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Ediciones anteriores de la revista nuestra huella:

REVISTA NUESTRA HUELLA

1 de agosto de 2010 - No. 42: El servicio es nuestra identidad
revista_electronica
Edición No. 42, Año IV - agosto de 2010  
 
 
 
La frase del mes    

“La seguridad del documento va con la persona que tiene la identidad. La seguridad está en la posibilidad de que se pueda autenticar a través de la lectura de las huellas si la persona es o no es quien dice ser”, dijo el Registrador Nacional del Estado Civil, Dr. Carlos Ariel Sánchez Torres, en su intervención ante más de 500 notarios reunidos el 16 de julio en el Hotel Tequendama, durante el Congreso Internacional de Capacitación Notarial organizado por la Universidad Externado de Colombia.

 
Hace 35 años
La cifra del mes

33.230.359 cédulas amarillas con hologramas ha producido la Registraduría Nacional del Estado Civil desde noviembre del 2000 hasta julio 15 de 2010.

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Desde la media noche del 30 de julio las cédulas blanca laminada y café plastificada perdieron su vigencia
 
La Registraduría seguirá renovando y entregando cédulas de manera gratuita. La Entidad atendió a los ciudadanos que concurrieron a reclamar y renovar hasta las 8:00 pm del viernes 30 de julio y el sábado 31 de julio de 8:00 am a 4:00 pm en las 1.139 sedes de la Entidad... (ver más...)
 
Campañas, domicilios y horarios adicionales hacen parte de las acciones que adelantó la Registraduría por 4 años para que los colombianos renovaran y reclamaran su cédula amarilla con hologramas
 
Durante los últimos cuatro años la Registraduría Nacional del Estado Civil adelantó múltiples acciones para facilitarles a los colombianos los trámites para renovar y reclamar su cédula amarilla con hologramas, único documento válido de identificación para los mayores de 18 años a partir del 31 de julio... (ver más...)
 
 
El Siglo, Bogotá
30 de agosto de 1975
Biblioteca
Gustavo Ardila Duarte
de la Registraduría Nacional
del Estado Civil.

Comisión Nacional
de Televisión
6 de septiembre

20 Preguntas frecuentes de los ciudadanos sobre la vigencia y el trámite para renovar y reclamar la cédula de ciudadanía amarilla con hologramas
 
Ante la decisión del Gobierno Nacional de no prorrogar la vigencia de las cédulas blanca laminada y café plastificada, que perdieron su vigencia a partir de la media noche del 30 de julio, la Registraduría Nacional presenta a continuación algunas respuestas a las preguntas más frecuentes de los ciudadanos sobre este trámite... (ver más...)
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Editorial

Nuestra futura identidad



Hace ya dos años y medio la Registraduría Nacional del Estado Civil formuló su “Plan Estratégico El Servicio es Nuestra Identidad”, para el período 2008-2011, el cual fue revisado, evaluado y reformulado a comienzos de la presente vigencia....(ver más...)

 
 
El camino recorrido hacia la conquista de los objetivos estratégicos
 
En un ejercicio colectivo, la Registraduría Nacional del Estado Civil orienta, prioriza y ejecuta sus acciones misionales con base en los criterios definidos en el documento la Planeación Estratégica hecha para el período 2008 – 2011...(ver más...)
 
Columnista Invitado

La Planeación Estratégica: La herramienta gerencial por excelencia

 
 por: Martha Vianey Díaz Mollina

Qué es, quiénes la diseñan y cuáles son las etapas que se deben seguir para desarrollar adecuadamente las actividades orientadas al cumplimiento del 100 por ciento de los objetivos estratégicos definidos para el período 2008-2011....(ver más...)

 
 
1.El Archivo Nacional de Identificación y el Censo electoral, en permanente dinámica
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Depurar y mantener actualizado el Archivo Nacional de Identificación demanda esfuerzos financieros, técnicos y humanos que se conjugan para prestar un mejor servicio a los ciudadanos y dar transparencia a los procesos electorales....(ver más...)

Calendario Elecciones
Atípicas - 2010

-San Bernardo, Nariño - Alcalde
(15 de agosto)

-Samacá, Boyacá - Revocatoria
(5 de septiembre)

-Bolívar - Gobernador
(5 de septiembre)

-Concordia, Magdalena - Alcalde
(12 de septiembre)

-San Pablo Norte,Bolívar - Consulta Popular (suspendida)

En Cravo Norte se garantiza el derecho a la identificación de personas de grupos vulnerables

En este municipio ganadero y petrolero del departamento de Arauca, los adultos mayores y las personas discapacitadas tienen prelación en el servicio de identificación... (ver más...)

2.Del contratista Sagem a la Registraduría pasa el proceso de producción y entrega de documentos

De 30.000 a 60.000 documentos incrementó la capacidad instalada de producción diaria de la fábrica de cédulas que opera la Registraduría Nacional del Estado Civil directamente, al concluir la transición del proceso de producción....(ver más...)

En Guaviare se institucionaliza una nueva cultura de servicio al cliente

Se prestaron 170 servicios durante la Campaña “Niños, niñas y jóvenes con identidad en el Guaviare”, realizada por la Registraduría de San José del Guaviare, la Delegación Departamental y la UDAPV....(ver más...)

 
 

3.Todos, aún los más vulnerables, tenemos derecho a la identidad

“Garantizar el derecho a la identificación con énfasis en las personas de grupos vulnerables” es el tercer Objetivo Estratégico definido por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el documento de Planeación Estratégica...(ver más...)

Registraduría de Funza cambia de sede para facilitar el acceso de los ciudadanos

Con el mejoramiento de la infraestructura física, la Entidad prestará sus servicios en forma más cómoda para los usuarios.

Con el fin de facilitar el acceso a los servicios por parte de las personas en situación de discapacidad y los adultos mayores, la Registraduría Municipal de Funza cambia de sede a partir del mes de agosto. ...(ver más...)

 
mecanismos de participacion

4.“No somos sólo una entidad administrativa, nuestra razón de ser es el servicio”

Revocatorias de mandato
referendos

Mejorar las relaciones con otras entidades, reorientar la cultura de servicio al cliente, mejorar la infraestructura, fortalecer el Talento Humano e Identificar nuevas fuentes de financiación fueron los ejes estratégicos del cuarto Objetivo....(ver más...)

 

En dos vueltas, los niños de Urrao, en Antioquia eligieron la paz

 

Como una actividad pedagógica, la Registradora Municipal de Urrao, Paula Andrea Cardona, con el apoyo del alcalde de esa localidad antioqueña, Luis Ernesto Vélez Madrid, realizaron las elecciones infantiles el 30 de mayo y el 20 de junio de 2010..
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(ver más...)

 

5.El control interno y la gestión de la calidad van de la mano para mejorar continuamente los procesos en la Entidad


La aplicación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI contribuye a identificar, analizar, y valorar los riesgos que pesan sobre la Organización y conducen a estimular una cultura del autocontrol y la autoevaluación. Este proceso se realiza en todas las oficinas del país... (ver más...)

 

Mecatrón
, logosímbolo del Modelo Estándar de Control Interno, MECI y Calina, logosímbolo del Sistema de Gestión de Calidad

Así Pasó

Con el lema: ¡Saca tu amarilla para que no te saquen la roja”!, desde mediados de junio, la Registraduría Nacional del Estado Civil lanzó una campaña para invitar a 2.650.000 ciudadanos, que en ese momento no se habían acercado a las sedes de la Entidad en el país, a reclamar o renovar su documento de identidad...(ver más...)

6.La Registraduría pone las bases para la comercialización de servicios

Descentralización en los trámites
de Registro Civil

En todas las Registradurías Auxiliares y Especiales del país y dentro del proceso de descentralización en los trámites de Registro Civil se prestan los siguientes servicios: consulta, grabación, modificación o reemplazo; correcciones, certificaciones de registro civil y de número de identificación personal (Nip y Nuip); inscripción del matrimonio católico o civil y cancelación del registro una persona natural posee más de una inscripción en el registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción.

 

El cumplimiento del objetivo se refiere al Diseño y aplicación de estrategias de comercialización de los servicios que ofrecerá la Registraduría después de que reciba la fábrica...(ver más...)

7.Tema electoral tendrá espacios permanentes de estudio y conocimiento

La capacitación en temas electorales ha sido coyuntural y se ha impartido antes de que se presente un debate electoral. Sin embargo, con el séptimo objetivo estratégico se busca que el proceso se desarrolle continuamente...
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La agenda

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Desde la media noche del 30 de julio las cédulas blanca laminada y café plastificada perdieron su vigencia
  • Desde hace cuatro años la Registraduría adelanta el proceso de renovación de cédulas de ciudadanía en todo el país y en los consulados de Colombia en el exterior.

  • La Registraduría atendió a los ciudadanos que concurrieron a reclamar y renovar hasta las 8:00 pm del viernes 30 de julio y el sábado 31 de julio de 8:00 am a 4:00 pm  en las 1.139 sedes de la Entidad.

  • Entre el año 2000 y la fecha se han expedido 33.408.032 cédulas amarillas con hologramas, de las cuales 2.343.293 están pendientes por reclamar. Hay 456.000 listas para producir; 475.534 han sido rechazadas por inconsistencias en la información y alrededor de 50.000 colombianos no han iniciado el trámite de renovación de su documento.
     

A partir de la media noche del 30 de julio las cédulas blanca laminada y café plastificada perdieron su vigencia y el único documento valido de identificación para los colombianos mayores de edad sería la cédula amarilla con hologramas.

Los colombianos podrán continuar renovando sus documentos de identidad como lo han venido realizando en los 1.139 puntos de atención de la Registraduría en el país en sus horarios habituales y este trámite seguirá siendo gratuito.

La producción de la cédula amarilla con hologramas comenzó en el año 2000 y el proceso de renovación de documentos se realiza en todas las Registradurías del país y en los consulados de Colombia en el exterior desde el año 2006.

La nueva cédula de ciudadanía amarilla con hologramas se basa en la tecnología Afis (Automated Fingerprint Identification System), que permite la verificación automática de la identidad de las personas mediante la comparación de las huellas dactilares de los ciudadanos. Este documento les permite a los ciudadanos colombianos contar con un sistema de identificación biométrico con tecnología de punta y altos estándares de seguridad para impedir la falsificación y suplantación de las personas. La cédula amarilla con hologramas ofrece más confiabilidad a la organización electoral, a la rama judicial y a los sistemas penitenciario, financiero y de seguridad social, entre otros.

El Decreto 4969 expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia el 23 de diciembre de 2009 prorrogó hasta el 30 de julio la vigencia de las cédulas blanca laminada y café plastificada.

Inicialmente, el 25 de julio de 2002 se expidió la Ley 757 de 2002 mediante la cual se estableció que el plazo para que el ciudadano renovara su cédula de ciudadanía no podría ir más allá del 1 de enero de 2006.

Poco antes del vencimiento de este plazo, el 29 de diciembre de 2005 se expidió la Ley 999 de 2005, con la cual se prorrogó de nuevo el plazo hasta el 31 de diciembre del año 2009, plazo que fue prorrogado el año pasado por el Gobierno Nacional a través del Ministerio del Interior y de Justicia y que venció el 30 de julio.

En la última década la Registraduría, a través del contratista Consorcio Sagem, ha producido 33.408.032 cédulas, de las cuales 2.343.293 aún están pendientes por reclamar, lo que quiere decir que 31.064.739 colombianos realizaron su trámite de renovación y acudieron por su documento a tiempo.

