Registraduría Nacional del Estado Civil
5. Rendición de cuentas Preguntas y respuestas - Registraduría Nacional del Estado Civil

Rendición de cuentas Preguntas y respuestas

Informe 2014

DIRECCIÓN FINANCIERA

- ¿De dónde sacan y quienes manejan los recursos de las elecciones y trámites de documentos?

Respuesta

Los recursos que se destinan para las elecciones son incorporados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el presupuesto de la Registraduria Nacional del Estado Civil son recursos de la Nación, quien se encarga de la administración y ejecución de los mismos.

- ¿Qué destinación se le da a los dineros que recauda la Registraduría Nacional del Estado Civil, por servicios prestados a la ciudadanía?

Respuesta

Es importante aclarar que los dineros son recaudados por el Fondo Rotatorio de la Registraduría, los cuales años año son programados en el anteproyecto del presupuesto ingresos y gastos del Fondo Rotatorio, y cuya destinación está encaminada a la atención de necesidades de la Registraduría Nacional del Estado Civil a nivel nacional.

IDENTIFICACIÓN

- Las estrategias que ejecuta la RNEC da a conocer los estímulos e incentivos señalados en la ley para los jurados a través de las capacitaciones presenciales que se surte a todos los jurados de votación en todo el territorio nacional. Igualmente, a través de los instructivos y las cartillas que se diseñan para apoyo en el conocimiento de la función y que se distribuyen a cada uno de los jurados; adicionalmente, las pautas publicitarias que se hacen sobre el proceso electoral y la información que se cuelga en la página oficial de la RNEC (www.registraduria.gov.co), donde se encuentran instructivos dirigidos a los jurados de votación y desarrollando preguntas y respuestas relacionadas con el proceso electoral.

- La logística electoral: son todos los actos que se desarrollan o se dan en cada una de las etapas de un proceso electoral (etapas: prelectoral, electoral y postelectoral) encaminados a realizar una elección en Colombia.

PLANEACIÓN

- ¿Por qué no mejoran la adecuación de las oficinas para prestar un mejor servicios a la comunidad?

Respuesta

La Registraduría Nacional del Estado Civil a través de su Fondo Rotatorio, ejecuta dos (2) proyectos de inversión los cuales permiten realizar mantenimiento, mejoramiento y construcción a las sedes de propiedad de la Entidad (150), con recursos propios, los cuales deben invertirse adecuadamente en cada una de ellas conforme a las necesidades actuales y al presupuesto asignado, es así como la Entidad desde el año 2011 a 2014 ha realizado la intervención a ochenta y ocho (88) sedes, a las cuales se han realizado obras para mejorar la atención al público, construcción de rampas y baños para discapacitados y reparaciones locativas en general.

TALENTO HUMANO

- ¿Por qué la Registraduría no nombra más personal para mejorar la atención en las Registradurías Municipales? La atención si fue buena, pero toca esperar un poco. Una propuesta mía fuera de que se requiere más personal para que no tengamos que esperar demasiado ya que tenemos muchas cosas que realizar.

Respuesta

Desde la vigencia 2013, la Registraduría Nacional del Estado Civil por intermedio del Macroproceso, ha solicitado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público los recursos necesarios para la ampliación de la planta tanto para el nivel central como el desconcentrado. Como ejemplo particular de acuerdo a las necesidades de personal planteadas por las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, dentro del anteproyecto de presupuesto 2015, se solicitaron recursos por 10.636 millones para la creación de 202 nuevos cargos, requerimiento que fue negado por el Ministerio debido al Plan de Austeridad planteado por el Presidente de la República para el cuatrienio 2015-2018, donde existen restricciones fiscales fijadas por el Marco Fiscal del Mediano Plazo y las Regla Fiscal, limitando de esta manera las necesidades de personal planteadas por la Gerencia.

Así las cosas, la Organización siempre se encuentra sometida a la asignación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- ¿Por qué no se implementa un sistema de atención al público en el que las personas no les toque madrugar y exponerse a peligros al salir temprano de las casas, y además les toca esperar en la intemperie varias horas y generalmente no alcanzan los turnos para atender a todo público?

Respuesta

No Aplica para el Macroproceso Gestión del Talento Humano, ya que los planes operativos, planes de contingencia y demás actividades de atención al ciudadano, son competencia directa del nivel desconcentrado (Procesos Misionales) con la ejecución de actividades que permitan cumplir con el servicio a nuestros clientes internos y externos con eficacia, eficiencia y efectividad teniendo como base, los Recursos con que cuenta la Organización en su momento.

- ¿Qué posibilidad hay de que los registros civiles sean expedidos por internet y con el código de consignación?”

