1 de febrero de 2011 - No. 48: A la caza de los registros civiles de defunción

Revista Nuestra Huella. A la caza de los registros civiles de defunción
Edición No. 48, Año V - febrero de 2011
La frase del mes

“El artículo 47 de la reglamentación de la Reforma Política trae un censo dinámico, permanente y una base para establecerlo. Esto quiere decir que para estar en el censo la persona debió haber sufragado en las últimas elecciones. Si no lo hizo, tiene que inscribir su cédula"
explicó el Registrador Nacional del Estado Civil, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, durante una entrevista al periódico El Tiempo, el pasado 23 de diciembre.

La cifra del mes 4.504.489

De cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas produjo la Registraduría Nacional del Estado Civil en el año 2010.

 
Más de 800.000 muertos fueron dados de baja en el Archivo Nacional de Identificación en 2010

Esta tarea se hizo gracias a la verificación que se realizó de 2.447.786 registros civiles de defunción durante la visita a 1.691 oficinas en 824 municipios del país...
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Ver Especial Registra TV - 83


Depuración del ANI y el Censo Electoral: prioridad de la actual administración

A pesar de no tener los recursos suficientes, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha logrado actualizar el Archivo Nacional de Identificación ANI a partir de la incorporación de más de un millón de registros civiles de defunción ...(ver más...)

 

En 2010 el Registrador Nacional tuvo facultades extraordinarias para depurar las bases de datos

Durante 2010 la Registraduría Nacional del Estado Civil logró revisar 1.567.833 de registros civiles de defunción de todo el país que presentaban anomalías, gracias a las facultades extraordinarias previstas en la Ley 1365 de 2009...(ver más...)

Registraduría busca implementar papel de seguridad para el registro civil

La Registraduría Nacional presentó un proyecto por $15.000 millones al Departamento Nacional de Planeación para que los registros civiles, sus copias y certificaciones se expidan en un papel con mínimo tres características de seguridad. Desde hace 10 años el Decreto 2188 de 2001 ordenó implementar el papel de seguridad para el registro civil pero a la fecha no han sido aprobados estos recursos por parte del Gobierno Nacional...(ver más...)

4.504.489 cédulas de ciudadanía produjo la Registraduría en 2010

En este momento se adelanta el proceso de renovación total de los equipos de la fábrica que comenzará a funcionar próximamente, con capacidad instalada para producir 30.000 documentos diarios, es decir más de 8.640.000 documentos anuales. ...
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Nuestro Medio Ambiente
Disminuir el consumo de energía aporta al medio ambiente


Utilizar el ascensor sólo cuando es necesario, no encender las luces cuando la luz natural es suficiente o apagar la luz cuando terminamos la jornada laboral, son algunas de las recomendaciones que debemos tener en cuenta para controlar el consumo de energía y contribuir al medio ambiente...(ver más...)

Nuestro Compromiso ético
Presupuestos de un supuesto


Uno de los grandes supuestos que sustentan teorías sociales es el de que todos los hombres buscan su felicidad. Y es que ¿a quién le cabría en la cabeza pensar lo contrario?...(ver más...)

A la caza de más de 1,5 millones de registros civiles de defunción

Los errores en el diligenciamiento del registro civil de defunción, la falta de un dato o la demora en el envío de estos documentos, son las principales razones para que se presenten rezagos en la actualización de la Base de Datos del Registro Civil... (ver más...)

Editorial

El fantasma de los muertos votantes

 

Por. Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil

Hace 62 años nació la Registraduría Nacional del Estado Civil y desde antes de su creación ya se afirmaba que en Colombia existen muertos que votan. De hecho, entre las razones aducidas en los convulsionados meses posteriores al Bogotazo, para justificar el surgimiento de la Organización Electoral como ente independiente de los partidos, encargado de la identificación, estaba precisamente el de la existencia de muertos que acudían a las urnas...
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Cómo diligenciar correctamente el Registro Civil de Defunción

En el registro civil de defunción se registran las muertes que se presentan en el territorio colombiano, las ocurridas en el extranjero de colombianos por nacimiento o por adopción y de extranjeros residentes en el país, y las sentencias judiciales que declaren la muerte por desaparecimiento... (ver más...)

Mil muertos vivientes aparecieron en 2010

Por errores al digitar el número de la cédula o porque la persona finge su muerte para evadir la justicia o cobrar un seguro, existen colombianos que están vivos pero en las bases de datos de la Registraduría aparecen como muertos. En 2010 mil de ellos “resucitaron” para el Estado colombiano...(ver más...)

En 2010 la Registraduría envió 248.585 cédulas a 95 consulados

La recepción del material y el envío del documento ya elaborado se hace a través de la valija diplomática de la Cancillería, ya que la Registraduría no cuenta con personal en el extranjero...(ver más...)

Así Pasó Diciembre

Registraduría traslada 65 sedes municipales en 16 departamentos...(ver más...)

La Registraduría Distrital reiteró el llamado a la ciudadanía para que no pague por turnos de atención y se abstenga de utilizar tramitadores...
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Hace 25 años
 
El Tiempo, Bogotá
29 de septiembre de 1986,
Biblioteca Gustavo Ardila Duarte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
 
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La agenda
 

Más de 800.000 muertos fueron dados de baja en el Archivo Nacional de Identificación en 2010

Durante 2010, la Registraduría Nacional del Estado Civil logró dar de baja a más de 800.000 muertos en el Archivo Nacional de Identificación, ANI, realizando en un solo año la tarea que normalmente toma 5 años, gracias a la ejecución del contrato 622 de 2009, mediante el cual se actualizó la base de datos de los colombianos fallecidos desde el 16 de junio de 1938 hasta el 31 de diciembre de 2009 en 824 municipios del país y se desarrollaron las facultades extraordinarias otorgadas al Registrador Nacional del Estado Civil en la Ley 1365 del 21 de diciembre de 2009.

Mientras que en el 2009 se cancelaron por muerte 330.007 cédulas de ciudadanía y 103.347 en el año 2008, durante el 2010, se lograron dar de baja 847.147 registros civiles de defunción.

Esta actualización se realizó visitando Notarías, Registradurías Auxiliares, Municipales y Especiales, así como funerarias, parroquias, cementerios y oficinas de Medicina Legal para revisar la información de estas entidades que no se hubiera incorporado al Archivo Nacional de Identificación, ANI. Así mismo, se revisaron los registros civiles de defunción existentes en el Servicio Nacional de Inscripción, SIN, de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para llevar a cabo esta actualización, el contratista generó cuatro bases de datos: La primera base de datos contenía la información de los municipios visitados, la segunda el número del documento de identidad y el número de registro de defunción desde 1938 hasta 2009, registrados en Notarías y Registradurías, así como la información del SIN. La tercera base de datos contenía los números de documentos de identidad y el documento base, como las actas parroquiales, de las personas fallecidas inscritos en funerarias, parroquias, secretarias de salud, cementerios y oficinas de medicina legal de los 824 municipios visitados, y la cuarta base de datos contenía las imágenes de los registros civiles de defunción.


Procesamiento de la información

Datos suministrados por la Oficina de Novedades de la Registraduría Nacional del estado Civil.

Para procesar la información de las visitas a las distintas oficinas de los 824 municipios visitados del país, se realizó el levantamiento de la información de las Notarías, Registradurías, funerarias, parroquias, cementerios y oficinas de Medicina Legal, especificando el municipio, la dirección, el teléfono, nombre de la persona de contacto y horarios de atención.

Se implementó un software y hardware para capturar localmente la imagen de cada registro civil de defunción e ingresar la información inconsistente contenida en el archivo de cada Notaria, en el SIN y en las Registradurías. Diariamente los datos se transmitían a un centro de acopio para realizar el almacenamiento temporal de toda la información, a través de un modem de alta velocidad.

La captura de las imágenes se hizo dentro de las instalaciones de los sitios visitados y se realizó un control de calidad para garantizar la integridad de los documentos durante la extracción de la información y la toma de la imagen.