Actualmente están en la fábrica listas para producir 456.000 cédulas y en lo corrido de este mes de julio se han producido 351.437 documentos. La capacidad instalada de la fábrica de producción de documentos permite expedir hasta 1.500.000 cédulas al mes, razón por la cual el principal cuello de botella no está en la producción de las cédulas sino en la cantidad creciente de documentos que permanecen en las Registradurías sin que los ciudadanos se acerquen a reclamarlos. Tan sólo en Bogotá hay cerca de 400.000 cédulas sin reclamar.

Para facilitarle a los ciudadanos el trámite que la Registraduría adelanta desde hace 4 años, la Entidad ha realizado entre el año 2009 y lo corrido del 2010, un total de 74 campañas especiales para brindar atención a los colombianos en horario extendido, incluyendo sábados, domingos y festivos. En estas jornadas se invirtieron $6.411.595.017 en pago de horas extras de funcionarios. Pese a este esfuerzo institucional y a la difusión mediática, la afluencia de público para reclamar la cédula de ciudadanía no ha sido la esperada ya que en promedio la entrega de documentos durante las jornadas especiales nacionales ha sido de 20.000 documentos los días sábados, y 4.000 documentos en las jornadas de horario nocturno de lunes a viernes.

A las campañas especiales de entrega y renovación masiva de documentos que se han realizado, se incluye la que se adelantó el  sábado 31 de julio en todo el país en el horario de 8:00 am a 4:00 pm.

Aunque la concurrencia de ciudadanos a las distintas Registradurías se mantuvo constante y sin mayores congestiones durante todo el año, desde la semana pasada se presentaron largas filas, debido a que muchos ciudadanos dejaron para última hora la visita a la Registraduría para reclamar o renovar los documentos.

Entre el año 2000 y la fecha se han producido 33.408.032 cédulas de ciudadanía, de las cuales 18.751.095 millones se expidieron en los últimos 3 años, cifras que superan todos los promedios históricos de la Registraduría, que en años anteriores producía entre 1 y 2 millones de cédulas por año.

Antecedentes normativos

Ley 486 de diciembre 24 de 1988

Art 1. Atendiendo al estado de desarrollo y del proceso de modernización tecnológico que adelanta la Registraduría Nacional del Estado Civil, el Consejo Nacional Electoral a iniciativa del Registrador Nacional del Estado Civil precisará durante los noventa (90) días siguientes a la sanción de esta ley el término dentro del cual el ciudadano deberá renovar su cédula de ciudadanía el cual no podrá ir más allá de la fecha de cierre de inscripciones para participar en las próximas elecciones presidenciales.

 Ley 757 de julio 25 de 2002

Art 1. Atendiendo el estado de desarrollo del proceso de modernización tecnológico que adelanta la Registraduría Nacional del Estado Civil, previa consulta con el Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y en concordancia a la sentencia de la Corte Constitucional C-511-99 del 14 de julio de 1999, precisará el término para que el ciudadano renueve su cédula de ciudadanía, el cual no podrá ir más allá del 1o. de enero de 2006.

 Ley 999 de diciembre 29 de 2005

Art 1. Prorróguese hasta el 31 de diciembre del año 2009, el término aludido en el artículo primero (1.o) de la Ley 757 de 2002, para que los ciudadanos renueven su cédula de ciudadanía.

 Decreto 4969 de diciembre de 2009 del Ministerio del Interior.

Art 1. Las cédulas de ciudadanía blanca laminada y café plastificada, mantendrán, para todos los efectos, su vigencia hasta el 30 de julio de 2010.

 


 

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20 Preguntas frecuentes de los ciudadanos sobre la vigencia y el trámite para renovar y reclamar la cédula de ciudadanía amarilla con hologramas
 

2.343.293 ciudadanos han omitido el deber de acercase a reclamar su documento
 

  • ¿Dónde la puedo reclamar? ¿La envían a domicilio? ¿La renovación va a tener algún costo? Éstas y otras preguntas se absuelven a continuación.
     

Ante la decisión del Gobierno Nacional de no prorrogar la vigencia de las cédulas blanca laminada y café plastificada, que perderán su vigencia a partir del 30 de julio, la Registraduría Nacional presenta a continuación algunas respuestas a las preguntas más frecuentes de los ciudadanos sobre este trámite.

1. ¿La renovación de documentos continua después del 30 de julio?
Sí. La Registraduría continuará realizando la renovación masiva de documentos de identidad, tal y como lo ha venido realizando en los últimos cuatro años, en los 1.139 puntos de atención de la Entidad.

2. ¿La renovación va a tener algún costo?
No. El trámite de renovación de la cédula de ciudadanía va a seguir siendo gratuito. Los trámites para renovar o reclamar la cédula son totalmente gratuitos y por lo tanto cobros en las Registradurías por citas, fotografías, forros para contraseñas y fotocopias, entre otros, no están permitidos. Se invita a la ciudadanía a no pagarle a tramitadores, ya que no es necesario acudir a esos mecanismos para obtener un servicio ágil.

3. ¿Hay horario extendido para reclamar y renovar la cédula?
Sí. El viernes 30 de julio la Registraduría atendió al público en todo el país hasta las 8:00 pm. Así mismo, el sábado 31 de julio, se realizó una jornada especial de entrega masiva de entrega y renovación de cédulas en todo el territorio nacional de 8:00 am a 4:00 pm.

4. ¿Cuál es el horario de atención de la Registraduría a partir de la semana entrante?
La Registraduría seguirá atendiendo los trámites de renovación en sus horarios habituales en todas las sedes de la entidad en el país, de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm. Como medida de contingencia y para garantizar un buen servicio, la Registraduría Nacional suspendió las vacaciones, permisos y compensatorios de todos sus funcionarios en todo el país. En la página web www.registraduría.gov.co se puede consultar el directorio con las direcciones y teléfonos de la entidad en todo el país.

5. ¿Cómo puedo saber si mi cédula ya está lista?
Usted puede ingresar a la página www.registraduria.gov.co y en el banner de consulta “¿Dónde reclamo mi cédula?” digitando el número de documento se le informará cómo va el trámite.

También puede verificar si su cédula ya está lista en los teléfonos 3578240 ó 195 en Bogotá y en la línea 01 8000 52 1112 para el resto del país.

6. ¿Dónde puedo reclamar mi cédula?
Al consultar si su cédula ya está lista, por teléfono o por Internet, le indicarán el lugar en el que se encuentra disponible, que por regla general es la misma Registraduría en donde realizó el trámite.

En Bogotá, las cédulas tramitadas en las Registraduría de Usaquén fueron trasladadas para ser reclamadas en el CADE Servitá, los documentos de la Registraduría de Kennedy al CADE Kennedy, los de la Registraduría de Fontibón al CADE de Fontibón, los de la Registraduría de Suba al Supercade de Suba, los de la Registraduría de Puente Aranda al Supercade de Movilidad y las tramitadas en Ciudad Bolívar en el Supercade de Bosa.

En Cali todas las cédulas deben ser reclamadas en las antiguas bodegas de la Licorera del Valle ubicada en la Carera 1 # 26 - 85.

7. ¿Si se me perdió la contraseña qué puedo hacer para reclamar mi cédula?
Usted puede acudir a reclamar su cédula amarilla con hologramas sin inconveniente ya que al momento de recibir su documento se verificará su identidad a través de un cotejo dactilar con la base de datos biométrica de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Por seguridad, es recomendable que denuncie el hurto de su contraseña ante las autoridades competentes, aunque no es requisito presentar el denuncio ante la Registraduría.

8. ¿Puedo solicitar el envío de mi cédula a domicilio?
Si ya verificó si su cédula de ciudadanía está lista para ser reclamada, en la línea gratuita 01-8000-521112, o en las líneas 195 y 3578240, puede solicitar el servicio de envío a domicilio de la cédula a la casa u oficina. Si la cédula ya entró al proceso de fabricación o ya fue producida, al hacer la llamada se habilitará una opción para solicitar el servicio voluntario de entrega a domicilio, el cual tiene un costo de $20.000 que se cancelan en el momento de la entrega del documento. Las entregas a domicilio se programan de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., de lunes a sábado, y el domingo desde las 8:00 a.m. hasta el medio día. La Registraduría tiene habilitado el servicio de entrega personaliza en 22 ciudades del país: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Pereira, Bucaramanga, Cúcuta, Cartagena, Santa Marta, Valledupar, Montería, Sincelejo, Armenia, Manizales, Tunja, Ibagué, Girardot, Villavicencio, Neiva, Popayán, Pasto y Riohacha.

9. ¿Si yo no puedo ir personalmente a reclamar mi cédula qué debo hacer?
Usted tiene varias opciones:

  • Pedir la cédula a domicilio para que se la entreguen en su residencia actual, con un costo de $20.000 pesos.

  • Suscribir una carta con su firma y huella del índice derecho (no es necesario que sea autenticada en notaría) en la cual usted autoriza a otro ciudadano que porte cédula amarilla con hologramas para que reclame su documento en la Registraduría en la que actualmente se encuentra. Esta carta debe ir acompañada de una fotocopia anexa de la contraseña.

  • Enviar una carta al Registrador auxiliar o municipal del lugar en el que actualmente se encuentra su cédula, solicitando el traslado del documento a la Registraduría de la ciudad donde usted reside actualmente. Esta carta debe tener la impresión de la huella del índice derecho y debe llevar una fotocopia anexa de la contraseña.

10. ¿La contraseña es válida como documento de identificación?
La contraseña no es un documento válido de identificación y por lo tanto no reemplaza la cédula. La aceptación de este comprobante está a disposición de cada entidad, por ser éste sólo una constancia de que el único documento de identificación válido en el país, que es la cédula de ciudadanía, está en trámite. 

11. ¿Si tramité mi cédula el año pasado y no me ha llegado qué debo hacer?
El proceso de producción de una cédula tarda en promedio tres meses, a los que se le suman los tiempos de envío al lugar de solicitud del documento. Sin embargo, si ha pasado un tiempo prudencial y su documento aún no está listo, por favor verifique lo siguiente:

1. Si usted consultó en la página web de la Registraduría www.registraduría.gov.co y su trámite aparece con rechazado, debe acercarse a la sede de la Registraduría más cercana y volver a realizar el trámite. La Entidad garantiza atención preferencial a todos los ciudadanos que exhiban la contraseña obtenida cuando se realizó la primera solicitud de renovación.

2. Si usted tramitó su cédula en los lugares y fechas indicados en la siguiente tabla, es necesario que usted realice nuevamente el trámite de renovación en la Registraduría Auxiliar, Especial o municipal más cercana a su domicilio, ya que por problemas técnicos del Consorcio Sagem, contratista de la Registraduría Nacional del Estado Civil,.dichas cédulas no pudieron ser producidas. La Registraduría Nacional garantiza atención preferencial a todos los ciudadanos que exhiban la contraseña obtenida cuando se realizó la primera solicitud de renovación.

Lugar

Fecha del trámite inicial

Antioquia

Puerto Berrío

29 de diciembre de 2006

Registraduría Especial de Medellín

2 de noviembre de 2006

Bello

28 de febrero al 2 de marzo de 2007

Girardota

1 al 18 de diciembre de 2006

La Ceja

28 de febrero al 2 de marzo de 2007

Atlántico

Registraduría Auxiliar Villa Country Barranquilla

1 y 2 de noviembre de 2006

Bogotá

Campaña Electrificadora

19 al 20 de abril de 2007

Registraduría Auxiliar de Usaquén

Del 4 al 17 de noviembre de 2006

Registraduría Auxiliar de Antonio Nariño

2 al 6 de marzo de 2007

Cundinamarca

Zipaquirá

7 al 20 de diciembre de 2006

Valle

El Cerrito

Del 1 al 4 de diciembre de 2006

Registraduría Especial de Cali

4 y 5 de diciembre de 2006

3. Si su situación no es ninguna de las anteriores, usted debe acercarse a la sede de la Registraduría donde realizó el trámite y solicitarle información al Registrador correspondiente para saber que pasó con su trámite o en que estado se encuentra.