Respuesta

La RNEC tiene sistematizado la totalidad de los registros civiles de todos los Colombianos, lo cual facilita la expedición de los mismos a través de la WEB, proyecto que técnicamente es viable, pero que está limitado por los costos de las transacciones financieras electrónicas, las cuales superan el costo establecido en la Resolución No. 03 del 14 de enero de 2015, mediante la cual se establece las tarifas de los servicios que presta la entidad.

- ¿Por qué es tan largo el proceso de entrega de documentos?

Respuesta

La fabricación de la cédula de ciudadanía tarda en promedio de 1 a 4 meses, pero a veces durante el proceso de validación de la información biográfica, biométrica, de la foto o firma que son aportadas por el ciudadano, se encuentran inconsistencias que pueden causar rechazo definitivo del trámite o la corrección de errores antes o después de la impresión de la cédula. La producción de las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas es un proceso minucioso que tarda en promedio de 1 a 4 meses, por las características de seguridad que tiene. La cédula amarilla con hologramas no es un simple carné sino un documento de identificación biométrica, con información encriptada en código de barras, y desde el pasado 31 de julio es el único documento de identidad válido para los mayores de edad en Colombia.

- Servicio ON LINE, me gustaría que se ampliara la oferta de servicio en línea

Respuesta

Aunque en estos momentos la oferta ON LINE por parte de la Registraduría es amplia y busca minimizar los esfuerzos de los ciudadanos a la hora de identificarse, se sigue trabajando en la cobertura ON LINE 100 % de nuestra oferta de servicios. Usted podrá encontrar en la página de Internet www.registraduria.gov.co: la consulta de cómo avanza la producción de su documento, lugar de votación, oficina donde reposa su registro Civil de Nacimiento, vigencia y estado de su cédula asignación e igualmente solicitar la asignación de us cita para realizar trámites de identificación.

Identificación -Gestión Documental

- ¿Es posible que los libros de registro civil de años antiguos sean escaneados para no tener que sacar fotocopias de ellos?

Respuesta

No. Libros: La Ley 84 de 1873 conservó la función de Registro en cabeza de los Notarios pero en la práctica la llevó la Iglesia. Después, la Ley 92 de 1938, dispuso que las partidas eclesiásticas fueran prueba supletoria y estableció el sistema de libros. Se utilizó hasta 1970 para registrar los nacimientos, hasta 1981 para los matrimonios y hasta 1988 para las defunciones. Los libros eran numerados y los datos se escribían a mano, el folio correspondía al número de la página en donde se anotaban los datos de la persona. El tomo era el número del libro. No había duplicado, sólo original.

Por tal razón, el subproyecto de digitalización del PROYECTO DE MODERNIZACION TECNOLOGICA, incorporó estos documentos en una base de consulta magnética denominada GED (Gestión Electrónica de Documentos), que permite consultar la imagen de los Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción.

En marco del PMT II se grabaron más de 12 millones y se digitalizaron más de 40 millones de Registros Civiles. Así, hoy día es totalmente posible buscar la copia de un Registro que haya sido digitalizado. Sin embargo, por obvias razones, la GED, no incluye los Registros Civiles del Sistema Tomo y Folio, en la medida que estas copias reposan en las distintas notarías del país.

Identificación –Tecnología

- ¿Qué posibilidad hay de que los registros civiles sean expedidos por Internet y con el código de consignación?

Respuesta

Con la puesta en marcha del proceso de renovación masivo de cédulas que se inició en el año 2000, y la renovación de tarjetas de identidad al nuevo formato en 2008, la información sobre Registro Civil se convirtió en pilar fundamental del sistema de identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En desarrollo de este proceso de integración, la Registraduría instaló servidores, estaciones, sistemas de backup, entre otros, para repotenciar el sistema de Registro Civil, incrementó la capacidad de la base de datos a 77 millones de registro e instaló 900 nuevas oficinas.

Este subproyecto se comenzó a ejecutar en 2008 mediante la asignación de monoestaciones (equipo, impresora, UPS, licencias Sybase, antivirus y licencia SIRC) para ampliar la cobertura a hospitales públicos, clínicas, consulados y notarías del país. La base de datos inicial del Registro Civil tenía 39 millones de registros en papel.

Actualmente la Registraduría Nacional se encuentra estudiando la viabilidad de esta posibilidad, dado la agilidad que este servicio daría en la prestación de los servicios. Hoy en día se realizan pruebas técnicas para poner en funcionamiento puntos de impresión de Registros en Centros Comerciales.

Identificación –Trámite

- ¿Mediante la Registraduria se puede gestionar Registros en notarías y en Registradurias de todo el país, sin necesidad de ir a la ciudad donde se encuentre?