Este proceso fue monitoreado a través de un sitio Web, donde se podía visualizar cómo avanzaba el proyecto, informando la zona, el municipio, la cantidad de registros a evaluar, los digitalizados y los que fueron grabados.

La información de los registros civiles de defunción fue grabada e ingresada a la base de datos central del Sistema de Registro Civil, luego de ser validada y sincronizada con el sistema de información, para efectuar los encadenamientos de los datos para que quedaran registrados en la hoja de vida de cada ciudadano y en el Archivo Nacional de Identificación.

Una vez terminado el levantamiento de información y la captura de imágenes de los folios y seriales de los registros civiles de defunción, se retiraron los equipos en cada una de las oficinas visitadas.
La ejecución del contrato duró siete meses y estuvo coordinada por un Ingeniero de Sistemas. Además, se contrataron 500 digitadores, 169 supervisores y 143 operadores de control de calidad, los cuales fueron seleccionados y capacitados teniendo en cuenta los estándares de calidad de manejo técnico de información.

En total, se visitaron 6.192 oficinas y se verificaron 2.447.786 folios y seriales de los cuales 247.147 registros de defunción ingresaron al Archivo Nacional de Identificación.

Adicionalmente, y gracias a las facultades extraordinarias dadas al Registrador Nacional, 600.000 cédulas de ciudadanía de personas mayores de 100 años que nunca realizaron el proceso de renovar su documento de identidad fueron depuradas del ANI.


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Depuración del ANI y el Censo Electoral: prioridad de la actual administración

Desde el 6 de diciembre de 2007, la administración del actual Registrador Nacional, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, inició la revisión del Censo Electoral y el Archivo Nacional de Identificación, ANI, con el fin de determinar hasta que punto estas bases de datos se encontraban desactualizadas y se hacía necesario depurar la información.

Esta revisión nació del interés de que el Censo Electoral sea efectivamente la “base de datos donde se incluyen los ciudadanos colombianos, residentes en el país y en el exterior, que pueden válidamente sufragar en un determinado certamen democrático, y que le permite al Estado controlar, planear, organizar y desarrollar no sólo los certámenes electorales sino igualmente los mecanismos de participación”, como lo definió la Honorable Corte Constitucional en Sentencia C – 1121 de 2004.

Durante este análisis, se encontró que entre 1998 y 2002, la Registraduría realizó la actualización del Censo Electoral en los municipios zonificados del país, pero se encontraba un rezago en la información de los municipios no zonificados, y en la información posterior al año 2002.

Teniendo en cuenta que en Colombia mueren alrededor de 200.000 personas al año, se determinó que hacía falta adelantar un proceso especial de depuración y actualización del ANI, el cual tiene información desde el año 1938, debido a que no se cancelaron las cédulas de ciudadanía por muerte, o porque no se registran las defunciones o no se envían los registros civiles de defunción a la Registraduría para su cancelación.

Por esta razón, el 29 de abril de 2008, La Entidad radicó ante el Gobierno Nacional, a través del Departamento Nacional de Planeación, el proyecto “Levantamiento y depuración sistemática del Archivo Nacional de Identificación (ANI), registro de votantes”, el cual fue elaborado por cerca de tres meses y por un valor de $53.708 millones .

El objetivo de este proyecto era la actualización del ANI, a partir de la digitalización de los registros civiles de defunción que están en las notarías y demás entidades y que no habían sido remitidos a la Registraduría. Sin embargo, para la vigencia 2009, el Gobierno sólo asignó $11.700 millones de los $53.708 millones solicitados por la Entidad, razón por la cual gran parte del trabajo sólo pudo adelantarse hasta el año 2010, cuando fueron asignados nuevos recursos.

Incorporación de los registros civiles de defunción en el SIRC



La actualización del ANI se hace a partir de la digitalización de los registros civiles de defunción con lo cual se da de baja una cédula de ciudadanía.


En 2008, la Registraduría Nacional no contó con recursos específicos para la actualización del ANI. Pese a esto, en el desarrollo del Proyecto de Modernización Tecnológica PMTII, se encontró la necesidad de procesar 12.200.000 registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción que no estaban incorporados al Sistema de Información de Registro Civil SIRC, que es la base de datos que alimenta el ANI para los distintos trámites.

Para el caso de los registros civiles de defunción, en el 2008, se incorporaron 2.187.694 registros al SIRC, lo que equivale a cerca de un mil por ciento de crecimiento en comparación con el año 2007, en el que se procesaron 253.795 registros.

Con los $11.700 millones asignados por el Gobierno para el 2009, la Registraduría ejecutó el contrato 372 de 2009, en el que se estipuló que durante julio y noviembre de ese año, el contratista buscara los registros civiles de defunción en Notarías, Registradurías Auxiliares, Municipales y Especiales en 23 capitales de departamento del país.

Durante este ejercicio, se visitaron las oficinas de Bogotá, Barranquilla, Cartagena, Riohacha, Montería, Valledupar, Santa Marta, Sincelejo, Cúcuta, Bucaramanga, Tunja, Villavicencio, Neiva, Ibagué, Armenia, Pereira, Manizales, Cali, Popayán, Pasto, Florencia, Medellín y Quibdó y se lograron revisar 4.587.328 registros civiles, de los cuales se grabaron 231.555 registros civiles de defunción que reposaban en las Oficinas Centrales de la Registraduría Nacional y se incorporaron a la base de datos 860.840 registros que estaban digitalizados, pero la información no podía ser cruzada ya que sólo se disponía de la imagen del registro.

En total se revisaron 5.679.723 registros civiles de defunción, de los cuales 1.153.584 ingresaron a la Base de datos de Registro Civil, BDR, y 136.142 fueron cancelados por muerte del ANI. Así mismo, 513.527 fueron identificados como anómalos y entraron a ser revisados uno a uno, de acuerdo con las facultades asignadas al Registrador Nacional por la Ley 1365 del 21 de diciembre de 2009.

En 2010 se visitaron 824 Municipios

En 2009, la Registraduría Nacional del Estado Civil, gestionó nuevamente ante el Departamento Nacional de Planeación la asignación de recursos para continuar en el 2010 con la actualización del Archivo Nacional de Identificación, con base en el proyecto de inversión presentado en el 2008.

Para la vigencia 2010, el Gobierno Nacional asignó otros $34.000 millones y el Congreso de la República aprobó facultades especiales incluidas en la Ley 1365 de 2009, para que el Registrador Nacional pudiera corregir de oficio los registros civiles que al ser confrontados con la base de datos de la Registraduría resulten inconsistentes.

Para desarrollar estas facultades, se suscribió el contrato 622 de 2009, para continuar con la actualización de la base de datos de las personas fallecidas en el país, a partir de la búsqueda de registros civiles en 824 municipios del país.

Se lograron visitar 1.691 oficinas en siete meses y se verificaron 2.447.786 seriales y folios de registros civiles de defunción. Al final de la vigencia 2010 se lograron cancelar del ANI 847.147 registros civiles de defunción.



¿Cómo el ANI afecta el Censo Electoral?

La depuración del Censo Electoral se realiza a partir de la depuración del Archivo Nacional de Identificación, ya que de éste se toman las novedades de las personas fallecidas a partir de los registros civiles de defunción, los cuales son verificados por la oficina de Novedades de la Dirección Nacional de Identificación.

Así mismo, el Censo Electoral es alimentado por las altas y bajas que se dan en el Archivo Nacional de Identificación, sistema que informa el nombre, el apellido y el número de cédula de cada ciudadano, y de las cédulas de ciudadanía expedidas por primera vez que brinda la información de zonificación. Cuando el ciudadano tramita su cédula de ciudadanía por primera vez, informa su lugar de residencia y el sitio dónde va a votar, de acuerdo con el artículo 316 de la Constitución Nacional.

La única información que se toma directamente para construir el Censo Electoral es la que es solicitada a las Fuerzas Armadas, las cuales reportan que personas siguen siendo activas y quiénes ya están retirados para sean.