12. ¿Cuántos colombianos han omitido el deber de reclamar su documentos?
A la fecha cerca de 2,3 millones de colombianos no se han acercado a los 1.139 puntos de atención de la Registraduría a reclamar su cédula amarilla con hologramas. Entre las cédulas pendientes por reclamar hay trámites de renovación, duplicados, rectificaciones de documentos y cédulas de primera vez. Adicionalmente, cerca de 50.000 colombianos no han solicitado la renovación de su documento de identidad.

13. ¿Donde tengo que realizar la renovación de mi cédula?
La renovación de la cédula de ciudadanía se puede realizar en cualquiera de los 1.139 puntos de atención de la Registraduría en el país. Adicionalmente, en la ciudad de Bogotá también se puede renovar el documento de identidad en los Cades de Servitá, Kennedy, Fontibón, Suba, La Gaitana y los Supercades de Suba, Bosa, 20 de julio, CAD, Américas, Calle 13 y Movilidad.

14. ¿Cuáles son los requisitos para renovar la cédula?

  • Consultar en la Registraduría o el consulado de Colombia más cercano al lugar de residencia el horario de atención y la forma de obtener la cita.

  • Saber el RH y grupo sanguíneo. No se necesita acreditarlo mediante examen de laboratorio.

  • Presentar la cédula de ciudadanía antigua (blanca laminada o café plastificada), que se le devolverá inmediatamente, o la tarjeta de identidad rosada, en el caso de la renovación de tarjetas de identidad obligatoria para jóvenes entre 14 y 17 años.

  • En los consulados que no cuentan con máquinas de enrolamiento en vivo, llevar 3 fotografías a color, de 4x5 centímetros con fondo blanco y ropa oscura (o fondo azul claro si se trata de personas que carecen de cabello o lo tienen muy claro). 

15. ¿Por qué el trámite de mi cédula puede ser rechazado y si lo está que debo hacer?
Un trámite de cedulación pude ser rechazado por calidad defectuosa de la huella, la foto, o inconsistencias en la información, tales como diferencias entre los nombres y apellidos aportados por el ciudadano y los que reposan en el registro civil de nacimiento, o diferencias en la fecha o lugar de nacimiento, entre otros. En estos casos el ciudadano debe repetir el trámite de su documento y la Entidad garantiza atención preferencial a todos los ciudadanos que exhiben la contraseña obtenida cuando se realizó la solicitud. En la consulta del trámite a través de www.registraduria.gov.co se indica si la solicitud de renovación de cédula fue rechazado.

16. ¿Si se me perdió la cédula nueva que trámite tengo que hacer?
Si ya tenía el documento de nueva generación y lo extravió, deberá realizar el trámite para sacar el duplicado de la cédula. Para hacer este proceso debe consignar en el Banco Popular en la cuenta número 220-012-11008-6 o en el Banco Agrario en la cuenta 4-0230-300745-9, la suma de $31.800 a nombre del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional. Con el recibo de consignación, tiene que dirigirse a realizar su trámite a la sede de la Registraduría más cercana. Por seguridad, es recomendable que adicionalmente denuncie el hurto de su cédula ante las autoridades competentes, aunque no es requisito presentar el denuncio ante la Registraduría.

17. ¿Las personas discapacitadas y los adultos mayores a dónde deben dirigirse para renovar su cédula?
Las personas que tienen discapacidades físicas y los adultos mayores pueden acercarse a realizar el trámite de sus documentos en la Oficina Para la Atención del Discapacitado, OPADI. La Registraduría cuenta con dos sedes de la OPADI: una de ellas en Bogotá, ubicada en  la Avenida Calle 26 No. 51 – 50, Primer piso, teléfonos: 2202880 ext: 1159 - 1148 – 1173 y la segunda, en Medellín, en la Calle 44 A No. 75 – 104 Sector de la América, Teléfono: 413 75 99. El horario de atención es de lunes a viernes de  8:00 a.m. a 11:40 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Para el resto del país, la Registraduría brinda una atención preferencial a los adultos mayores y personas con discapacidades físicas en las 1.139 sedes de la Entidad.

18. ¿Cuántas cédulas de nuevo formato se han producido?
Desde el año 2006 y hasta el 21 de junio de 2010, en el marco del contrato suscrito con la firma francesa Consorcio Sagem, la Registraduría Nacional del Estado Civil ha producido 23.433.358 documentos de identidad, que se suman a las 9.974.674 cédulas amarillas con hologramas producidas entre el año 2000 y el 2005, para un total de 33.408.032 documentos de nuevo formato producidos en los últimos 10 años.

19. ¿Desde cuándo se realiza la renovación de cédulas?
En el año 2006 comenzó el proceso de renovación masiva de cédulas para todos los colombianos que portan la cédula blanca laminada o café plastificada. Sin embargo, la producción de cédulas amarillas con hologramas basada en el Sistema de Identificación Automatizada de Huellas Dactilares (AFIS por sus siglas en inglés), comenzó en el año 2000, para los colombianos que pidieron su cédula por primera vez o tramitaron duplicados y rectificaciones de documentos. 

20. ¿Por qué hay que cambiar las cédulas blanca laminada y café plastificada por la cédula amarilla con hologramas?
Las Leyes 757 de 2002, 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior señalan que todos los colombianos deben renovar su cédula de ciudadanía porque a partir del 31 de julio de 2010, el único documento de identificación válido en el país para los mayores de edad será la cédula amarilla con hologramas. La nueva cédula de ciudadanía amarilla con hologramas se basa en la tecnología Afis (Automated Fingerprint Identification System), que permite la verificación automática de la identidad de las personas mediante la comparación de las huellas dactilares de los ciudadanos. Este documento les permite a los ciudadanos colombianos contar con un sistema de identificación biométrico con tecnología de punta y altos estándares de seguridad para impedir la falsificación y suplantación de las personas. La cédula amarilla con hologramas ofrece más confiabilidad a la organización electoral, a la rama judicial y a los sistemas penitenciario, financiero y de seguridad social, entre otros.


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Campañas, domicilios y horarios adicionales hacen parte de las acciones que adelantó la Registraduría por 4 años para que los colombianos renovaran y reclamaran su cédula amarilla con hologramas
 
  • El semestre pasado la Registraduría envío 80.000 cartas a las personas cuyos trámite de renovación fue rechazado para que informarles que debían repetir el proceso.

  • La renovación de documentos se realizó no sólo en los 1139 puntos de atención sino en campañas especiales programadas en universidades, plazas de mercado, centros comerciales y entidades privadas y oficiales.

  • Hace dos años la Entidad habilitó los call center 3578240 y 01 8000 521112, así como un banner en su página web www.registraduria.gov.co para que los ciudadanos consultaran si la cédula ya está lista y cómo reclamarla.
     

Durante los últimos cuatro años la Registraduría Nacional del Estado Civil adelantó múltiples acciones para facilitarles a los colombianos los trámites para renovar y reclamar su cédula amarilla con hologramas, único documento válido de identificación para los mayores de 18 años a partir del 31 de julio.

Campañas especiales, horarios extendidos y entrega de cédulas a domicilio hacen parte de las medidas adelantadas por la Entidad para que ningún colombiano se quedara sin renovar su documento de identidad. Así mismo, desde hace dos años se habilitaron los call center 3578240 y 01 8000 521112, así como un banner en su página web www.registraduria.gov.co para que los ciudadanos consultaran si la cédula ya está lista y cómo reclamarla.

Para facilitar el proceso de renovación a los colombianos, la Registraduría realizó una serie de campañas especiales en centros comerciales, plazas de mercado, universidades, empresas públicas y privadas, ancianatos y hospitales, entre otros.

Así mismo, entre el año 2009 y lo corrido del 2010, se desarrollaron 64 jornadas especiales en horarios extendidos para brindar atención a los colombianos en las noches, sábados, domingos y festivos. De hecho los días previos a las elecciones presidenciales las Registradurías abrieron sus puertas hasta las 10:00 pm para garantizar que nadie se quedara sin votar por falta del documento de identidad, y desde el pasado 21 de julio se presta atención en jornada continua en todo el país de 8:00 am a 8:00 pm. En estas campañas la Entidad invirtió cerca de $6.500 millones en los últimos 18 meses.

Entre las medidas adoptadas se encuentra además el envío a domicilio de los documentos de identidad. A la fecha 215.577 colombianos han recibido en su casa u oficina la cédula amarilla con hologramas. Este servicio es voluntario, se ofrece en 23 ciudades y tiene un costo de $20.000 que se cancelan al momento de recibir el documento, que es entregado una vez se realiza la autenticación de la identidad del titular mediante el dispositivo de entrega.

En Bogotá para agilizar y facilitarle a los bogotanos el trámite para reclamar su nueva cédula amarilla con hologramas, la Registraduría Distrital realizó un convenio con la Alcaldía Mayor para que el servicio de renovación se prestara además en los Cades y Supercades.

Así mismo se habilitó la línea nacional 01 8000 52112 y la línea en Bogotá 3578240, así como un banner en la página www.registraduria.gov.co para que los ciudadanos consulten el estado de su trámite y dónde pueden reclamar su documento.

Todas estas acciones estuvieron acompañadas de una intensa campaña de difusión a través de los medios masivos de comunicación en todo el país.

La expedición de la nueva cédula amarilla con hologramas comenzó en el año 2000 y el proceso de renovación masiva de documentos de identidad se realiza en todas las Registradurías del país y en los consulados de Colombia en el exterior desde el año 2006.

En la última década la Registraduría, a través del contratista Consorcio Sagem, ha producido 33.408.032 cédulas, de las cuales 2.343.293 aún están pendientes por reclamar.

El proceso de renovación masiva inicialmente vencía el 1 de enero de 2006 de acuerdo con la Ley 757 de 2002. Pero el 29 de diciembre de 2005, pocos días antes de vencerse este plazo se expidió la Ley 999 de 2005, con la cual se prorrogó de nuevo el plazo hasta el 31 de diciembre del año 2009. Este terminó no fue definitivo y mediante el Decreto 4969 expedido por el Ministerio del Interior y de Justicia el 23 de diciembre de 2009 se prorrogó hasta el 30 de julio la vigencia de las cédulas blanca laminada y café plastificada.
 

Personas en situación vulnerable

Las facilidades en los trámites permitieron además que en el transcurso del año 7.257 ciudadanos en situación de discapacidad pudieran obtener su cédula de ciudadanía por medio de la Opadi. En los últimos dos años, esta Oficina ha incrementado de manera significativa sus servicios. En 2007 atendieron 4.764 personas, en 2008 prestaron servicio a 16.601, en 2009 a 18.542 y en lo corrido del 2010, han atendido a 7.341 colombianos que solicitaron su cédula de ciudadanía o su tarjeta de identidad.

La Opadi tramita diariamente alrededor de 70 documentos de identidad. Entre el año 2008 y el 2010, la Oficina ha identificado cerca de 42.484 ciudadanos.

Pero este servicio no sólo llegó a las personas en situación de discapacidad, un total de 876.825 colombianos, que habitan zonas apartadas y viven en situación de vulnerabilidad, se han beneficiado con las jornadas de identificación realizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de su Oficina de Atención a la Población Vulnerable, UDAPV.

Desde el año 2000 y hasta julio de 2010, la UDAPV realizó 216 de campañas en 1219 lugares del territorio nacional las cuales se prologaron por meses teniendo en cuenta las distancias a recorrer y la dificultad para desplazar el equipo humano y técnico de la Registraduría Nacional.

