Bogotá D.C, jueves 12 de julio de 2012. En el primer semestre del año, 34 entidades públicas realizaron 9.995.125 consultas a la Registraduría Nacional del Estado Civil como resultado del cruce de datos con la información contenida en el Archivo Nacional de Identificación, ANI.

Una de las 34 entidades estatales que cruzan datos con Registraduría Nacional es el Ministerio de Salud y Protección Social, al que se le suministraron las bases de datos actualizadas del Archivo Nacional de Identificación con 40.413.752 registros de personas y la de registros civiles de defunción de menores y extranjeros, con un total de 59.002 registros.

Esta gestión se realizó en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 21 de la Ley Antirámites, que señala: “La Registraduría Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona”.

Además del Ministerio de Salud y Protección Social, a la fecha otras 33 entidades del Estado acceden a las bases de datos de la Registraduría Nacional en virtud de convenios suscritos con la Entidad.

Las 34 entidades públicas que han realizado consultas a las bases de datos de la Registraduría en el primer semestre del año son:
1. Acción Social
2. Administradora Colombiana de Pensiones
3. Alcaldía Mayor de Bogotá
4. Armada Nacional
5. Banco de la República
6. Caja Previsión Social
7. Caja Nacional de Previsión Social –E.I.C.E. en liquidación
8. Caja Promotora de Vivienda Militar de Policía
9. Caprecom
10.Colpensiones
11.Central de Contrainteligencia Militar – Cecim
12.Consejo Superior de la Judicatura
13.Contraloría de Bogotá D.C
14.Dirección de Reclutamiento y Control del Ejército
15.Dirección Nacional de Estupefacientes
16.Departamento Administrativo de la Presidencia de la República
17.Ecopetrol
18.Ejercito Nacional
19.Fiscalía General de la Nación
20.Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías
21.Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
22.Instituto de Seguros Sociales
23.Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
24.Ministerio de Ambiente y Desarrollo
25.Ministerio de Salud y Protección Social
26.Ministerio de Hacienda y Crédito Público
27.Ministerio del Interior
28.Ministerio de Relaciones Exteriores
29.Policía Nacional
30.Procuraduría General de la Nación
31.Superintendencia de Sociedades
32.Unidad de Información y Análisis Financiero
33.Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo
34.Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - Ugpp

Otras 20 entidades públicas y privadas están en proceso de suscribir los respectivos convenios interadministrativos o contratos para acceder a las bases de datos administradas por la Registraduría. Las empresas privadas deben cancelar una tarifa por el cruce de cada registro, con una tarifa entre $23 y $44 pesos, dependiendo del volumen de datos a cruzar, de acuerdo con lo previsto en la Resolución 188 de 2012, publicada en el diario oficial 48408 del 20 de abril de 2012.

Procedimiento para suscribir contrato o convenio
La entidades privadas o particulares interesadas en suscribir el contrato con la Registraduría Nacional para el acceso al Archivo Nacional de Identificación, deben presentar un requerimiento formal ante la Registraduría, para así iniciar con la instalación de mesas de trabajo técnicas que permiten la implementación del proceso.

Para el caso de las entidades públicas sólo es necesario una solicitud formal o la suscripción de un convenio para prestar el servicio de cruce de información en forma periódica y continua.

Las peticiones presentadas por las entidades son tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este despacho coordina con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emite los pronunciamientos correspondientes para cada caso, según se indica en el Artículo 20 de la Resolución 6167 del 27 de julio de 2011, de la Registraduría Nacional.

Las entidades interesadas en suscribir un contrato debe proveer el canal de comunicación, los equipos y la infraestructura tecnológica necesaria para la transmisión de la información en el caso que se defina o envío de archivos planos bajo un esquema de seguridad.