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En 2010 el Registrador Nacional tuvo facultades extraordinarias para depurar las bases de datos

Desde 2008, la Registraduría Nacional del Estado Civil inició una ardua revisión para depurar el Censo Electoral y el Archivo Nacional de Identificación. A los dos contratos ejecutados en los años 2009 y 2010 para visitar numerosos municipios en todo el país para buscar registros civiles de defunción, se sumaron las facultades especiales otorgadas durante la vigencia 2010 al Registrador Nacional del Estado Civil para cancelar en el Archivo Nacional de Identificación las cédulas de las personas sobre las que existe certeza del fallecimiento pero el registro civil de defunción presenta inconsistencias.

La Ley 1365 de 2009, por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia fiscal 2010, señala en su artículo 84 que “el Registrador Nacional del Estado Civil podrá adoptar las acciones administrativas necesarias para corregir de oficio los registros civiles que al ser confrontados con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil resulten inconsistentes, sin afectar su intangibilidad. Así mismo, el Registrador Nacional del Estado Civil podrá cancelar las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas, previa confrontación de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los casos en que exista certeza del fallecimiento de una persona de acuerdo con los registros, archivos y bases de datos de los Centros de Inhumación, de Hospitales, Funerarias, Clínicas, Secretarías de Salud, Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses, los cuales tendrán para estos efectos, valor de plena prueba. Los inspectores de policía con funciones de Policía Judicial podrán autorizar u ordenar la inscripción de la defunción por muerte violenta en los lugares del territorio nacional en los cuales no exista cobertura de la Fiscalía General de la Nación”.

Para desarrollar estas facultades otorgadas para la vigencia 2010, el Registrador Nacional del Estado Civil, a través de la Resolución 0123, del 12 de enero de 2010, delegó a la Dirección Nacional de Identificación la baja y cancelación de cédulas de ciudadanía de personas fallecidas, previa confrontación de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Así mismo, delegó a la Dirección Nacional de Registro Civil la corrección de registros civiles que al ser confrontados con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil resulten inconsistentes, sin afectar su intangibilidad.

Durante 2010 el Director Nacional de Registro Civil ordenó la corrección de los registros civiles de nacimiento, matrimonio o defunción una vez detectados los errores, en los siguientes casos:

• Cuando se cometieron errores en el número del documento de identidad de las personas inscritas, padres, declarantes o testigos.

• Cuando se cometieron errores en la ortografía de los nombres y apellidos de las personas inscritas, padres, declarantes o testigos.

• Cuando se cometieron errores en la descripción de los documentos antecedentes.

A partir de estas facultades extraordinarias, las cuales terminaron el 31 de diciembre de 2010, la Dirección Nacional de Identificación realizó un corte en marzo y comenzó la revisión de 1.567.833 registros civiles de defunción de todo el país para corregir las posibles anomalías que se pudieran presentar en dichos documentos.

Esta revisión consistía en verificar si alguno de los campos del registro civil de defunción era inconsistente o si el documento incumplía con los requisitos establecidos en el Decreto 1260 de 1970, estatuto del registro civil.

Este decreto no permite a la Registraduría Nacional del Estado Civil corregir de oficio las anomalías, ya que estas se deben realizar por iniciativa propia del interesado. Sin embargo, la Ley 1365 de 2009 le dio facultades al Registrador Nacional para que durante el 2010 corrigiera los registros civiles con inconsistencias en el nombre y documentos.

Estas correcciones se hicieron revisando uno a uno de los 1.567.833 registros civiles de defunción con la Gestión Electrónica de Documentos, GED, y la Base de Datos del Registro Civil, BDR.



600.000 cédulas de mayores de 100 años fueron canceladas en el ANI

Con el fin de desarrollar las facultades especiales asignadas al Registrador Nacional del Estado Civil, y como parte de la ejecución del contrato 622 de 2009, el año pasado se cancelaron del Archivo Nacional de Identificación, ANI, 600.000 cédulas de ciudadanía de colombianos de mayores de 100 años que no renovaron su cédula, teniendo en cuenta algunas consideraciones.

El artículo 67 del Código Electoral establece entre las causales de cancelación del documento de identidad la muerte de su titular. Así mismo, como producto de los cruces de información realizado, el contratista remitió a la Registraduría Nacional del Estado Civil un archivo con 1.715.444 registros de ciudadanos mayores de 74 años, conforme a la expectativa de vida establecida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas, DANE, la cual está establecida en 67 años, y cuyas cédulas de ciudadanía estaban vigentes en el Archivo Nacional de Identificación, ANI pero no presentaban trámites de renovación de cédula ni ningún tipo de registro, movimiento o actividad en las oficinas visitadas.

Se realizaron los cruces respectivos con el ANI, para individualizar los ciudadanos con cédulas de ciudadanía vigentes y que su edad biológica supera el límite informado por el Dane, estableciendo como edad base para esta depuración, los ciudadanos mayores de 100 años. Posteriormente, esta información se cotejó con la base de datos de la Gestión Electrónica de Documentos de Identificación, GED, y con la base de datos de documentos renovados MTR.

Se estableció que 600.000 ciudadanos con más de 100 años no realizaron la renovación de su cédula de ciudadanía. Teniendo en cuenta que el 30 de julio venció el plazo otorgado por la Ley para la renovación obligatoria y no se acercaron a la Registraduría para adelantar el trámite, y tampoco demostraron ningún tipo de movimiento registro o actividad en las diferentes bases de datos consultadas, se decidió dar de baja estas cédulas del ANI, con el fin de actualizar los archivos de la Registraduría Nacional.


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Registraduría busca implementar papel de seguridad para el registro civil

Actualmente los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, sus copias y certificaciones se expiden en un papel que dificulta un control eficiente en el recaudo y no ofrece garantías para impedir la falsificación de estos documentos.

El registro civil se convierte en un documento público muy vulnerable, ya que una persona con conocimientos en litografía o impresión eventualmente puede alterarlo.

Cuando un ciudadano desea realizar la rectificación de algún dato en la cédula de ciudadanía debe presentar el registro civil de nacimiento. Uno de los casos que se presenta con alguna regularidad es el de personas que cambian su fecha de nacimiento para hacerle trampa al sistema pensional. Para esto, presentan un registro civil que demuestra que nacieron antes y así se aumentan la edad para poder adquirir la pensión antes de lo estipulado por la ley.

Colombia actualmente cuenta con un sistema de identificación biométrica en sus cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad, con altos estándares de seguridad y modelo universal de acuerdo con el Banco Mundial. Sin embargo, todas las bases de datos de identificación se basan en el registro civil, que no cuenta con características de seguridad óptimas, con estándares que garanticen la invulnerabilidad de los documentos.

Desde hace 10 años, el el Decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto-ley 1260 de 1970 y se dictan otras disposiciones” ordenó implementar el papel de seguridad para el registro civil, sin que hasta la fecha se hayan asignado los recursos necesarios para ello. La citada norma señala en su artículo 4: “Formato único de registro civil y papel de seguridad: Los funcionarios de registro civil y los notarios, expedirán copias y certificados de las actas, folios y seriales que reposen en sus archivos, en el formato único y en el papel de seguridad que contenga las especificaciones mínimas que para el efecto determine la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El Registrador Nacional del Estado Civil determinará la fecha a partir de la cual será obligatoria la utilización del papel competente de que trata el presente artículo”.

La Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la Dirección Nacional de Registro Civil, presentó nuevamente el año anterior un proyecto al Departamento Nacional de Planeación para implementar un papel de seguridad cuando se expidan los registros civiles, sus copias y las certificaciones.

Así mismo, el 7 de septiembre de 2010, el Registrador Nacional del Estado Civil, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, envío una comunicación al Dr. Juan Carlos Echeverry Garzón, Ministro de Hacienda y Crédito Público, en el que explica detalladamente el anteproyecto de gastos de inversión vigencia 2011 de la Registraduría Nacional y en la cual se advierte la falta de recursos para este proyecto.