Errores, rechazos e inconsistencias

El proceso de renovación de cédulas de ciudadanía ha permitido identificar hasta la fecha 475.534 errores, inconsistencias en la información e incluso presuntos delitos relacionados con la identidad de los colombianos.

En lo corrido del año 2010 se han identificado 20.867 casos, de los cuales 18.805 corresponden a inconsistencias en la información, 788 a posible doble cedulación y 1.274 a eventual suplantación de personas.

La Registraduría envío en el primer semestre de este año 80.000 cartas a los ciudadanos que presentaron problemas al momento de realizar el proceso de renovación para que acudieran a la sede de la Entidad y se pudieran subsanar las inconsistencias que se registraron.


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El camino recorrido hacia la conquista de los objetivos estratégicos

 

Desde el 2008, la Registraduría Nacional del Estado Civil definió su carta de navegación al poner en marcha el Plan Estratégico para el período 2008-2011 bajo el lema “El Servicio es nuestra identidad”.

El proceso, liderado por la Oficina de Planeación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se fundamenta en lo dispuesto en los artículos 339 y 341 de la Constitución Nacional y los artículos 26 y 29 de la Ley 152 de 1994, por medio de la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Técnicamente, para la Registraduría “la Planeación Estratégica es un conjunto de acciones que deben ser desarrolladas para lograr los Objetivos Estratégicos, lo que implica definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos, asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances”, dice el Plan Estratégico 2008-2011.

Precisamente en cumplimiento de las tareas contempladas en el proceso, se definieron la Misión, la Visión (Decreto 1010 de 2000 Artículo 4), los cinco objetivos básicos y los siete Ejes Estratégicos que se propuso cumplir la Entidad mediante la ejecución de una serie de actividades y el mejoramiento continuo de sus procesos.

En la Registraduría, la Planeación Estratégica se encuentra estructurada bajo el Modelo Matricial, fundamentalmente por ser un modelo de tipo estructurado y analítico, de fácil entendimiento y adaptación, lo cual permitió que se aplicara a la Entidad.

El proceso de implementación se inició en febrero de 2008 con un taller, en el cual participó el Registrador Nacional y los directivos de la Entidad. Durante el taller, los participantes hicieron el diagnóstico, la contrastación o comparación entre el diagnóstico y el deber ser de la Organización y definición de los objetivos a cumplir.

Evolución del proceso

Para el período 2008-2011, la Planeación Estratégica en la Registraduría sufrió un proceso de transición derivado del hecho de que hasta el año 2008, la Entidad desarrollaba su gestión desde la óptica de áreas funcionales.

Posteriormente y con base en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad –NTCGP- 1000 2004, se pasó en el año 2009 a un enfoque por procesos.

Para identificar el Plan Estratégico 2008-2011, la metodología que la Registraduría utilizó fue el modelo tradicional o Modelo Matricial que incluye: Consultoría especializada, conferencias magistrales y talleres prácticos.

La Base teórica fue el Modelo de Planeación Estratégica Matricial de F. David y Bcs – Harward Bussiness School desarrollado por los profesores Robert S. Kaplan y David P. Norton.

Ajustes para el 2010-2011

Con una metodología similar a la desarrollada en el año 2008, el Registrador Nacional, los Directivos y funcionarios de apoyo participaron en un taller realizado los días 14 y 15 de enero de 2010, en Girardot, Cundinamarca, bajo la coordinación de la Oficina de Planeación.

En esa oportunidad, los asistentes se distribuyeron en grupos de trabajo, analizaron los factores internos y externos que afectan a la Entidad e igualmente establecieron cuáles eran las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades. Reformularon los 5 objetivos estratégicos inicialmente definidos en 2008 y se incorporaron dos nuevos objetivos estratégicos.

Con base en el ejercicio realizado se llegó al a conclusión de que era necesario hacer algunos ajustes, replantear y redactar los dos nuevos objetivos estratégicos para la vigencia 2010-2011.

Los objetivos estratégicos están relacionados con las áreas misionales de identificación y electoral son: (1, 2, 3 y 7) se refieren a la depuración del ANI y el Registro de Votantes; la transición de los procesos de producción de documentos; la atención a las personas de grupos vulnerables y la puesta en marcha de una estrategia para el estudio y conocimiento del tema electoral.

El macroproceso estratégico de planeación y direccionamiento estratégico está relacionado con los objetivos (4 y 5) que aluden a la implementación del modelo legal de servicio al cliente y la apropiación de un Sistema de Gestión. El macroproceso de apoyo está relacionado con el objetivo estratégico (6) que se refiere al diseño de estrategias de comercialización de servicios de la Entidad.
 

- Objetivos estratégicos 2010 – 2011-



1. Depurar y mantener actualizado el Archivo Nacional de Identificación y Registro de Votantes, permitiendo el control biométrico de los electores.

2. Asegurar la transición de los procesos de producción de documentos de identificación a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

3. Garantizar el derecho a la identificación con énfasis en las personas de grupos vulnerables.

4. Implementar el modelo legal de servicio al cliente.

5. Apropiar un Sistema Integrado de Gestión en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

6. Diseñar y aplicar estrategias de comercialización de los servicios que ofrece la Entidad.

7. Creación y puesta en marcha de una estrategia para el estudio, conocimiento y desarrollo permanente del tema electoral en Colombia.



MISIÓN (Decreto 1010 de 2000 Artículo 4)


Es misión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad, promover la participación social en la cual se requiere la expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas”.

VISIÓN

La Registraduría Nacional del Estado Civil será una Institución reconocida por la ciudadanía colombiana, por su excelencia en la prestación de los servicios a su cargo, garantizando la facilidad de acceso a toda la población, mediante la utilización de tecnologías modernas y el compromiso de sus funcionarios en la consolidación de un sistema de registro civil e identificación ágil, confiable y transparente, en la expedición de los documentos de identidad y la oportunidad, transparencia y eficiencia en la realización de los procesos electorales.


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Responsables: Macroproceso de Identificación y Electoral





“Lograr que estén todos los que son y que sean todos los que estén” es, en términos sencillos, la meta de la Registraduría Nacional del Estado Civil al definir como el primer objetivo estratégico de la Entidad, “depurar y mantener actualizado el Archivo Nacional de Identificación y el Registro de Votantes, permitiendo el control biométrico de los electores”, según dice el documento Plan Estratégico El Servicio es Nuestra Identidad 2010-2011.

El Archivo Nacional de Identificación (ANI) está conformado con los datos alfanuméricos de los ciudadanos colombianos cedulados desde 1952 y es también la base para conformar el Registro de Votantes.

El ANI se va actualizando cuando se expiden nuevas cédulas o se cancelan por muerte, o se dan de baja o de alta por pérdida de derechos y funciones públicas. Manteniendo depurado el ANI, se obtiene un registro de votantes actualizado para que refleje la realidad electoral del país.

La depuración de este dinámico Archivo se logra a través de la incorporación de las novedades derivadas de los registros civiles de defunción, la información sobre pérdida de derechos remitida por los juzgados con relación a las personas condenadas y las altas y bajas en los miembros de las Fuerzas Armadas, remitida por el Ministerio de Defensa a la Registraduría. Las copias de los actos administrativos que ordenan estas novedades son los soportes del proceso de depuración.

Aparte de tener actualizada la base de datos, el ANI requiere un servicio de mantenimiento del sistema de información permanentemente actualizado que permita realizar los procesos requeridos en la producción de cédulas sin poner en riesgo la información e interactuando con sistemas externos.

Logros alcanzados

Durante 2009, el porcentaje de cumplimiento de este objetivo fue del 4,75 por ciento con respecto al porcentaje establecido del 5 por ciento para la vigencia, según está consignado en el Informe de Planeación Estratégica 2008-2011.

En ese lapso y de acuerdo con lo registrado en el Plan de Acción, se desarrollaron diversas actividades tales como: Visitar las oficinas en donde reposan los registros civiles de defunción a nivel nacional con el fin de obtener copia digitalizada del registro civil cuya afectación no se hubiera hecho en el sistema ANI. Adicionalmente, construir una base de datos de los números de identidad y registros civiles de defunción desde el 16 de julio de 1938 hasta 31 de mayo de 2009.

En cumplimiento de este objetivo estratégico, la Entidad adelanta el proceso para actualizar el censo electoral al excluir las cédulas de ciudadanía de personas fallecidas mayores de 18 años, las inhabilitadas mediante sentencia y las reportadas por las Fuerzas Militares y Policía Nacional.

Estas actividades están enmarcadas dentro del proyecto “Levantamiento depuración sistemática del ANI – Registro Nacional de Votantes”.

Mantenimiento del Archivo

La depuración del ANI se inició desde el 2008 con base en el proyecto de inversión presentado a Planeación Nacional. En 2009, se asignaron 11.700 millones de pesos y con esos recursos, la Dirección Nacional de Identificación inició la verificación de los Registros Civiles de Defunción que estaban desactualizados en la base de datos.

Para el 2010, se apropiaron recursos por 32.000 millones de pesos para ejecutar el Contrato 622 mediante el cual se accede a las Notarías de 824 municipios para buscar los registros civiles de defunción desactualizados en la bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Adicionalmente, mediante la Ley 1365 del 2009 o Ley de Presupuesto, el artículo 84 le dio facultades temporales y extraordinarias al Registrador Nacional para hacer cruces de bases de datos y registros con entidades específicas como Secretarías de Salud, funerarias, cementerios y Medicina Legal con el fin de conseguir registros de personas fallecidas que están vivas en el Archivo Nacional de Identificación. Del total de oficinas que el contrato establece que se deben visitar, hasta junio de 2010, se ha ejecutado el 75 por ciento de las visitas.

Censo y biometría

En la primera parte del proceso de actualización, en total, se revisaron 5.679.723 registros civiles de defunción, de los cuales 1.153.584 ingresaron para actualizar la Base de Datos de Registro Civil (BDR) y 136.142 fueron cancelados por muerte del Archivo Nacional de Identificación. Adicionalmente, se identificaron 513.527 registros anómalos que están en proceso de revisión, uno a uno, de acuerdo con las facultades especiales por la Ley 1365.

El contrato 622 está en ejecución y con base en la información que se presente, se actualizarán el Archivo Nacional de Identificación y posteriormente el censo electoral.

Con los avances en el proceso de actualización del ANI y el Censo, la Registraduría ha aplicado la tecnología biométrica en 19 elecciones atípicas de alcaldes y gobernadores, con cerca de un millón de ciudadanos convocados y se ha logrado identificar plenamente a los sufragantes en el momento de ingresar a los puestos de votación.

Así se ha controlado la suplantación de sufragantes, que según el mapa de riesgo de fraude electoral elaborado por la Registraduría en 2009, es la modalidad de fraude electoral más recurrente en el país.

De hecho, en las elecciones atípicas realizadas en 2009, no se presentaron demandas por suplantación de electores con posterioridad a los comicios. Mientras que en las elecciones de marzo de 2006, se registraron 2.129 casos de suplantación de electores en 889 mesas de 266 municipios, de acuerdo con la sentencia del Consejo de Estado.

Con base en el mapa de riesgo electoral elaborado por la Registraduría y la experiencia en identificación biométrica utilizada en 2009 para evitar la suplantación de sufragantes, la Entidad solicitó recursos al Gobierno Nacional por 100.000 millones de pesos para implementar esa tecnología en las elecciones de 2010.

Sin embargo, dichos recursos no fueron aprobados y en consecuencia en diciembre de 2009, la entidad solicitó la asignación de al menos 30.000 millones de pesos para aplicar los controles biométricos en las zonas de mayor vulnerabilidad de acuerdo con el mapa de riesgo de fraude electoral.

