que “para evitar el fraude electoral se requiere no sólo voto electrónico, sino también incorporar tecnología en todas las etapas previas al día de las elecciones”.

Agregó que “la frontera del fraude debe conducir a que toda la fase preelectoral sea electrónica y con cruces de bases de datos, incluyendo la conformación del censo electoral, la inscripción de candidatos, la selección de jurados de votación y todos los procesos previos al día de las elecciones.

Aunque faltan 2 años para las próximas elecciones de Congreso y Parlamento Andino, del 9 de marzo de 2014, la mayoría de las etapas previas deberán desarrollarse el próximo año, razón por la cual es necesario que la Registraduría Nacional del Estado Civil cuente oportunamente con los recursos necesarios para incorporar tecnologías en el proceso preelectoral.

Con relación a los retos para las próximas elecciones el Registrador Nacional señaló que "hasta ahora la identificación biométrica de votantes a partir de su huella dactilar sólo se ha aplicado en el 10% de los sufragantes y nuestra meta es llegar al 100%":

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En cumplimiento a la Ley 1448 de 2011 o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, la Registraduría Nacional del Estado Civil por medio de la Resolución 116 de 2012 exoneró el pago de duplicados y rectificaciones de la tarjeta de identidad, de la cédula de ciudadanía y de las copias de registro civil a los ciudadanos que se acrediten en calidad de víctimas.

Normalmente, el duplicado o rectificación de la cédula tiene un costo de $34.000, la copia del registro civil cuesta $5.650, el duplicado o rectificación de la tarjeta de identidad rosada para niños de 7 a 13 años vale $11.050 y el duplicado o rectificación de la tarjeta de identidad azul para jóvenes de 14 a 17 años tiene un costo de $33.250.

En ningún caso la Registraduría podrá expedir el duplicado de los documentos de identificación de manera gratuita más de una vez al mismo beneficiario, independientemente del tiempo y lugar de la solicitud.

Las personas beneficiarias de la exoneración de estos cobros deberán acreditar su condición de víctimas a través del Registro Único de Víctimas a cargo de la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, mediante la constancia expedida en un tiempo no mayor a 30 días calendario.

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