En este presupuesto se plantearon siete proyectos entre los que está el fortalecimiento del registro civil por un valor de $15.000 millones, en el que se especifica que la implementación de un formato único de registro civil, copias y certificaciones de nacimiento, matrimonio y defunción, en un papel de seguridad con mínimo tres características.

Con este proyecto se busca generar una serie de formas continuas de documentos en blancos que tendrían una seguridad específica en el papel, la impresión, las orlas, los microtextos, en las tintas, entre otros, para garantizar que la información que se imprime en una copia del registro civil, ya sea de nacimiento, de matrimonio o de defunción, es exactamente igual al documento original.

Este papel de seguridad disminuiría el riesgo de fraude y de falsificación de estos documentos y permitiría llevar un mejor control en el recaudo de las copias y certificaciones, teniendo en cuenta que la Registraduría no es la única entidad que expide registros civiles; también lo hacen las notarías y en algunos casos las alcaldías.

En su comunicación al Ministro de Hacienda, el Registrador Nacional agregó que a partir del 2014, mientras se recaudan recursos por la expedición de las copias y certificaciones de los registros civiles, la Registraduría Nacional del Estado Civil puede hacer sostenible el suministro del papel de seguridad para la inscripción del estado civil de los colombianos.

Aunque es importante que el registro civil cuente con características de seguridad como las tiene la cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad, el Departamento Nacional de Planeación aún no ha dado el aval para llevar a cabo la implementación del papel de seguridad en este documento.


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4.504.489 cédulas de ciudadanía produjo la Registraduría en 2010

El año pasado culminó el proceso de renovación de cédulas de ciudadanía que comenzó en el año 2006, en desarrollo del Programa de Modernización Tecnológica PMTII. Al finalizar la vigencia 2010 el balance indica que en la ejecución de este contrato se produjeron 25.303.581 de cédulas amarillas con hologramas, que sumadas a las 9.974.674 producidas en el PMT I arrojan como resultado que en los últimos 11 años la Entidad ha producido un total de 35.278.255 de cédulas amarillas con hologramas.

En el marco del contrato suscrito por la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consorcio francés Sagem para la ejecución del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase PMT II, se acordó inicialmente la renovación de 30.000.000 de cédulas de ciudadanía. Sin embargo, al finalizar el contrato se produjeron 25.303.581 cédulas, lo cual evidencia que un importante número de colombianos pudieron haber migrado al exterior durante la ejecución del PMT I y PMT II.

Desde el 2000 hasta el 31 de diciembre de 2010 la cifra de envío de documentos al exterior llegó a los 938.751, cifras que demuestran que un número significativo de los connacionales que viven por fuera del país todavía no ha solicitado la renovación de su cédula, razón por la cual la Registraduría continúa atendiendo gratuitamente el trámite de renovación de documentos de identidad a través de todos los consulados de Colombia en el exterior.

Aunque el enrolamiento masivo de todos los colombianos comenzó en el año 2006, sólo hasta marzo de 2008 el contratista Consorcio Sagem, puso en funcionamiento la nueva fábrica de producción de cédulas de ciudadanía y tarjetas de identidad, ubicada en el segundo piso de las oficinas centrales, con una capacidad instalada de 60.000 documentos diarios.

Así, en los años 2008 y 2009 la Entidad produjo las cédulas solicitadas desde el año 2006 e incluso antes, y en esos dos años logró fabricar más de 16 millones de documentos de identidad, cifra récord en toda la historia de la Entidad.

En la vigencia 2008, la Entidad fabricó 7.675.744 cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas, más de cinco millones de documentos en comparación con el 2007, y en 2009, la Registraduría logró una cifra record en producción de cédulas de ciudadanía alcanzando un total de 8.441.085 documentos. Durante 2010, la Registraduría Nacional produjo 4.504.489 cédulas amarillas con hologramas.

El proceso de renovación masiva inicialmente vencía el 1 de enero de 2006 de acuerdo con la Ley 757 de 2002. Sin embargo, el 29 de diciembre de 2005, pocos días antes de vencerse este plazo, se expidió la Ley 999 de 2005, con la cual se prorrogó de nuevo el plazo hasta el 31 de diciembre del año 2009. Este terminó no fue definitivo y mediante el Decreto 4969 expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia el 23 de diciembre de 2009 se prorrogó hasta el pasado 30 de julio de 2010.

Aunque hace seis meses las cédulas blanca laminada y café plastificada perdieron vigencia, todavía se presentan a las Registradurías de todo el país y a los consulados de Colombia en el exterior ciudadanos que solicitan la renovación de su documento y por ello la Registraduría sigue atendiendo estos trámites gratuitamente.

Además de las renovaciones de cédulas, que cada día son más escasas, la Entidad fabrica un promedio aproximado de 1.000.000 de cédulas de ciudadanía de primera vez, 900.000 duplicados y cerca de 100.000 rectificaciones.

Por esto, la Registraduría Nacional del Estado Civil en este momento adelanta el proceso de renovación total de los equipos de la fábrica que comenzará a funcionar próximamente, con capacidad instalada para producir 30.000 documentos diarios, es decir más de 8.640.000 documentos anuales.



Renovación de cédulas de ciudadanía en cifras


• Entre 2000 y 2010 la Registraduría Nacional del Estado Civil fabricó 35.278.255 cédulas amarillas con hologramas que garantizan identificación biométrica, incluyendo cédulas de primera vez, renovaciones de cédulas, duplicados y rectificaciones.

• Entre 2000 y el 2005, en el marco del PMT I, se produjeron 9.974.674 cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas.

• Desde el año 2006 y hasta el 31 de diciembre de 2010, en el marco del PMT II se produjeron 25.303.581 cédulas.

• De las 25.303.581 cédulas producidas entre el 2006 y el 2010, un total de 14.002.249 corresponden a renovaciones de cédulas; 6.291.785 a duplicados; 4.597.634 a cédulas de primera vez y 411.913 a rectificaciones de cédulas por cambios en los nombres, apellidos o fotografías, entre otros.

• Desde que se inició el proceso de renovación de cédulas y hasta el 2010, un total de 662.902 solicitudes de cédulas de ciudadanía han sido rechazadas: 497.633 por presentar inconsistencias en la información, 83.500 por posible cedulación y 81.769 por suplantación.

 


Ya van 1.184.288 tarjetas de identidad azules


La Registraduría Nacional del Estado Civil produjo 552.592 tarjetas de identidad azules en 2010, cifra superior a las 492.395 tarjetas de identidad producidas en 2009.

Desde el mes de agosto de 2008 la Registraduría inició la producción del nuevo formato de tarjeta de identidad azul para los jóvenes entre 14 y 17 años, en el marco del Proyecto de Modernización Tecnológica en su segunda etapa, PMTII, con el fin de garantizar identificación biométrica para todos los adolescentes del país.

En 2008, la Entidad produjo 139.301 tarjetas de identidad azules, documento similar a la cédula de ciudadanía, ya que trae un código de barras con la información biométrica del titular, lo cual imposibilita la falsificación, fotografía a color, firma, huella dactilar, lugar y fecha de nacimiento y lugar y fecha de expedición. El diseño incluye microtextos, impresión irisada y papel de seguridad que brinda mayores estándares de invulnerabilidad.

Durante los últimos tres años, la Registraduría ha producido un total de 1.184.288 tarjetas de identidad azules.


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A la caza de más de 1,5 millones de registros civiles de defunción

Para los familiares de un colombiano fallecido, es importante tener el registro civil de defunción del ser querido. Pero igualmente es necesario para las autoridades contar con él para consignar esta información en las respectivas bases de datos.

En un principio este proceso se realiza de manera sencilla y se genera a partir del registro civil de defunción que expiden las autoridades competentes (Registradurías, Notarías, Inspecciones de Policía y Corregimientos), pero situaciones como la demora en el envío de los registros por parte de las notarías a la Registraduría, los errores en la información consignada o la falta de datos como la cédula de ciudadanía del fallecido hacen que no sea tan ágil y se presenten rezagos en la actualización de la información.