Estos recursos no fueron asignados por el Gobierno Nacional ni para la elección de Congreso ni para la primera y segunda vuelta de la elección de Presidente y Vicepresidente pese a que la Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta con la plataforma tecnológica y las bases de datos que permiten evitar de manera efectiva y segura el fraude de suplantación.



Compromiso colectivo


Desde 1988, los notarios y registradores tienen la obligación legal de remitir a la Registraduría una de las copias de los registros civiles de defunción para que se pueda hacer la tarea de actualización de las bases de datos. De esa fecha para atrás, todos los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción se llevaban en libros foliados y nunca se remitió copia de esa información a la Registraduría y por eso fue necesario visitar las oficinas.

Una vez depurada toda la información existente desde 1938 a la fecha, quedaría actualizada la información de registros civiles y con la colaboración de todos los funcionarios que cumplan con remitir la información en los primeros 5 días de cada mes, la base de datos se mantendrá actualizada.


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Responsable: Macroproceso de Identificación




 
“Asegurar la transición de los procesos de producción de documentos de identificación a la Registraduría Nacional del Estado Civil”, es el segundo objetivo estratégico definido por la Entidad en el Plan Estratégico 2010-2011 denominado El Servicio es Nuestra Identidad.

Inicialmente y para la vigencia del 2008, el segundo objetivo estratégico del Plan Estratégico se orientó a “consolidar el desarrollo del Proyecto de Modernización Tecnológica, PMT Fase II”, en la producción de cédulas de ciudadanía, mediante la reorientación de la cultura de servicio al cliente.

En 2008, el objetivo 2 se cumplió en un 2,87 por ciento con respecto al total del peso establecido para la vigencia que fue de 3 por ciento. Este resultado se debió fundamentalmente al avance del PMT y del subproyecto de 900 nuevas oficinas para ampliar la cobertura del servicio de registro civil a hospitales públicos, clínicas y notarías del país.

Según el Plan Estratégico 2008-2011, en 2009, el grado de cumplimiento del Objetivo Estratégico No. 2 alcanzó 3,78% frente al 4 por ciento establecido para esa vigencia. Lo anterior, teniendo en cuenta los subproyectos de identificación y registro civil cerrados y en producción a 31 de diciembre de 2009.

Para el periodo 2010-2011, según los ajustes hechos al Plan Estratégico durante el seminario taller de enero de 2010 en Girardot, el segundo objetivo se orientó a asegurar la transición de los procesos de producción de documentos de parte del contratista Consorcio Sagem a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La transición

El proyecto de Modernización Tecnológica en su Fase II se ejecutó con base en el Contrato 057 de 2005 que ya concluyó. Sin embargo, en virtud de que se ha prorrogado varias veces, a la fecha el contratista Sagem todavía se encuentra administrando los procesos de producción y entrega que serán operados directamente por la Registraduría.

Durante la ejecución del contrato, Sagem ha dado pautas sobre la operación de la fábrica a 200 personas. Sin embargo, el proceso de producción de 15.000 documentos diarios requiere capacitación más específica para ingenieros en la administración del proceso y la participación de 40 personas distribuidas en las áreas técnicas como troquelado, laminado, control de calidad, validación de la imagen de la firma y de la fotografía y de la generación de actas de envío, entre otras.

Actualmente, estas labores las realiza la mayoría del personal del contratista y lo que falta es involucrar a todo el personal de la Registraduría en el proceso de producción.

Logros por sistemas

Una vez desarrollado, ejecutado e implementado el programa, se evidencian los siguientes logros significativos tanto en el subsistema de Identificación como el de Registro Civil.

Dentro del Subsistema de Identificación, con el subproyecto AFIS, se logró la ampliación de la base de datos a una capacidad de 45 millones de registros. Se realizó la verificación y selección de las 2 mejores huellas, a partir de los seis principales dedos de las manos (Pulgares, índices y anulares), los cuales reposan en el código de barras bidimensional del documento de identidad. Adicionalmente, se conserva el mejor juego de huellas de cada uno de los ciudadanos y jóvenes de 14 a 18 años de edad.

En 37 centros de acopio en todo el país se realizó la actualización tanto de hardware como del software. Se instaló un sistema Inter AFIS, el cual permite el envío de solicitudes de identificación por parte de clientes externos (DAS, Fiscalía, INPEC y Medicina Legal) al sistema AFIS de la Registraduría, empleando el estándar del NIST.

En el subproyecto Conversión, se digitalizaron e incorporaron 30.526.745 fichas decadactilares al sistema de Gestión Electrónica de Documentos, GED como al sistema de producción de documentos. Se instalaron 150 estaciones de consulta al sistema GED.

Con corte a diciembre 31 de 2009 y según el Informe de Gestión 2009, se logró la captura e inserción de 20.810.625 de solicitudes de las cuales 10.729.297 se realizaron bajo la modalidad en vivo (con booking) y 10.081.328 bajo la modalidad en papel. Estas cifras contemplan tanto Cédulas de Ciudadanía como Tarjetas de Identidad de jóvenes entre 14 y 18 años. Se instalaron 308 estaciones de enrolamiento en todo el país.

En el subproyecto de producción y entrega, las labores realizadas incluyen además del montaje de la nueva fábrica, la producción al 31 de diciembre 2009 fue de 21.280.139 de documentos de identidad entre Cédulas de Ciudadanía y Tarjetas de identidad.

En cuanto al Sistema de Registro Civil, se ejecutó la Instalación del hardware que conformó la repotenciación del Sistema de Registro Civil (Servidores, estaciones, SAN de almacenamiento, sistemas de backup, cintas de almacenamiento masivo, entre otros).

Además, se incrementó la capacidad de la BDR a 77 millones de registros y se instaló una versión optimizada de las aplicaciones de Registro Civil.

En el subproyecto de Digitalización y Grabación de Registros Civiles, se instaló una línea de digitalización con una capacidad diaria para 15.000 documentos, así como 2 estaciones de indexación con una capacidad de 8.000 por estación.

Se instaló un sistema para la consulta de imágenes digitalizadas y se instalaron también 900 nuevas oficinas en los sitios previamente seleccionados por la Registraduría y el contratista.

 


Alcances del Proyecto de Modernización Tecnológica en su Segunda Fase PMT II


Alcances del proyecto

El proyecto ha tenido diversos alcances y ha permitido ejecutar las siguientes actividades:
• Fortalecer los sistemas de Registro Civil e Identificación.
• Renovar y unificar masivamente la Cédula de Ciudadanía de los ciudadanos como la Tarjeta de Identidad de jóvenes entre 14 y 18 años.
• Modernizar el almacenamiento y consulta de los Registros Civiles disponibles en la RNEC.
• Unificar las bases de datos de Identificación y mantener su interrelación con la base de datos de Registro Civil.
• Aumentar a 45 millones de registros la capacidad de base de datos AFIS.
• Digitalizar y convertir el archivo físico decadactilar (30 millones de tarjetas).
• Aumentar a 60 mil transacciones/día el cotejo dactiloscópico, a través del sistema AFIS.
• Modernizar y automatizar la fábrica de impresión de documentos de identidad.
• Automatizar el proceso de reseña y captura de las solicitudes para la expedición del documento de identidad (cubrimiento hasta el 70% de la población).
• Incorporar al sistema AFIS la reseña dactilar de los jóvenes entre 14 y 18 años.
• Automatizar el proceso de verificación y validación del sistema de identificación.
• Proveer de una nueva tarjeta de identidad para los jóvenes entre 14-18.
• Incorporar a 900 oficinas no informatizadas al sistema de Registro Civil
• Unificar, ampliar y actualizar el sistema de Registro Civil, con el almacenamiento en el sistema de 77 millones de registros civiles.
• Unificar las bases de datos de identificación: AFIS y ANI.


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Responsable: Macroproceso de Identificación

 

Con horarios extendidos, jornadas especiales, servicio a domicilio, brigadas móviles para atender población vulnerable y atención al adulto mayor y las personas en situación de discapacidad a través de la Opadi, la Registraduría Nacional del Estado Civil se ha propuesto cumplir su tercer objetivo estratégico que consiste en: "Garantizar el derecho a la identificación con énfasis en las personas de grupos vulnerables".

En el 2009, este objetivo presentó un porcentaje de cumplimiento del 4.56% en relación con el porcentaje establecido para la vigencia del 5%. Este resultado se debió a las actividades programadas vs las ejecutadas que se registraron en el Plan de Acción Institucional, y que permiten medir el grado de cumplimiento del objetivo.
 
Para ejecutar el proceso de Registro y Actualización del Sistema (RAS) el Enrolamiento y Actualización de la información en el sistema con datos para la cédula de ciudadanía de mayores de 18 años, se desarrollaron diferentes estrategias tales como campañas especiales de enrolamiento en sitios de alta afluencia de público, atención en horarios extendidos, gestión con empresas, universidades y entes públicos para programar enrolamientos masivos y visitas al sector rural (Delegaciones Departamentales), entre otros aspectos. De igual forma, se creó el grupo de la UDAPV con el propósito de identificar a la población desplazada y vulnerable.

En el proceso de Certificación, Documentación y Servicios (CDS), en relación con la entrega de cédulas de ciudadanía, se fortaleció la Capacidad de Respuesta de la RNEC – Atención a la Población Desplazada – APD. Este programa se desarrolla con unidades móviles, las cuales facilitan el acceso a los trámites de Registro Civil, Tarjeta de Identidad y Cédula de Ciudadanía, de los indígenas, afrocolombianos, discapacitados y adultos mayores de las regiones más apartadas del país.

El fin es documentar, es decir, proveer de Registro Civil, Tarjeta de Identidad y Cédula de Ciudadanía a la población vulnerable, desplazados y comunidades en riesgo en los lugares donde se encuentren asentados.

La entrega personalizada de documentos tiene como objetivo, brindar al ciudadano un servicio opcional, ágil y seguro que le permite recibir su documento en el lugar, fecha y hora convenidos previamente, optimizando el proceso de entrega de las Registradurías Especiales, Auxiliares y Municipales, sin comprometer los recursos de la Entidad.

El servicio tiene un costo de $20.000 y se presta en 22 ciudades. Hasta el 19 de julio se habían entregado 219.943 documentos.

Apoyo internacional

Para hacer énfasis en la entrega de los documentos de identificación a la población vulnerable, se creó en 2009 la Unidad de Atención a Población Vulnerable – UDAPV, que entró a hacer parte de la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, mediante la puesta en marcha del Convenio de Cooperación Internacional suscrito entre la Registraduría Nacional, el Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados ACNUR, la Corporación Opción Legal, El Fondo de las Naciones Unidas UNICEF, la Organización Internacional para las Migraciones O.I.M. y Plan Internacional.

Para tal fin, la Registraduría Nacional del Estado Civil, designó personal de manera permanente y exclusiva, suministró las instalaciones, equipos y apoyos necesarios.

Igualmente, le ha dado prelación y ha hecho seguimiento a la producción de documentos tramitados en las campañas masivas; ha colocado a disposición toda la plataforma tecnológica y las bases de datos del sistema de registro civil, así como el material indispensable para las campañas y jornadas de documentación que se han realizado hasta la fecha.

Adicionalmente, la Entidad para dar cumplimiento a la Sentencia T-025 del 2004 de la Corte Constitucional, está ejecutando un Proyecto de Inversión por valor de $2.000 millones de pesos, lo que permitirá fortalecer la capacidad de respuesta y la atención a la población desplazada por la violencia.
 