Respuesta

La Registraduría Nacional a través de su página en Internet www.tregistraduria .gov.co, implemento un sistema de consultas y certificados de Registros Civiles a través del cual usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información, le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970.

La aplicación para consultar en qué lugar está inscrito el registro civil de nacimiento y/o matrimonio se implementó en la página Web de la Registraduría desde octubre de 2012 y hasta la fecha, un total de 860.502 consultas ya se han registrado.

Los ciudadanos interesados en conocer el lugar donde se encuentra su registro civil, pueden ingresar a la página Web de la Entidad www.registraduria.gov.co en donde encuentran el botón “Consulte aquí la oficina donde se encuentra su registro civil”, ubicado en la parte superior derecha. Allí, ingresando el número de su cédula, pueden solicitar el certificado totalmente gratis.

Qué se necesita:

Realizar solicitud verbal o escrita de la copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción, suministrando los datos del registro como son tomo, folio, serial, fecha nombres y apellidos.

Canal de atención: En las Registradurias Auxiliares, Municipales o Especiales del país, alcaldías, corregimientos, Inspecciones de Policía o en el respectivo Consulado del país, donde se realizó la inscripción. Así mismo, en el Centro de Atención de Información Ciudadana de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se expiden copias de Registros Civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción que hayan sido autorizadas en Oficinas diferentes a Bogotá y cuya imagen se encuentre en el sistema

Realizar el pago de la copia del registro civil Pago: Valor a pagar en Colombia, por las copias que expiden los Registradores, Alcaldes, Corregidores e Inspectores de Policía, debidamente autorizadas por el Registrador Nacional del Estado Civil. 5,850.00 Pesos ($) Valor a pagar en el exterior, por las copias que expiden los consulados 5.80 Dolares (US$) Fundamento legal: Decreto 1260 de 1970. Artículo 110 y 117 - Ley 1163 de 2007. Artículo 5 literal b) - Ley 1448 de 2011. Artículo 3 - Resolución 6303 de 2008. - Resolución 116 de 2012. - Resolución 013 de 2014. Artículo 5

REGISTRO CIVIL

- ¿Qué beneficios tiene el Registro Civil de nacimiento en Colombia?

Respuesta

El Registro civil de Nacimiento es el instrumento, tanto legal como administrativo, por medio del cual el Estado reconoce los derechos y los deberes de los colombianos frente a la sociedad y la familia. Con el registro civil de nacimiento el bebé nace a la vida jurídica y empieza a disfrutar de los beneficios establecidos por la Ley.

Derecho a tener un nombre y una nacionalidad Derecho a la salud y a la Educación Protección contra la explotación y los malos tratos Subsidios estatales y participación en la vida social

Identificación –Trámite

- ¿Por qué las personas de escasos recursos se los exoneran una sola vez ya que el costo es elevado?

Respuesta

En cumplimiento del parágrafo 1 del artículo 4º de la Ley 1163 del 3 de octubre de 2007, el Registrador Nacional del Estado Civil Ha dispuesto gratuidad sobre los siguientes trámites: • Inscripción en el Registro Civil de Nacimiento y su primera copia. • Expedición de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad por primera vez. • Renovación de la cédula de ciudadanía para obtener la cédula amarilla con hologramas. • Renovación de la tarjeta de identidad para los jóvenes entre 14 y 17 años. • Servicios prestados a población desplazada por la violencia y personal desmovilizado, previa certificación del organismo competente. • Duplicado de la cédula para la población de los niveles 1 y 2 del Sisbén, por una sola vez. • En situaciones especiales valoradas y reguladas por el Registrador Nacional del Estado Civil.

Macroproceso Gestión de Talento Humano

- ¿Por qué la Registraduría no nombra más personal para mejorar la atención en las Registraduría municipales?

La atención si fue buena, pero toca esperar un poco. Una propuesta mía fuera de que se requiere más personal para que no tengamos que esperar demasiado ya que tenemos muchas cosas que realizar

Por qué no se implementa un sistema de atención al público en el que las personas no les toque madrugar y exponerse a peligros al salir tan temprano de las casa, y además les toca esperar en la intemperie varias horas y generalmente no alcanzan los turnos para atender a todo el público?

Respuesta

Con la entrada en vigencia de la Ley Antitrámites, la Registraduría Nacional del Estado Civil, dispuso la asignación de citas por Internet, la cual se lleva a cabo a través de un programa de arrendamiento virtual diseñado por la Gerencia de Informática de esa entidad.

En el mismo sentido la Registraduría adelanto las siguientes acciones a favor de los colombianos. Eliminación de la certificación de la contraseña Expedición del certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía y consulta de la oficina en donde se encuentra su registro civil a través del aplicativo dispuesto en la página web de la entidad.

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