Ante esta situación y gracias a las facultades extraordinarias dadas al Registrador Nacional del Estado Civil, que culminaron el 31 de diciembre de 2010, el año pasado se pudieron revisar 1.567.833 registros civiles de defunción y corregir conforme a la ley las anomalías de más de un millón de registros civiles de defunción.

Así mismo entre 2009 y 2010 , se ejecutaron dos contratos en el que se visitaron 23 ciudades capitales y 824 municipios del país para solucionar los registros civiles de defunción que estaban en las notarias, parroquias, funerarias, entre otros, de estos lugares y así poder actualizar la Base de Datos del Registro Civil.

Actualización de las bases de datos

Para cancelar una cédula de ciudadanía es indispensable que todos los datos que se consignan en un registro civil de defunción coincidan exactamente y de no ser así la Registraduría no puede hacerlo de manera automática.

La no inclusión de todos los registros civiles de defunción a la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil ocurre principalmente por el reporte no oportuno de la información, así como los datos que se incorporan a estos documentos.

Más de 2.000 oficinas pueden expedir los registros civiles en el país y más de 600 de ellas están conectadas en línea con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Actualmente, de las cerca de 800 notarías que hay en el país, 80 están conectadas a la base de datos de la Registraduría. Así mismo, hay 500 Inspecciones de Policía en Colombia autorizadas para expedir los registros civiles y ninguna tiene comunicación en línea con la Entidad.

En el caso de las 1.139 sedes de atención al público de la Registraduría, gracias al desarrollo del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase, PMTII, todas las oficinas de la Registraduría Nacional del Estado Civil quedaron dotadas con el aplicativo que les permite incorporar los registros civiles de defunción a la Base de Datos del Registro Civil.

Los registros civiles de defunción que no son cargados a la base de datos de la Registraduría, son enviados físicamente a las Oficinas Centrales, en Bogotá, para que sean posgrabados e incorporados a la Base de datos del Registro Civil (BDR).

Cuando la información está completa y correcta, ésta ingresa a la BDR, a través de una interfase, se transmite los documentos cargados al Archivo Nacional de Identificación, ANI, donde se afectan aquellas cédulas de ciudadanía que pertenecen a los registros civiles de defunción.

En el caso de los registros civiles de defunción, se confronta la Base de Datos del Registro Civil con el Archivo Nacional de Identificación para establecer si los datos de las cédulas de ciudadanía coinciden en su totalidad con el registro civil. Cuando la información registrada en ambos documentos es idéntica, las cédulas de ciudadanía se cancelan por muerte.

Al presentarse diferencias, la información es cargada en la BDR pero no afecta el ANI, ya que el registro civil de defunción es el antecedente para que un documento de identidad sea cancelado por muerte.


Errores, homónimos y otros problemas

Cuando se diligencia el registro civil de defunción se deben anotar los datos de la persona fallecida entre los que está el nombre completo y la cédula de ciudadanía, tal como se consignaron en el certificado de defunción expedido por la autoridad que dio fe del deceso. En algunos casos se presentan inconsistencias como que se omite escribir el número de la cédula o la que es anotada no corresponde al difunto.

En estos casos, los registros civiles de defunción no son incluidos en el Archivo Nacional de Identificación y las cédulas no son canceladas, ya que al buscar la información el ANI puede arrojar varias personas con un mismo nombre y sin el número de la cédula es imposible establecer cuál de todas ellas pertenece al ciudadano que falleció.

 

 






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El fantasma de los muertos votantes


Por. Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil

El fantasma de los muertos votantes ha pesado sobre prácticamente todas las elecciones realizadas en los últimos tiempos y además ha sido objeto de agudas polémicas a raíz de la celebración de mecanismos de participación ciudadana, ya que la eventualidad de un censo electoral sobredimensionado hace que el umbral mínimo exigido por la ley sea más difícil de alcanzar para los promotores de la iniciativa.

La de los “muertos votantes” ha sido una de las modalidades de fraudes electorales más usadas en nuestro país. Consiste en que aunque un ciudadano fallece, por alguna circunstancia el registro civil de defunción no llega a la Registraduría y en consecuencia esa cédula no se puede dar de baja del Archivo Nacional de Identificación, ANI, ni del censo electoral. De esta manera, la cédula del ciudadano fallecido permanece habilitada para votar. Lo que sigue a continuación es la suplantación del sufragante el día de las elecciones, bien sea porque un ciudadano se presente a votar con la cédula del difunto, o porque el jurado de votación “ponga a votar” a todos los muertos habilitados en su mesa, depositando él mismo en la urna las tarjetas electorales correspondientes a los difuntos de su mesa.

Con un nivel de participación promedio del 50% del censo electoral, en una mesa de 350 sufragantes el fraude que cometa un jurado de votación con los sufragios de algunos difuntos puede ser determinante para elegir al menos un edil o un concejal.

La otra cara de la moneda son los referendos, plebiscitos, revocatorias de mandato, consultas populares y demás mecanismos de participación ciudadana: La Ley 134 de 1994 establece los umbrales mínimos de participación para cada mecanismo, que en el caso de los referendos es de una cuarta parte del censo electoral y en las consultas populares de una tercera parte de los ciudadanos habilitados para votar. La permanencia de ciudadanos fallecidos en el censo electoral hace que el umbral sea más exigente para los promotores y por ello cada vez que en Colombia se discute un referendo nacional, la discusión va acompañada con el debate sobre la legitimidad del censo electoral.

Conscientes de esta situación, desde el comienzo de esta administración se presentó al Gobierno Nacional un proyecto de inversión por $53.708 millones, orientado a depurar el Archivo Nacional de Identificación y el Registro Nacional de Votantes. El gobierno asignó $11.700 millones para el año 2009, con los cuales se programaron visitas a notarías, Registradurías, sedes de Medicina Legal y cementerios de 23 ciudades del país, con el objetivo de encontrar y digitalizar registros civiles de defunción, y en el año 2010 esta labor se extendió a otros 824 municipios del país, gracias a los $34.000 millones asignados para este propósito para la vigencia 2010.
Este esfuerzo institucional trajo como resultado que entre los años 2009 y 2010 se haya logrado la cancelación en el ANI de 1.177.154 registros civiles de defunción, que equivalen al 45% de las cancelaciones efectuadas en la última década. A ellos se suma que en el año 2008, en la ejecución del Programa de Modernización Tecnológica en su segunda fase, PMT II, se incorporaron en el Sistema de Información de Registro Civil, SIRC, 2.187.694 de registros civiles. Este trabajo le permitió a la Entidad ponerse al día, frente a un rezago acumulado en años en la actualización de sus bases de datos.

Además de estas cifras, la reforma política aprobada al finalizar la pasada vigencia por el Congreso y actualmente en ciernes en la Corte Constitucional, prevé en su artículo 47 una nueva base para el censo electoral, que quedará conformado únicamente por quienes hayan sufragado en los últimos comicios, las cédulas expedidas por primera vez con posterioridad al último certamen electoral y quienes inscriban su cédula en el próximo período de inscripciones.

Así mismo, el artículo 48 de la reforma política prevé la depuración permanente del censo electoral y de manera expresa se refiere a la necesidad de depurar las cédulas correspondientes a ciudadanos fallecidos.

El actual Código Electoral retoma en su artículo 69 una disposición de la Ley 28 de 1979, en la cual se ordena a los notarios públicos y los demás funcionarios encargados del registro civil enviar a la Registraduría copia de los registros civiles de defunción, dentro de los 5 primeros días de cada mes para que se cancelen las cédulas de ciudadanía correspondientes a las personas fallecidas. Sin embargo, las cifras y los millones de registros civiles encontrados por la Registraduría en los dos últimos años en 847 municipios del país evidencian que la depuración permanente del censo electoral exige la disponibilidad permanente de recursos suficientes para atender este cometido y evitar que en el futuro reviva el fantasma de los muertos votantes.