Unidades móviles

Como la función de identificación y registro civil tienen dificultades de orden técnico y logístico en muchas regiones del país, para reducir los obstáculos operativos y técnicos y desarrollar a cabalidad la función de registro civil en zonas de difícil acceso, se crearon las Unidades Móviles: Vehículos que funcionan como una oficina ambulante de atención al público, dotadas de aire acondicionado, plantas eléctricas, computadores portátiles, impresoras, cámaras fotográficas, fotocopiadoras, scanner, mesa de reseña, equipo de hemoclasificación, servidor de base de datos, estación satelital y una antena satelital, entre otros, servicios de última tecnología, que son utilizados en jornadas de documentación en las zonas más apartadas. A la fecha, se dispone de nueve (9) unidades móviles que vienen adelantando campañas de documentación en todo el territorio colombiano.

Las Unidades Móviles se complementan con la articulación de la Entidad a programas gubernamentales como la Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema, Juntos.


 

 
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Responsable: Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico

 


“Implementar el modelo legal de servicio al cliente”, es el cuarto objetivo estratégico definido por la Registraduría Nacional del Estado Civil y de acuerdo con el Plan Estratégico 2010-2011. Esto implica diversas actividades desarrolladas en los Macroprocesos misionales de Identificación y Electoral, la Comunicación Pública y la Gestión Tecnológica de la Información.

“No somos sólo una entidad administrativa, nuestra razón de ser es el servicio”, manifestó al respecto el Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres.

En 2009, este objetivo estratégico alcanzó el 2,93% de cumplimiento respecto al porcentaje establecido para la vigencia del 3%, con fundamento en las diversas actividades que desarrollaron los Macroprocesos misionales de Identificación y Electoral, el Estratégico de Comunicación Publica y el de apoyo Gestión Tecnológica de la información.

En Identificación se hizo énfasis en la entrega del Registro Civil de Nacimiento a menores entre 0 y 7 años, en estaciones de Registro Civil, Clínicas, Consulados y Oficinas. En la parte electoral, se impartió capacitación a los actores del proceso electoral de consultas y mecanismos de participación ciudadana.

La Campaña Institucional para crear una propuesta para servicio al cliente fue el punto central de la Comunicación Pública y en la Gestión Tecnológica de la Información, se desarrolló el software para las consultas de los partidos y movimientos políticos, elecciones atípicas y referendos.

El Registro en clínicas

Teniendo en cuenta que los niños y niñas que no son registrados corren mayor riesgo de ser excluidos del acceso a los servicios sociales básicos como salud, protección y educación, y también tienen mayor riesgo de ser vinculados a grupos armados ilegales o a otras acciones delictivas, la Registraduría ha implementado soluciones inmediatas y estrategias para mitigar el subregistro.

Mediante la Resolución No. 0802 del 22 de febrero de 2002, la Registraduría Nacional estableció la prestación del servicio de Registro Civil de Nacimiento en Clínicas y Hospitales, en forma oportuna y dentro del centro médico tras considerar que el 95 por ciento de los niños y niñas nacen en instituciones de salud.
Posteriormente, a través de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, se dictaron disposiciones para que “la Registraduría Nacional del Estado Civil estableciera la inscripción de registro civil en clínicas y hospitales.

Así quedó consignado en la Ley 1098 de 2006 – Código de la Infancia y la Adolescencia, al disponer en su artículo 41, numeral 12 que el Estado deberá “garantizar la inscripción y el trámite de registro civil de nacimiento mediante un procedimiento eficaz y gratuito y para el efecto, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Protección Social, conjuntamente reglamentarán el trámite administrativo que garantice que el niño o niña salga del centro médico donde nació con su registro civil de nacimiento y certificado de nacido vivo”.

Actualmente, el servicio se está prestando en 281 hospitales públicos y privados que han generado 114.288 Registros Civiles de Nacimiento desde su puesta en marcha en 2008 hasta julio de 2010. Sin embargo, conscientes de la ventaja que ofrece implementar este tipo de servicio y teniendo en cuenta el avance del Proyecto de Modernización Tecnológica PMT II en la Registraduría, se amplió el sistema en 900 nuevas oficinas a las que se les ha asignado Equipo, Impresora, UPS.

Además, la Registraduría ha mantenido contactos con UNICEF presentando diferentes proyectos que involucran apoyo técnico y financiero, para desplegar, en un ambicioso programa de ampliación de la cobertura del servicio de registro civil para vincular el mayor número posible de instituciones públicas y privadas de salud.

Con miras a profundizar la cultura de servicio al cliente y con la expedición del Decreto 290 del 17 de febrero de 1999, se dictaron “medidas tendientes a facilitar la inscripción en el Registro Civil de nacimiento y expedición de documentos de identificación para las personas desplazadas por la violencia ocasionada por el conflicto armado interno”.

Infraestructura y comunicación pública

Con miras a mejorar la calidad del servicio, la Registraduría requiere mantener la infraestructura en buen estado y en este sentido, se incluye la adquisición de equipos de cómputo, mejoras en la red eléctrica y de comunicaciones con la dotación de un plan de contingencia para darle continuidad a los procesos de la Entidad.

Teniendo en cuenta que la comunicación aporta al cumplimiento de los objetivos organizacionales, se desarrollan procesos de comunicación interna y externa con productos para la comunicación interna y externa con productos para la comunicación externa como la página web, el programa institucional Registra TV, los comunicados de prensa y la Revista Electrónica Nuestra Huella, entre otros.

Talento Humano

La política orientada al fortalecimiento del Talento Humano fue adoptada mediante la Resolución 2195 de abril de 2009, mediante la cual la Entidad se comprometió a ejecutar varias actividades tales como: Seleccionar y vincular personas idóneas con el perfil de competencias establecidas en los manuales, administrar el talento humano a través de los principios y valores institucionales; fortalecer las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, mejorar el clima organizacional, propender por el desarrollo integral y familiar, el reconocimiento laboral y generar planes, programas y proyectos.

Las actividades promovidas desde la Gestión del Talento están orientadas a activar los principios y valores establecidos en el Compromiso Etico de la Entidad; diseñar y dar cumplimiento a las políticas; emprender acciones permanentes de sensibilización institucional y fortalecimiento de competencias y habilidades de sus servidores públicos.

Mediante la Gestión Administrativa se promueve el cumplimiento de la misión institucional, articula políticas para suministrar de manera ágil la información que soliciten los Entes de Control, establece mecanismos de control y evaluación periódica sobre las disposiciones impartidas, fomenta la cultura del autocontrol y la autoevaluación y propende por el uso racional y transparente de los recursos.
 



 


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Responsable: Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico
 


En cumplimiento de las actividades definidas en el Plan de Acción, el Comité de Coordinación de Control Interno, adoptó mediante el Acta número 002 de 2009, la política de calidad de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Esta actividad forma parte del Objetivo Estratégico 5 según el cual , la Entidad se ha propuesto “Apropiar un sistema integrado de Gestión en la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

El Comité de Control Interno vela para que los servicios se presten con personal competente, motivado y comprometido, se utilicen modernas tecnologías, se mejoren continuamente los procesos y atender las disposiciones legales y los requisitos de los usuarios.

Este objetivo hace parte del Macroproceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico. Para lograr este objetivo se aplica el Modelo Estándar de Control Interno, MECI que permite identificar, analizar y valorar los riesgos en la Entidad.

Esto conduce a desarrollar la cultura del Autocontrol y la Autoevaluación a la gestión para facilitar la toma de decisiones en todas las áreas de la organización.

Para la vigencia del 2009, el Objetivo 5 logró un porcentaje de cumplimiento del 4,61 por ciento con respecto al porcentaje para la vigencia del 5 por ciento, teniendo en cuenta los criterios de medición para el Diagnóstico, Construcción Documental, Aprobación y Divulgación, que se aplicaron en la implementación de los sistemas del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y Sistema de Gestión de la Calidad – NTCGP1000-2004.

La implementación de MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad provocó cambios en el enfoque de la Planeación Estratégica de la Registraduría que sufrió un proceso de transición, en razón a que hasta el 2008, la Entidad realizaba su gestión desde la óptica de áreas funcionales y en el 2009 se pasó a un enfoque por procesos.

No obstante la transición, en el 2008, el quinto objetivo estratégico orientado a adoptar y poner en marcha un Sistema Integrado de gestión presentó un porcentaje de cumplimiento del 4,77 por ciento con respecto al peso establecido de 5 por ciento para la vigencia 2008.

Este porcentaje de cumplimiento obedece a la implementación del modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000-2004, que lideró la Oficina de Planeación en cumplimiento del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 mediante la Resolución 2758 del 21 de abril de 2006.

En cumplimiento de estas disposiciones, en esa vigencia se desarrollaron 9 auditorías a los procesos del Nivel Central, 15 alas Delegaciones Departamentales y 11 adicionales.

El macroproceso participó significativamente en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) mediante la intervención activa en las capacitaciones institucionales y la formulación de indicadores.

Para garantizar mayor efectividad en las acciones correctivas, se actualizó el procedimiento para evaluar y hacer seguimiento al plan de mejoramiento por procesos implementado en la entidad mediante la Circular 065 de 2008.

Evaluación y control

De acuerdo con el Informe de Gestión 2009, durante esa vigencia, la Oficina de Control Interno desarrolló actividades de análisis, asesoría y evaluación del Sistema de Control Interno en el marco de la implementación del Modelo Estándar de control Interno – MECI.

En tal virtud, se desarrolló un Plan de Acción enfocado a los objetivos estratégicos 2008 – 2011, que se cumplió a cabalidad bajo los procesos que conforman el Macroproceso: Evaluaciones Integrales, Relación con Entes Externos y Seguimiento y Mejora Continua y cumplimiento de actividades incluidas en el Plan Anual de Auditoría desarrollado por la Oficina de Control Interno y aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno.

En este sentido, las 59 auditorías internas realizadas fueron el pilar para realizar análisis independientes y objetivos a los planes, programas, proyectos y demás acciones que inciden en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Adicionalmente, con la formulación de los planes de mejoramiento, en atención a las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control Interno y la autoevaluación, se instauraron acciones de mejoramiento en la Entidad y se dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la Contraloría General de la República, el cual tuvo el acompañamiento de al Oficina de Control Interno de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

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Responsable: Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera

 


El ejercicio que se hizo en el Seminario Taller estuvo enfocado a establecer los objetivos estratégicos y la Planeación Estratégica de la Registraduría.

Con el Objetivo Estratégico 6, la Registraduría se ha propuesto: “Diseñar y aplicar estrategias de comercialización de los servicios que ofrece la Entidad”.

El sexto objetivo quedó dentro del Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera y bajo la responsabilidad de la Gerencia Administrativa y Financiera y la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación.

Primeros pasos

Para iniciar el proceso de diseño y aplicación de estrategias de comercialización de los servicios, la Entidad ya cuenta con un archivo general de huellas de todos los ciudadanos que poseen cedulas de ciudadanía y un marco regulatorio, establecido mediante la Ley 1163 del 3 de octubre de 2007, “por medio de la cual se regulan las tasas por la prestación de servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”.

Dicha Ley le permite a la Entidad prestar servicios no sólo a otras entidades estatales mediante la firma de convenios sino ampliar la cobertura a organizaciones privadas que requieren la plena identificación de los ciudadanos y a personas naturales que por alguna razón demanden la plena identidad de una persona.

De los nueve servicios que están regulados por la Ley, la Entidad está en capacidad de ofrecer el servicio de cruces de información y consulta de algunas de las bases de datos como el Archivo Nacional de Identificación, donde según el artículo 213 del Código Electoral, pueden ser consultados por un tercero, el número de identificación y la fecha y lugar de expedición del documento de identidad.

Con base en la atribución otorgada por la Ley 1163, la Registraduría creó mediante la Resolución 6128 del 8 de octubre de 2007, el Comité de Tarifas que es el encargado de establecer el valor de las consultas del Archivo Nacional de Identificación vía Web o en medio magnético.

