“La democracia es nuestra huella”: una carta de navegación para 4 años

Diseñar un plan estratégico es fijar un norte, ponerse metas y saber cómo y en cuánto tiempo se deben cumplir. Contar con metas claras permite hacer seguimiento y verificar periódicamente qué tan cerca o lejos estamos del objetivo propuesto, si nos hemos desviado del camino, si nos hemos retardado más de la cuenta o si por el contrario las cosas fluyen de la manera prevista. Esto es válido para organizaciones de talla mundial o para la vida misma.

Hace cuatro años la Registraduría Nacional del Estado Civil diseñó su Plan Estratégico “El Servicio es Nuestra Identidad”. Dicho plan obedecía a las debilidades y fortalezas identificadas en ese momento: Desde 2006 había comenzado el proceso de enrolamiento de todos los colombianos que debían renovar su cédula, pero a comienzos de 2008 todavía no había comenzado la producción de las nuevas cédulas amarillas con hologramas. Millones de ciudadanos en distintas ciudades del país tenían una insatisfacción creciente por la demora en la entrega de sus documentos de identidad y había urgencia de poner en funcionamiento la nueva fábrica de producción de cédulas, culminar exitosamente el proceso de renovación de documentos de identidad y mejorar la calidad de atención al ciudadano.

Hoy la situación es diferente: El proceso de renovación de cédulas terminó sin inconvenientes, los tiempos de producción de documentos de identidad han disminuido de manera notoria y la fábrica de documentos de identidad funciona sin inconvenientes.

Sin embargo, hay nuevos retos: la tecnología biométrica incorporada en las cédulas de ciudadanía amarillas con hologramas y en las tarjetas de identidad azules, debe ser aprovechada por distintas entidades estatales así como empresas privadas, para prevenir los fraudes por suplantación. La identificación de todos los colombianos a partir de la huella dactilar, en cualquier lugar del país, exige una modernización tecnológica de la Registraduría, conectividad, actualización de procesos y procedimientos y recursos permanentes para hacer sostenible la posibilidad de acceso a estos nuevos servicios. Estos retos se reflejan en el nuevo Plan Estratégico 2012-2015 “La democracia es nuestra huella”.

Metodología de planeación

La metodología que se utilizó en la Registraduria Nacional del Estado Civil para la estructuración del Plan Estratégico 2012-2015, fue el modelo tradicional de Planeacion Estratégica o “Modelo Matricial” el cual contiene: Consultoría especializada, conferencias magistrales y talleres prácticos.

La base teórica se encuentra en el Modelo de Planeación Estratégica Matricial de F. David y Bcs –, de Harvard Bussiness School desarrollado por los profesores Robert S. Kaplan y David P Norton.

Objetivos Estratégicos 2012 -2015

1.Optimizar los procesos y procedimientos de las áreas misionales y de apoyo, para asegurar una prestación del servicio eficaz, acorde con las nuevas tecnologías.

2.Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la simplificación de los procesos misionales y de apoyo.

3.Reducir los tiempos de atención y respuesta en los servicios al usuario, privilegiando el interés superior de la población vulnerable.

4.Gestionar la asignación y distribución de los recursos presupuestales de acuerdo a su naturaleza y destinación, para el adecuado cumplimiento de la Misión Institucional.

5.Implementar el sistema de carrera administrativa especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En enero de 2012, con la participación del Registrador Nacional del Estado Civil y Directivos de la Entidad, se realizó un seminario taller, en el cual se desarrollaron las siguientes etapas:

1. Diagnóstico: Consistió en determinar aspectos de mayor impacto o incidencia en la entidad, incluyendo factores internos y externos. El punto de partida para este diagnóstico fue la matriz DOFA que previo al seminario había elaborado cada directivo con base en la información compilada en su área de trabajo. Algunos directivos desarrollaron su propia matriz DOFA con base en su experiencia personal y conocimiento de la Entidad y otros hicieron ejercicios participativos que involucraron a algunos o todos los colaboradores de su área.

2. Contrastación: Una vez obtenido el diagnóstico, se procedió a hacer una comparación con el deber ser organizacional, para identificar puntos débiles o cuellos de botella, así como aspectos en los que la Entidad se identifica como fuerte.

Como resultado de las etapas de Diagnóstico y Contrastación, se consolidó la matriz DOFA, que incluye debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, diferenciando cuáles de estos elementos impactan en el corto plazo y cuáles en el largo plazo, para lograr diseñar un Plan Estratégico que permita definir el norte de la Entidad en los próximos 4 años y no sólo en la coyuntura inmediata.

3. Diseño de objetivos La matriz DOFA, se utilizó como herramienta para evaluar los factores internos y externos que afectan la Entidad y con base en el resultado del análisis, se definieron los siguientes Objetivos Estratégicos.

Inicialmente, el ejercicio arrojó como resultado un total de 10 objetivos de corto plazo, es decir para cumplir en la vigencia 2012, y otros 8 objetivos de largo plazo, para ejecutar entre 2013 y 2015. Dado la cantidad considerable de objetivos, se procedió a agruparlos en cinco grandes grupos, dependiendo de los temas a los que cada cual se refiere, y cada uno de estos cinco grandes objetivos se desagrega en los objetivos inductores de resultado a corto plazo y a largo plazo, definidos previamente.

4. Seguimiento Para asegurar el cumplimiento del Plan Estratégico, cada responsable de área de trabajo formuló entre enero y febrero un plan de trabajo por objetivo que contiene una serie de fases o etapas con indicadores de gestión.

El seguimiento al Plan Estratégico, lo hará la Oficina de Planeación cada trimestre, teniendo en cuenta el avance en el plan de trabajo y los indicadores de medición establecidos por cada responsable.