 


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Cómo diligenciar correctamente el Registro Civil de Defunción

También es utilizado para dar de baja las cédulas de ciudadanía por muerte y depurar el censo electoral. El artículo 1 del Decreto 1536 de 1989 establece un plazo de dos días para hacer la inscripción en el registro civil de defunción. El Artículo 69 del Código Electoral ordena a los encargados del registro civil enviar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, por medio de los registradores, copia auténtica de los registros civiles de defunción dentro de los cinco primeros días de cada mes para cancelar las cédulas de las personas fallecidas.

El registro civil de defunción está compuesto por un original y dos copias: el original se queda en la oficina de registro, la primera copia está destinada a la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional y la segunda copia es para el usuario.

Las muertes registradas en el registro civil de defunción pueden ser por causas naturales, por muerte violenta o por presunción de muerte. El fallecimiento por causa natural es aquél que es certificado por un médico entre los dos primeros días de la muerte. En caso de que en el lugar del fallecimiento no se encuentre ningún médico, deben acudir a un inspector de policía con dos testigos que hayan presenciado el hecho y explicar por qué no se certificó la muerte en los dos días hábiles, para que de esta manera se pueda certificar el fallecimiento.

La segunda muerte que se certifica es la violenta, que no tiene término de registro, es certificada por orden judicial y la autoridad encargada ordena la defunción.
La presunción de muerte es cuando una persona desaparece y sus familiares asumen que ha muerto. El único documento que deben presentar para certificar este fallecimiento es una sentencia judicial, que se profiere 2 años después de la desaparición.

En el momento de diligenciar el registro civil de defunción es importante tener en cuenta algunas especificaciones:

•En la parte superior del registro civil de defunción se encuentra el indicativo serial, que es un número asignado para efecto de control administrativo, sirve para llevar un orden y de esta manera ubicar el archivo. Este serial no sirve como número de identificación.

•Por ley, las Registradurías, Notarías, Consulados, Corregimientos o Inspecciones de Policía autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, son los encargados de registrar la defunción de una persona.

•Cada Registraduría, Notaría, Corregimiento o Inspección de Policía trabaja con un código con el cual se identifican y que le fue asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

•Al momento de diligenciar el registro civil de defunción, se deben tener en cuenta que si se realiza una enmendadura o tachón se debe anotar en la casilla que dice espacio para notas. En caso de que haya que corregir algún dato del registro civil de defunción se diligenciará uno nuevo y en esta casilla se hará la observación de que el nuevo serial reemplazará al anterior.

Para ver el paso a paso para diligenciar cada casilla haga click aquí...




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Mil muertos vivientes aparecieron en 2010

El pasado mes de noviembre fue noticia en varios medios de comunicación la historia de un colombiano que se hizo pasar por muerto en un accidente en Bolivia para que su familia pudiera cobrar un seguro de vida cercano a los $2.000 millones.

La Fiscalía le imputó los delitos de fraude procesal, estafa, obtención de documentos públicos falsos y concierto para delinquir, ordenó su captura y el “muerto vivo” fue trasladado a la Cárcel Modelo de Bogotá.

Este caso es sólo uno de los 1.003 que se registraron en el año 2010, de ciudadanos colombianos que aunque están vivos, aparecen en las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil como muertos, bien sea porque fingieron su muerte para cobrar un seguro o para evadir deudas o condenas judiciales, o porque errores de digitación en el número de su cédula condujeron a que se diera de baja del Archivo Nacional de Identificación el número de identidad de un ciudadano vivo, en vez del de un muerto.

Por ejemplo, un error fue el que provocó que en el año 2008 un empleado de una funeraria de Soacha detectara que estaba muerto para la Registraduría, cuando acudió a renovar su cédula. El origen de su muerte fue que en el trámite de un registro civil de defunción diligenció los datos del inscrito, es decir el difunto, en la casilla de los datos del denunciante, y sus datos como denunciante quedaron consignados en la casilla destinada para inscribir los datos del ciudadano fallecido. Este error provocó que siguiera vigente una cédula de una persona muerta y que se diera de baja la cédula del empleado de la funeraria.

La cancelación de cédulas por muerte, en el Archivo Nacional de Identificación, se basa en un registro civil de defunción que se tramita ante una Registraduría o ante una notaría, y este registro civil a su vez se sustenta en el certificado de defunción expedido por el médico, o en una orden judicial expedida por el juez o fiscal, o en la declaración de dos testigos. El error que conduce a la Registraduría a cancelar una cédula de ciudadanía distinta a la del difunto puede haber ocurrido en cualquiera de estas instancias.

También puede pasar que la policía judicial, al momento de hacer la inspección de un cadáver, encuentre una cédula y con base en ella diligencie el acta correspondiente, sin verificar que la cédula no corresponde al difunto… o puede pasar que se cometan errores en el correcto diligenciamiento del registro civil de defunción, como la vinculación del declarante en el espacio asignado para el fallecido o errores de digitación de los números del documento de identidad.
Pero no siempre hay errores: también en algunos casos el ciudadano “finge” su muerte para evadir deudas o procesos penales, y por ello es que los registradores deben compulsar copias a la Fiscalía cada vez que se detecta un caso de un “muerto” que está “vivo”.

En términos generales hay dos tipos de casos: cuando es evidente un error en la expedición del Registro Civil de Defunción, porque los datos biográficos o el número de cédula no coinciden con los que reposan en el ANI, y, al contrario, cuando los datos del Registro Civil de Defunción coinciden de manera exacta con la información del ANI.




Fuente: Coordinación de Novedades, Registraduría Nacional del Estado Civil.


Año a año hay más casos

En el año 2010 se expidieron 1.003 resoluciones de revocatoria de cancelación de cédulas de ciudadanía por muerte, cifra superior a los 755 casos registrados en 2009.

El proceso de renovación masiva de cédulas de ciudadanía que se desarrolló entre 2006 y 2010 condujo a que algunos colombianos se enteraran que su cédula estaba cancelada por muerte. Aunque es posible que la cancelación de la cédula se haya dado años o décadas atrás, las personas que usualmente no sufragan sólo se enteraron de las novedades de su cédula al momento de acudir a la Registraduría para adelantar la renovación de su documento. Por ello en los últimos años se observa un incremento significativo de las revocatorias de cancelación de cédulas de ciudadanía por muerte, que además coincide con el esfuerzo de la Entidad por solucionar el rezago existente en la actualización de los registros civiles de defunción: Al incorporar más registros civiles de defunción a las bases de datos aumenta el riesgo de que eventualmente alguno de ellos tenga errores que conduzcan a la cancelación por muerte de cédulas de ciudadanía erradas.



Circular 068 de 2008 facilita la “resurrección”

Si bien los errores que conducen a cancelar por muerte la cédula de una persona viva tienen distintos orígenes, para el ciudadano afectado la solución siempre pasa por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Consciente de esta situación, el 11 de julio de 2008 la Dirección Nacional de Identificación expidió la Circular 068, mediante la cual se agilizó para los ciudadanos el trámite de revocatoria de cancelación de cédulas por muerte.

Antes, quien detectaba que su cédula había sido cancelada por muerte debía acudir al juez de familia e iniciar un proceso de jurisdicción voluntaria para anular el registro civil de defunción y con base en la sentencia, que podía demorarse alrededor de tres meses, la Registraduría rehabilitaba la cédula. El problema para el ciudadano, además de los costos, consistía en que para iniciar el proceso judicial o para otorgar poder necesitaba personería jurídica y por estar “muerto” muchas veces no podía iniciar el trámite, o se complicaba.

A partir de la Circular 068 de 2008, cuando una persona se da cuenta que tiene la cédula cancelada por muerte acude a cualquier Registraduría del país. El registrador toma las impresiones decadactilares y las remite a la Coordinación de Novedades, en Bogotá, en donde se cotejan las huellas con la tarjeta decadactilar con la cual se expidió la cédula por primera vez, cuando la persona alcanzó su mayoría de edad. Si se logra la plena individualización y se comprueba que el ciudadano es quien dice ser, se expide la resolución que restablece la cédula de ciudadanía. El trámite ahora toma alrededor de una semana.