La consulta vía Web requiere la firma de un protocolo de seguridad por parte de la empresa interesada y la firma de un contrato para que el usuario mediante una contraseña pueda acceder al Archivo Nacional de Identificación que posee 630 millones de huellas.

Mediante la modalidad de consulta en medio magnético, no se requiere la firma de un contrato, ni la aprobación de un protocolo de seguridad pero sí la firma de un acta de confidencialidad por parte del interesado.

El usuario lleva a la Registraduría, en medio magnético, la información que necesita cruzar con la base de datos que administra el área de Soporte Técnico de la Entidad y paga el valor de cada dato cruzado.

El cotejo de la identidad de los ciudadanos en el sitio, que es otro de los servicios futuros que está en capacidad de prestar la Registraduría, se utilizó en las consultas de los partidos del 27 de septiembre de 2009, cuando se instalaron dispositivos o lectores ópticos de huella en los puestos de votación de la Plaza de Bolívar y Marly. Los lectores de huellas también se han utilizado en diferentes elecciones atípicas.

Durante esa jornada, se hizo el cotejo de la huella dactilar con la información que reposa en el Archivo Nacional a 2.573 colombianos que en esa ocasión, los sufragantes también utilizaron nuevas herramientas tecnológicas conocidas como tablero electrónico y pantalla táctil, que en materia electoral son la base del voto electrónico.

A mediano plazo

La Registraduría avanza en el desarrollo de nuevos servicios en línea para los ciudadanos entre los que se cuentan la solicitud de cita por Internet para los diferentes trámites, cotejo de identidad de los ciudadanos en sitio, información por correo electrónico del estado de la solicitud de trámite del documento de identidad, expedición de la copia por Internet de la Inscripción en el Registro Civil, la solicitud por Internet del duplicado del documento de identidad y el pago por medios electrónicos de los diferentes trámites que ofrece la Registraduría Nacional.

Con los avances tecnológicos, la Registraduría da pasos seguros hacia la “desmaterialización” del documento de identidad porque ya se tiene la posibilidad de individualizar a una persona y confirmar su plena identidad sin que el ciudadano exhiba su documento de identificación.

“La cédula no es el documento. El documento son los datos que están detrás de la cédula”, dijo el Registrador Nacional del Estado Civil, doctor Carlos Ariel Sánchez Torres, al referirse a las ventajas implícitas en la cédula amarilla con hologramas que todos los colombianos deben portar desde el 31 de julio como documento válido de identificación y que permitirá, precisamente aprovechar los avances tecnológicos para prestarles más y mejores servicios a los ciudadanos.

Con el Sistema de Identificación Dactilar, Afis, que tiene la huella como base de la identificación biométrica, se puede consultar la base de datos de un ciudadano sin necesidad de tener en la práctica, la cédula para identificarse.
En el futuro entonces, bastará consultar la huella y se podrá saber quién es la persona, lo que permitirá evitar las suplantaciones y la doble cedulación lo que en la práctica también se traducirá en más seguridad en las operaciones y diligencias que realizan las personas y le dará más certezas a sectores como el financiero, el sector salud y el sector judicial..

Para ofrecer esas garantías y seguridades, la base de datos de la Registraduría se ha estado actualizando permanentemente y en agosto, la Entidad proferirá una serie de actos administrativos para dar de baja a muchas personas que por distintas razones, se tienen indicios de que han fallecido.
 



 


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Responsable: Macroproceso de Electoral

Con la “creación y puesta en marcha de una estrategia para el estudio, conocimiento y desarrollo permanente del tema electoral en Colombia”, como reza el séptimo objetivo estratégico definido en el Plan Estratégico de la Registraduría para la vigencia 2010-2011, se abrirán espacios para una capacitación continua y permanente de los actores que participan en el proceso electoral.

Al poner en marcha esa estrategia, la Registraduría Nacional del Estado Civil logrará que cuando se acerque un debate electoral, los registradores, jurados, delegados conozcan qué hacer, cómo hacerlo y antes de enfrentar el debate electoral se tenga un buen porcentaje de avance en la capacitación.

La idea de ofrecer capacitación permanente es ambiciosa y no sólo se limitará a los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil sino que incluye a los demás actores del proceso electoral como los jurados de votación, los organismos de control, las comisiones escrutadoras y los testigos electorales.

Este proceso se apoyará en los medios tecnológicos disponibles y en todos los organismos creados u oficinas que puedan servir para impulsar este objetivo tales como el Centro de Estudios en Democracia y Asuntos Electorales, Cedae, la Escuela Virtual, la Gerencia de Informática con el tema de las videoconferencias, teleconferencias, chats, páginas web y la escuela virtual, entre otros.

Las actividades que se ejecuten en el cumplimiento de este objetivo estratégico, serán soporte para los procesos de elecciones atípicas, la elección de Comisionados de Televisión y las elecciones de autoridades locales, del 30 de octubre de 2011..

La visión sobre el cumplimiento del objetivo estratégico no incluye la creación de un gran centro de capacitación pero sí se busca que la Registraduría llegue a quienes de una u otra manera están involucrados en el proceso electoral, que permanentemente se esté capacitando y no sólo en unos pocos días previos o con afanes y que se haga con suficiente tiempo.

Preparar tutores

Gestión electoral siempre ha iniciado el proceso de capacitación previo a un proceso electoral con los mismos funcionarios de la Registraduría, quienes son los primeros llamados a apoyar un proceso, a convertirse en registradores ad-hoc o en tutores.

Al incorporar éste, como un objetivo estratégico, se evita la improvisación y se recurre al personal más preparado, con experiencia en los procesos electorales y en la misma capacitación.
La capacitación permanente y continua que se impartirá tendrá evaluación y permitirá también que el personal más cualificado y los mejores candidatos se conviertan en registradores ad-hoc, coordinador electoral o capacitador de jurados de votación.

Por la investigación

Por medio del Cedae, los funcionarios de la Registraduría se han propuesto expandir no solamente la difusión sino la investigación del tema electoral, mediante la organización de foros, seminarios, simposios con el fin de que el tema tenga arraigo no solamente entre los actores sino entre los jóvenes para que se involucren en el proceso electoral.

Precisamente, entre los años 2007 y parte de 2008, se trabajó con jóvenes de los colegios de diversas ciudades, el tema de Valores en Democracia y Participación política con el auspicio de la Organización de Estados Americanos, OEI, la Comunidad de Madrid, España y el Cedae.

Por razones presupuestales se suspendió el programa durante el cual se produjeron tres cartillas dirigidas a maestros y estudiantes. La expectativa gira ahora en torno a las actividades que permitirán cumplir con este objetivo cuyos logros, fortalecerán no sólo a la organización electoral sino a la democracia colombiana..

Según el Informe de Gestión 2009, en esa vigencia se realizaron 30 elecciones atípicas mientras que en 2008 se realizaron 12 elecciones; lo que significó un incremento del 150 por ciento de una vigencia a otra.

Para organizar y realizar todos estos comicios, la Registraduría ha ofrecido capacitación de jurados y actores por medio de la página web y de cartillas remitidas con el kit electoral.




Para las elecciones del 14 de marzo, la Registraduría Nacional organizó la capacitación para 500.000 jurados de votación que acogieron la alternativa presencial, por videoconferencias o por la web.
 


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Editorial

Nuestra futura identidad

 
 

Doctor Carlos Ariel Sánchez Torres
Registrador Nacional del Estado Civil

Hace ya dos años y medio la Registraduría Nacional del Estado Civil formuló su "Plan Estratégico El Servicio es Nuestra Identidad" para el periodo 2008-2011, el cual fue revisado, evaluado y reformulado a comienzos de la presente vigencia.

Al iniciar el año 2008 nuestros retos eran enormes: no había entrado en funcionamiento la nueva fábrica de documentos de identidad y por lo tanto había una insatisfacción creciente entre los millones de colombianos que acudieron a renovar su cédula en los años 2006 y 2007 y a esa fecha no habían recibido su documento. Por eso no dudamos en llamar al 2008 como “El año de la Identificación”.

A estas alturas del camino el panorama es diferente: En la última década se han producido más de 33 millones de cédulas amarillas con hologramas, hay 400.000 en proceso de fabricación y ahora nuestro cuello de botella no está en la producción sino en el proceso de reclamación ya que 2,5 millones de colombianos han omitido su deber de acudir a las distintas sedes de la Registraduría en todo el país a recoger el documento solicitado.

A los avances en el proceso de cedulación se suma también el camino recorrido en la depuración del Archivo Nacional de Identificación y su impacto en los procesos electorales: La búsqueda y digitalización de registros civiles de defunción en todo el país ha permitido depurar el censo electoral de manera significativa en los últimos tiempos y a esto se suma el uso de herramientas biométricas para el control de sufragantes en las elecciones atípicas.

La biometría es una tecnología de seguridad que mide e identifica alguna característica morfológica que diferencia a una persona de otra. Las huellas dactilares son el elemento más común utilizado para realizar identificación biométrica.

En la actualidad los usos y potencialidades de este sistema de identificación abarcan sectores tan amplios como el comercio, las entidades financieras, el transporte, la salud y las comunicaciones entre muchos otros, permitiéndoles el acceso a la plena identidad del ciudadano.

Desde el año 2000 Colombia comenzó la expedición de cédulas amarillas con hologramas basada en el Sistema de Identificación Automatizada de Huellas Dactilares (AFIS por sus siglas en inglés). El AFIS es una base de datos que tiene una seguridad del 99.9% para verificar la identidad de una persona, basada en las características de sus huellas digitales. Este sistema crea un modelo computarizado de la huella, que puede ser contrastado frente a otra presentada ya sea en persona, o a través de una fracción de huella levantada en algún lugar, o bien, tomada de una tarjeta decadactilar.

El sistema AFIS permite realizar búsquedas dentro de la base de datos en un segundo para verificar si una persona sí es quien dice ser y entre 1 y 30 segundos para la búsqueda de una persona dentro de toda la base de datos de más de 630 millones de huellas dactilares. Por ello ahora la identidad se basa no en la cédula de ciudadanía sino en la huella dactilar, y avanzamos hacia una desmaterialización del documento de identidad. En la medida en que la tecnología permita cotejar la huella dactilar de un ciudadano frente a una base de datos, la relevancia del documento físico pasará a un segundo plano.

Gracias a esta tecnología que ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil, hoy podemos concebirnos como una entidad prestadora de servicios, más que como una entidad simplemente administrativa o funcional. Es decir que toda la identificación y las bases de datos son un servicio que prestamos y por lo tanto el usuario es nuestra razón de ser.

Los usuarios naturales de la Registraduría son los colombianos que diariamente acuden a nuestras sedes a tramitar cédulas de ciudadanía, registros civiles y tarjetas de identidad. Pero a estos usuarios que nos han acompañado en nuestros 62 años de historia hay que sumarle otro perfil de usuario: los clientes corporativos del sector público o privado, interesados en cruces de información y consulta de nuestras bases de datos biométricas, que permiten impedir suplantaciones en el sector salud, la banca, las telecomunicaciones, los seguros y en general en todos los campos en los que existe el riesgo de fraude por suplantación de personas.

En el contrato para la implementación del Proyecto de Modernización Tecnológica PMT II se estableció, que la utilización y explotación económica de la lectura de la información del código de barras del documento de identidad por medio de equipos lectores, será realizada, autorizada y regulada de manera exclusiva por la Registraduría. Sagem transferirá la propiedad del decodificador del código de barras y de la firma digital, incluida en los documentos de identificación, a la Entidad, para que la información del código de barras incorporado en los documentos de identidad y de la firma digital incluida en dicho código, puedan ser leídos e interpretados.