Sin embargo, como el registro civil de defunción sigue vigente, la misma resolución conmina al ciudadano para que inicie el proceso administrativo o judicial orientado a cancelar su registro civil de defunción, ya que mantenerlo vigente puede traer consecuencias como el inicio de procesos sucesorales o incluso una nueva cancelación de la vigencia de la cédula si el registro civil de defunción es nuevamente remitido a la Registraduría.

Así mismo, la Circular 068 establece que el registrador respectivo debe compulsar copias a la Fiscalía General de la Nación, para que se investigue la presunta comisión de una conducta punible por parte del denunciante del fallecimiento o del funcionario registral que autorizó el registro civil de defunción impugnado. Así mismo, el registrador debe informar el caso a la Oficina de Control Interno Disciplinario, si el registro civil se tramitó en una Registraduría, o a la Superintendencia de Notariado y Registro, si se inscribió en una notaría.


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En 2010 la Registraduría envió 248.585 cédulas a 95 consulados

La expedición de cédulas por primera vez, la renovación del documento y los trámites de duplicado y rectificación de cédulas, así como la expedición de tarjetas de identidad a los 7 años y su renovación a los 14 años son procesos de identificación que realizan en los consulados los colombianos que viven en el exterior.

Aunque los colombianos radicados en el exterior no requieren la cédula amarilla con hologramas para identificarse en su vida cotidiana, ya que lo hacen con el pasaporte, es necesario que realicen la renovación de la cédula de ciudadanía para gestionar los diferentes trámites que requieren en Colombia o en los consulados de Colombia en el exterior.

Los procesos de identificación en el exterior llevan más tiempo que el que tardan dentro del país, debido a que la Registraduría Nacional del Estado Civil no cuenta con personal en el extranjero y la expedición de documentos de identidad se gestiona ante los funcionarios del consulado más cercano al lugar de residencia del ciudadano.

La sede diplomática es la encargada de asignar la cita, atender al público y adelantar el proceso de la renovación de la cédula de ciudadanía. Luego de esto, cada consulado envía a la Cancillería a través de la valija diplomática el material para ser entregado a la Registraduría.

Cuando la Entidad recibe el material comienza con la fabricación del documento. Durante el proceso de producción de la cédula se pueden detectar algunas fallas como errores al momento de tomar las huellas dactilares, inconsistencias en la información o se pueden generar problemas técnicos que impidan la elaboración del documento. En este caso la Entidad verifica manualmente todos los datos y si las inconsistencias persisten es necesario que el ciudadano vuelva a realizar su trámite.

Desde el año 2000 hasta el 31 de diciembre de 2010 la cifra de envío de documentos al exterior llegó a los 938.751 documentos trasladados a cada uno de los consulados de Colombia en los que los connacionales han solicitado sus documentos de identidad.

En 2010, un total de 248.585 cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas fueron enviadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil a los 95 consulados en el exterior.

252.257 colombianos han recibido su cédula a domicilio

Muchos colombianos se acercaron a las sedes de la Registraduría en todo el país para cumplir con el deber de renovar su cédula de ciudadanía. Sin embargo, por falta de tiempo o por olvido, a 31 de diciembre de 2010 un total de 1.989.097 habían omitido su responsabilidad de reclamar su documento de identidad.

Para facilitarle a los colombianos el trámite de reclamar su cédula o su tarjeta de identidad, la Registraduría Nacional del Estado Civil implementó el 1 de agosto de 2008 el servicio de entrega de cédulas de ciudadanía a domicilio.

Un total de 252.257 colombianos han recibido a domicilio su nueva cédula en su casa u oficina, gracias al servicio de entrega personalizada de documentos de identidad que ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Los ciudadanos de Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cúcuta, Cartagena, Bucaramanga, Manizales, Pereira, Santa Marta, Valledupar, Montería, Armenia, Tunja, Ibagué, Girardot, Villavicencio, Neiva, Popayán, Pasto, Sincelejo y Riohacha, son los que pueden solicitar este servicio personalizado de la entrega de su documento de identidad, en el horario de lunes a sábado, desde las 7:00 am hasta las 7:00 pm y los domingos de 8:00 am a 12:00 m.
Desde que está funcionando este servicio personalizado de entrega de documentos. las ciudades con más domicilios de cédulas y tarjetas de identidad son Bogotá, con 97.666 documentos entregados; Medellín con 69.926, Cali con 49.409, Barranquilla con 12.584, Cúcuta con 5.097, Cartagena con 3.754, Bucaramanga con 2.944 y Manizales con 1.708.

 

¿Cómo pido mi cédula a domicilio?


1.
Llame a las líneas gratuitas de atención al cliente en Bogotá: 3578240 ó en el resto del país: 0 18000 521112. Si la cédula ya se encuentra en proceso de fabricación o ya fue fabricada se habilitará una opción en la llamada telefónica para solicitar el servicio de entrega a domicilio. Si su cédula aún no ha sido fabricada esta opción no se habilita y usted deberá llamar en algunas semanas.

2. Una persona le explicará lo relacionado con el procedimiento y tarifa del servicio de entrega a domicilio. Si usted decide tomarlo, le solicitarán información general que tendrá tratamiento confidencial, para concertar la cita de entrega, la cual puede ser programada en los cuatro días hábiles después de realizar la llamada.


3. El mensajero lo visitará en el lugar acordado y en la fecha prevista. El mensajero realizará la validación de su huella dactilar para cotejar la información con la que se encuentra en el código de barras de su documento de identidad y garantizar una entrega segura. Si la información coincide usted le cancelará al mensajero la suma de $20.000 por el servicio prestado y el mensajero le entregará su documento de identidad.

4. Si no se logra obtener la certificación de la huella, o si usted encuentra inconsistencias en los datos contenidos en el documento de identidad, no se cancelará el valor del servicio y usted deberá acercarse a la Registraduría en donde presentó su solicitud para reclamar su documento.



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Así Pasó


Registraduría traslada 65 sedes municipales en 16 departamentos

En enero la Registraduría trasladó 65 sedes en 16 departamentos del país, con el fin de ofrecerle a los ciudadanos un mejor servicio y garantizar el acceso a discapacitados.

La mayoría de los cambios de sede obedeció al compromiso de la actual administración por mejorar las condiciones locativas de las sedes para prestar un mejor servicio a la ciudadanía y mejorar las condiciones laborales de los funcionarios.

Así mismo, como consecuencia de la emergencia invernal que azotó al país a finales del año pasado, se trasladaron las Registradurías de Plato y Pedraza, en Magdalena, y Gramalote, en de Norte de Santander.

Los departamentos donde se trasladaron algunas Registradurías son Antioquia, Atlántico, Boyacá, Caldas, Caquetá, Cauca, Chocó, Córdoba, Cundinamarca, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander. Quindío y Santander y la Registraduría Auxiliar de Chapinero, en Bogotá.


La Registraduría Distrital reiteró el llamado a la ciudadanía para que no pague por turnos de atención y se abstenga de utilizar tramitadores

La Registraduría Distrital reiteró el llamado a la ciudadanía para que no pague por turnos para realizar trámites de identificación en las 20 Registradurías Auxiliares de Bogotá y así mismo se abstenga de utilizar tramitadores para acceder a los servicios de la Entidad.

Los funcionarios de la Registraduría Distrital atienden a los ciudadanos el mismo día en que se acercan a una de las 20 sedes de la Entidad para adelantar sus trámites, de 8:00 am a 4:00 pm.

Así mismo, se reiteró a los ciudadanos que son completamente gratuitos los trámites y la reclamación de los documentos de identidad y la inscripción en el registro civil. Por lo anterior se invita a la ciudanía a abstenerse de pagar por cobros no autorizados de asignación de citas.

Por último, la Registraduría Distrital alertó que personas inescrupulosas están engañando a la población, ofreciendo colocar el sello que debe llevar la contraseña para ser certificada en lugares diferentes a los autorizados, trámite que no tiene costo y se realiza en la Registraduría Distrital (cédulas expedidas en Bogotá) y en la sede del CAN (cédulas expedidas fuera de Bogotá).


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Nuestro Medio Ambiente

Disminuir el consumo de energía aporta al medio ambiente

Por: Julio Cesar Luna Jiménez
Ingeniero Ambiental
julioclunaj@registraduria.gov.co


El edificio en donde se encuentra actualmente la Registraduría Nacional fue construido hace aproximadamente tres décadas, y cuenta con 6 pisos incluyendo el sótano. Su estructura, aunque fue diseñada varios años atrás, presenta ventanales en las partes norte y sur de la edificación, al igual que una gran cúpula en su interior, la cual funciona a manera de buitrón y permite el ingreso de la luz natural, además del mejoramiento del intercambio de aire.

Aunque existen algunas falencias en cuanto a factores como el reflejo de la luz natural en los equipos de cómputo en algunas áreas, lo cual es contraproducente, y por otro lado falta iluminación natural en algunas partes del edificio, en términos generales se puede afirmar que pese a no ser un edificio moderno la iluminación es buena. En el caso del sótano, se tiene acceso en algunas áreas, a este tipo de iluminación. De todas maneras, el ambiente de la oficina, con persianas cerradas y vidrios recubiertos con una capa antirreflejo que disminuye el ingreso de luz natural, obliga en la mayoría del tiempo a hacer uso de la iluminación artificial.

La iluminación artificial ha hecho que las jornadas laborales muchas veces se extiendan a la noche, y por ello el consumo de energía se eleva muy fácilmente.

Actualmente este edificio cuenta con más de 1.350 funcionarios y servidores públicos, aparte de los visitantes que diariamente ingresan a la Entidad y consumen energía. También la movilización de tipo vertical exige la implementación del servicio de ascensor que aunque se haya renovado por ascensores más veloces y de menor consumo de energía, el ahorro de energía depende de su utilización.

Al hacer un análisis rápido del consumo de energía vemos que hoy en día se ha mantenido alrededor de los 287.200 kw/h por mes, que es el promedio del período comprendido entre diciembre del 2009 y septiembre del 2010.

Las variables a verificar en cuanto al aumento o disminución de energía son varias, como la cantidad de equipos de cómputo y su uso adecuado, la utilización de iluminación artificial, número de veces que usamos el ascensor pudiendo usar las escaleras de acuerdo a la urgencia que se tenga y/o a la condición física, si la lectura del medidor corresponde a la presentada en los recibos, si el número de usuarios aumento o no en el periodo medido y si hay fugas de energía.


Recomendaciones para disminuir el consumo de energía

• Utilizar el servicio de ascensor sólo cuando la situación lo amerita o por ejemplo, cuando el desplazamiento es mayor a 3 pisos.

• No encender las luces si vemos que la iluminación natural es suficiente.

• Apagar las luces cuando finalizamos la jornada laboral o si al salir no quedó nadie en la oficina.

• Apagar los equipos de cómputo a medio día y cuando nos tenemos que ausentar de la oficina por motivos como reuniones de tipo laboral u otros, más de una hora.

• No conectar más de 2 ó 3 equipos dependiendo del nivel de consumo de los mismos, a una toma corriente, excediendo su capacidad, pues se corre el riesgo de un daño eléctrico o en el peor de los casos un conato de incendio.

• Apagar la luz al salir del baño.

• Apagar la impresora si no se va a utilizar, como por ejemplo, a medio día.



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Nuestro Compromiso Ético

Presupuestos de un supuesto



Por: Juan Domingo Ochoa Cucaleano
Profesional Universitario
Oficina de Bienestar y Evaluación de Desempeño
jdochoa@registraduria.gov.co
 

“Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad”.
Albert Einstein

Sin embargo, si analizamos y escudriñamos un poco sobre los elementos necesarios implicados en lo que representaría “buscar la felicidad”, nos daremos cuenta que posiblemente no estemos haciendo lo suficiente. Ese es el intento del presente artículo, espero que usted nos pueda decir si logramos nuestro intento o no.

Buscar es hacer lo necesario para hallar o encontrar algo. Partiendo desde aquí ya hay muchos que se rajan, pues es necesario saber a ciencia cierta qué es ese algo que se busca. Primero que todo porque de la naturaleza de lo que se busca sabremos entonces en dónde buscar. Definir es fijar con claridad, exactitud y precisión la significación de una palabra o la naturaleza de una cosa, es saber de dónde a dónde va, cuales son sus límites. Si observan con detenimiento esto tiene mucho que ver con la visión, el ideal, los objetivos, las metas. En la medida de su claridad y precisión será la facilidad metodológica de su consecución.
Las metas ideales son la expresión probabilística del punto de consumación al que va a llegar un ser humano. La sabiduría popular nos habla de que quien no tiene aspiraciones en la vida no va para ningún lado. Por tanto no es posible mejorar el nivel moral y ético de la humanidad si las personas carecen de ideales superiores en beneficio de la humanidad. Por ello se precisa “despertar” los sueños y las esperanzas.

Y valga esta última frase para hablar de los siguientes elementos en el supuesto de la búsqueda de la felicidad. Primero la esperanza de logro, porque si alguien sueña, pero está convencido que nunca podrá alcanzar sus sueños, ya quedó ahí como un zombi frustrado. Los psicólogos hablan de la desesperanza aprendida, que podría interpretarse como llegar al punto en que no se hace nada para mejorar la situación porque los intentos que se realizaron fracasaron. No en vano se habla de que “la esperanza es lo último que se pierde”. Gracias a Dios, porque si perdemos la esperanza de lograr una vida mejor, un mejor país, un mundo mejor ya no tendremos vida sino inercia.

Inercia es la propiedad de los cuerpos de no modificar su estado de reposo o movimiento si no es por la acción de una fuerza. Aquí viene el segundo, para el caso de la felicidad y de aquello de despertar los sueños, nos referimos a aquella fuerza de la que Einstein hablaba cuando decía "Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad". Óigase bien: Fuerza que mueve, por tanto se puede aplicar en un sentido. Ese sentido podríamos definirlo como las acciones necesarias que nos conducen a transformar una situación para realizar (volver realidad) nuestros sueños, ideales u objetivos.

Es claro que el hombre no madura como un fruto, si bien, parte de su corporeidad pasa por etapas de maduración. Sin embargo las potencias de esa corporeidad no ¿Esto que quiere decir? Primero nuestro cuerpo físico crece efectivamente, pero para que desarrolle agilidad, fuerza, armonía, etcétera, pues es necesario hacer ejercicios, es decir, esfuerzos, que sin duda alguna resultan penosos por el adoloramiento que producen, pero sin esos esfuerzos no hay desarrollo de las potencias corporales. Así mismo de las intelectuales y en general de todas las potencias. Ya lo dice la sabiduría popular “lo que no se usa se atrofia”. Si no aplicamos esfuerzos por realizar nuestros objetivos, no van a llegar por sí solos.

En este punto precisamente es en el que la mayoría nos rajamos. Quedamos atrapados en nuestra zona de confort. ¿Qué es esto? Es el conjunto de creencias y acciones a las que estamos acostumbrados, y que nos resultan más cómodas. Lo que está afuera de nuestra zona de confort nos incomoda, nos produce un cierto rechazo, coloquialmente “mamera”, o nos provoca ansiedad y nerviosismo, (alguna justificación inventamos). Sin embargo, hacer las cosas a las que no estamos acostumbrados es lo que nos lleva a aprender y a crecer como personas. Pues aquellos que de verdad persiguen sus sueños y están dispuestos a conseguirlos, saben que para lograrlo tienen que romper con sus hábitos, enfrentarse a sus temores y hacer cosas que jamás pensaron que se atreverían a hacer.

Bueno, estos son algunos de los elementos implicados en el supuesto de la búsqueda de la felicidad, y esperamos haber despertado algún interés sobre el tema, si es así escríbanos a compromisoetico@registraduria.gov.co , o a jdochoa@registraduria.gov.co . Sus comentarios pueden contribuir a la definición de los temas a tratar en este apartado de Nuestra Huella.



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