La autenticación ciudadana mediante huella verifica que el portador es el titular del documento. En este sentido, se permitirá acceder a la información biométrica del código bidimensional, la validación de la firma digital del documento de identidad y el acceso a consulta de la información del servicio Web del Registro Civil, el cual podrá ser aprovechado por empresas y entidades para evitar los fraudes por suplantación.

Este nuevo servicio que puede comercializar la Entidad y que generará ingresos significativos para sostener nuestros propios procesos de identificación, se suma a los cruces de información con el Archivo Nacional de Identificación que ya ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 


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Columnista Invitado

La Planeación Estratégica: La herramienta gerencial por excelencia




Por: Martha Vianey Díaz Molina
Jefe Oficina de Planeación
Mail: mvdiaz@registraduria.gov.co


Lo primero que debemos saber es cómo se define la Planeación Estratégica. Son innumerables las definiciones que podemos encontrar. Sin embargo, la siguiente es una definición que contiene los elementos esenciales de la Planeación Estratégica a saber: “Es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos”.

Por otra parte, ¿para qué sirve la Planeación Estratégica?
La Planeación Estratégica se constituye en una herramienta gerencial, que permite a la alta dirección de la Entidad, definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables, asignar recursos y establecer la forma y periodicidad para medir los avances.

¿Quiénes la diseñan?

Teniendo en cuenta que la Planeación Estratégica se constituye en una herramienta gerencial, debe ser diseñada por la alta dirección de la organización, liderada por el Representante legal y contar con la participación de los Directivos de la entidad.

¿Qué etapas debemos seguir?

1. Primero que todo, se debe tener conocimiento de la Misión e identificar cuáles son los Valores que rigen, en razón a que tanto la Misión como los Valores le dan identidad a la organización. La Misión es una declaración duradera del objeto, el propósito o razón de ser de la Entidad y debe responder a la pregunta: “¿Cuál es nuestra razón de ser?” Así mismo, los valores son cualidades positivas que posee una Entidad, tales como la búsqueda de la excelencia en los servicios que se prestan, la honestidad y responsabilidad de los funcionarios, el desarrollo de la ciudadanía a través de las campañas y capacitaciones que se brinde, etc.

2. Definir la Visión, lo cual indica hacia dónde se dirige la Entidad en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.

3. Se debe tener un panorama de la Entidad, el cual se logra a partir de la elaboración de un Diagnóstico que contenga un análisis del entorno externo e interno de la Entidad, es decir que se puedan detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que sucedan y que afecten directa o indirectamente a la Entidad e identificar oportunidades y amenazas.

Para realizar el análisis externo, se evalúan los factores que pueden afectar la entidad como son los aspectos económicos, sociales, gubernamentales, tecnológicos, políticos; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la Entidad.

El análisis interno se realiza teniendo en cuenta los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de la Entidad, y que afectan directa o indirectamente el estado o la capacidad con que cuenta la Entidad y a su vez permite detectar sus fortalezas y debilidades. Se deben evaluar tanto los recursos financieros, físicos, tecnológicos como el talento humano, entre otros.

4. Una vez se han analizado e identificado los aspectos anteriores, se establecen los Objetivos Estratégicos, los cuales se refieren a los objetivos que definen el horizonte de la Entidad y casi siempre son a largo plazo.

Los objetivos deben permitir el cumplimiento de la Misión y aprovechar las oportunidades externas y fortalezas internas, y contrarrestar las amenazas externas y debilidades internas de la Entidad.

5. Diseño, evaluación y selección de estrategias. El adecuado diseño, evaluación y selección de las estrategias permite que los objetivos que se establezcan, se puedan lograr de la mejor manera posible.

6. Las estrategias son el Cómo se van a lograr los objetivos propuestos, contrarrestar o superar las debilidades y amenazas y aprovechar las oportunidades y fortalezas con que cuenta la Entidad.

Pasos para definirlas:

• Evaluar la información sobre el análisis externo e interno, el enunciado de la misión y los valores, los objetivos, y analizar las estrategias utilizadas anteriormente, sin perjuicio de los buenos o malos resultados que se hayan tenido.

• Proponer una serie de estrategias factibles de desarrollar o aplicar, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.

• Evaluar las estrategias propuestas, determinar las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.

• Seleccionar las estrategias a utilizar y clasificarlas de acuerdo con las prioridades de la Entidad.

7. Diseño de los Planes Estratégicos. El Plan Estratégico es un documento que contiene el cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias para alcanzar los objetivos generales propuestos.

 

 

El Plan Estratégico debe señalar:

• El o los objetivos específicos que permitan alcanzar los Objetivos Estratégicos.

• Las actividades que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.

• Definir los recursos requeridos y cómo se van a distribuir.

• Designar los responsables de la implementación o ejecución de las actividades.

• Elaborar el cronograma de trabajo para el desarrollo o ejecución de las actividades.

• Establecer los indicadores que le permitan medir el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos.


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En Cravo Norte se garantiza el derecho a la identificación de personas de grupos vulnerables


 

El Registrador de Cravo Norte, Oscar Armando Dávila González, visitó a la señora María Amelia Rebolledo para garantizar su derecho a la identificación.

Cotidianamente, Oscar Armando Dávila, registrador de Cravo Norte, en el departamento de Arauca, incluye en sus tareas prioritarias la toma de huellas y entrega de contraseñas a ciudadanos que forman parte de los grupos vulnerables de la población.

En la localidad, fundada el 12 de febrero de 1874 y erigida municipio en 1987, el Registrador Dávila, con 15 años de trabajo en la Registraduría, recibe unas cuatro solicitudes mensuales de ciudadanos que requieren hacer trámites y por su edad o discapacidad no pueden desplazarse hasta la sede de la Entidad.

Para prestarles el servicio de renovación de cédulas, el Registrador Municipal se desplazó hasta las residencias de María Amelia Rebolledo, de 95 años y Luis Nelson Tangarife Guiral, de 56 años para garantizarles así el derecho a la identificación.

Para cumplir con renovaciones, duplicados, registros civiles, capacitación de jurados, transmisión y entrega de resultados que están a su cargo en cumplimiento de los objetivos misionales de la Registraduría, el funcionario les envía ‘razones’ por radio a los habitantes de las 19 veredas.

Durante el proceso de renovación, llegó a tener 1.200 documentos pendientes de ser producidos en Bogotá y a finales de julio, tenía 44 cédulas y 8 tarjetas de identidad pendientes para reclamar por los ciudadanos.
 

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En Guaviare se institucionaliza una nueva cultura de servicio al cliente
 

 

El pasado 9 de mayo, la Registraduría expidió Registros Civiles de Nacimiento y tarjetas de identidad a los niños y niñas del Resguardo Indígena de Barrancón, de la etnia Guayaberos.
 

Un completo paquete de servicios ofreció la Registraduría de San José del Guaviare durante la Campaña de Identificación denominada “Niños, Niñas y Jóvenes con Identidad”.

La campaña, realizada el pasado 24 de abril con el apoyo de la Delegación Departamental y la Udapv, incorporó los esfuerzos de varias entidades públicas y privadas que se unieron a la jornada aportando refrigerios o actividades lúdicas y recreativas para los participantes.

Durante la campaña, la Registraduría logró prestar más de 170 servicios de duplicado de tarjetas de identidad y copia de Registros Civiles de Nacimiento en forma gratuita; renovación de tarjetas de identidad, expedición de tarjetas de identidad por primera vez y Registro Civil de Nacimiento.

Para los funcionarios de San José del Guaviare, esta actividad forma parte de los esfuerzos orientados a institucionalizar una nueva cultura de servicio al cliente y mejorar las relaciones con otras entidades.

La Delegación Departamental de Guaviare opera con 16 funcionarios que atienden un departamento con 133.411 habitantes, según el Censo del 2005 del Dane.

La Registraduría realizó a principios de mayo una campaña de identificación para comunidades indígenas de la zona y prestaron unos 100 servicios de trámite de diferentes documentos.

En agosto, en conjunto con otras entidades estatales, la Registraduría realizará una campaña de identificación en Puerto Cachicamo. Será del 14 al 16 de agosto. Atenderán fundamentalmente a población indígena y vulnerable. Unas 1.000 personas se beneficiarán con este servicio.


 

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Registraduría de Funza cambia de sede para facilitar el acceso de los ciudadanos  



En la nueva sede, la Registraduría de Funza, en el departamento de Cundinamarca, podrá atender con agilidad, en forma simultánea y por turnos a 25 personas que podrán esperar cómodamente sentadas. 


Funza es una población con 81.380 habitantes, ubicada a unos 25 kilómetros al occidente de Bogotá. La sede de la Registraduría Nacional del Estado Civil funcionó en el tercer piso de un inmueble en la calle 14 13-30, durante 30 años.

Pese a que las oficinas eran amplias en esa sede, los ciudadanos que necesitaban hacer trámites, tenían que ubicarse en un pequeño pasillo y hacer fila, lo que incomodaba a las personas y originaba tensiones entre el público, los funcionarios y demás oficinas de este piso.

La nueva sede se encuentra ubicada en la Calle 15 15-65, en el centro de Funza, tiene un área de 120 metros cuadrados, capacidad para 5 puestos de trabajo y en la recepción, la Registraduría puede atender simultáneamente y por turnos a 25 personas sentadas.

Gracias a las buenas relaciones institucionales entre la Registraduría y la Administración Municipal de Funza se logró la construcción de las divisiones de la nueva sede en comodato así como la adecuación del centro de atención al público y la modernización del archivo.

Adicionalmente, el hecho de que la nueva sede está en un primer piso, facilita el acceso de los discapacitados, los adultos mayores, mujeres embarazadas y niños. En la Registraduría de Funza se prestan los servicios de renovación de cédulas, primera vez, duplicados, correcciones y registros civiles.

Este cambio de sede se empezó a concebir desde hace 8 meses. La Registraduría de Funza opera con:

1 Registrador Municipal
1 Funcionario de Planta
1 Supernumerario

Con el mejoramiento de la infraestructura tanto en la parte física como operativa, la Entidad cumple con el objetivo estratégico de “institucionalizar una nueva cultura de servicio al cliente y garantizar que toda la población cuente o disponga de las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas”.


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Elecciones en Urrao - Antioquia


 

Mientras los padres votaban, los menores se acercaron a la mesa infantil previamente instalada para ellos. El 30 de mayo, durante la primera vuelta, les entregaron hojas y colores para que dibujaran. El 20 de junio, durante la Segunda Vuelta, se les entregaron "tarjetas" para que los niños votaran por alguna de las tres opciones ofrecidas: la paz, el amor y la familia. Los niños marcaron la opción de su preferencia y respetaron la característica del voto, que es secreto. "La paz" ganó en la "elección" de los niños y al concluir la votación, los participantes en la actividad pedagógica electoral, compartieron helados.


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Así Pasó - Entrega de Cédulas

Este esfuerzo publicitario se complementó con la prestación del servicio en jornadas especiales y horarios extendidos que realizó la Registraduría para facilitarles a los ciudadanos el deber de reclamar y portar el nuevo documento a partir del 31 de julio de 2010, como lo estableció el Decreto 4969 del 23 de diciembre de 2009.

Entre el miércoles 21 y el viernes 30 de julio, todas las oficinas de la Registraduría en el país prestaron servicio en horarios extendidos, desde las 8:00 a.m. hasta las 8:00 p.m., sin solicitar cita previa.


Carlos Vives



Cuando faltaban 9 días para vencerse el plazo de renovación y entrega de la cédula amarilla con hologramas, el cantante Carlos Vives realizó el proceso en la sede de la Registraduría en Bogotá. El artista aceptó gentilmente firmar autógrafos, tomarse fotos y cantar el fragmento de una canción ante los funcionarios que le prestaron el servicio.


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